Acteurs incontournables dans le paysage juridique français, les legaltechs sont en pleine expansion.
Elles ont pour mission principale d’accompagner les experts juridiques et les entreprises dans la digitalisation de leurs services.
À ce titre, les legaltechs proposent des services numériques clés en main adaptés à toutes les entreprises :
- Rédaction automatisée des contrats et autres documents juridiques,
- Gestion du cycle de vie du contrat,
- Espace de partage et d’échanges collectif,
- Sécurisation des données,
- Signature électronique,
- Mise en place d’une contrathèque,
- Gestion électronique des documents …
Si les legaltechs ont pour objectif de simplifier le travail des juristes, du Legal Ops, du Contract Manager ou du Paralegal, les outils apportés peuvent paraître difficiles à appréhender au premier abord, notamment du fait de l’utilisation d’un jargon propre aux acteurs du marché.
Venez découvrir dans cet article les définitions que vous avez toujours voulu savoir sur la legaltech sans jamais oser le demander !les
Legaltech : Logiciel de gestion de contrats et contract management
Le Contract Management consiste à suivre l’ensemble du cycle contractuel, de la demande initiale à l’expiration, en passant par la négociation, la signature électronique ou encore le suivi de son exécution.
Le but étant d’optimiser les résultats contractuels tout en atténuant les risques juridiques et en diminuant les coûts de transactions.
La stratégie du contract management débute avec l’adoption d’un logiciel de gestion des contrats ou CLM en anglais pour « contract lifecycle management ». Cet outil permet tout simplement de gérer vos contrats de A à Z de manière collaborative sur une plateforme dédiée unique et sécurisée, accessible à l’ensemble des collaborateurs.
Ainsi, vous pourrez gérer dans un seul outil la rédaction automatisée de vos documents, les processus de validation interne, les négociations avec les différents partenaires, la bibliothèque de modèles de contrat, la signature, le suivi des échéances ou encore l’archivage en fin de cycle.
Plus besoin d’utiliser de multiples logiciels pour gérer vos contrats (Word, Excel, Drive, Outlook, Slack, Gmail, SharePoint, Jira, DocuSign, etc.).
Une seule legaltech, un seul logiciel sécurisé suffit pour l’ensemble de vos équipes (juristes, commerciaux, RH, achats, marketing, finances…).
💡 Simplicité d’utilisation, optimisation des flux contractuels, et productivité accrue pour tous les services de l’entreprise : voilà la devise d’un logiciel de gestion de contrats tel que Legal Pilot.
Les modèles dynamiques de contrats
Pour pouvoir automatiser la rédaction de vos contrats, vous pouvez dorénavant créer vos propres modèles dynamiques. Ces « matrices » serviront de base pour l’élaboration de vos futurs documents juridiques ou administratifs.
Pour cela, rien de plus simple : le service juridique importes ses trames de modèles Word sur la plateforme. Les opérationnels disposent alors d’une bibliothèque d’actes pour rédiger leurs contrats rapidement en autonomie, le tout dans un cadre juridique sécurisé !
L’ensemble des paramètres de l’opération sont traduits dans un questionnaire intelligent, collaboratif, dynamique et évolutif, permettant à l’utilisateur d’être guidé dans la conception de son contrat en fonction de ses réponses.
Ainsi, un modèle dynamique est entièrement paramétrable en fonction des services proposés par votre entreprise. Ils autorisent les juristes à recourir à la délégation en phase de rédaction du contrat à chaque fois que cela est possible.
Vous juristes gardez la maîtrise des trames utilisées pour créer votre propre contenu juridique, conforme aux exigences légales en vigueur.
Un modèle est composé, entre autres, de clauses, de variables et de conditions 👇
📋 Les variables
Une variable correspond à une information récurrente dans un contrat ou un document juridique, mais qui doit être modifié à chaque rédaction. On l’appelle aussi “champ dynamique”.
Par exemple, dans le bloc « identité de l’apporteur » dans le cadre d’un contrat d’apport d’affaires, les variables visant à identifier une personne morale seront la dénomination sociale, la forme sociale, le capital social, etc… (cf capture d’écran ci-dessous).
Une question est “liée” à une variable (cette première est automatiquement créée pour vous dans notre outil à partir des variables), et la réponse renseignée dans le champ réponse du questionnaire viendra s’insérer partout où figure la variable dans le ou les documents (vous pouvez ainsi compléter en simultanée plusieurs documents !)
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📋 Les conditions
Une condition permet d’ajouter une clause ou un paragraphe dans le document final en fonction d’un élément déclencheur (ie: une réponse d’un certain type).
De même, les questions associées exclusivement à ce paragraphe (qui ne sont posées que si la situation l’exige) n’apparaîtront dans le questionnaire de l’utilisateur que si le ou les éléments déclencheurs sont réalisés.
La logique est inversée par rapport à un document Word : l’utilisateur du modèle n’aura pas besoin de perdre du temps à supprimer les clauses et les paragraphes non utiles dans le contexte présent.
En revanche, la bonne clause sera automatiquement sélectionnée en fonction des choix et des réponses de l’utilisateur, et les questions correspondantes automatiquement ajoutées.
Par exemple, vous pouvez insérer deux clauses de comparution dans votre contrat, une pour le cas d’une personne physique, une pour le cas d’une personne morale.
Automatiquement, le logiciel va séparer ces groupes de questions et ne poser que les questions associées à l’un ou l’autre des paragraphes, en fonction de la réponse de l’utilisateur.
💡 Legal Pilot permet également de répéter un bloc de texte et les questions associées autant de fois que nécessaire (si vous avez 3 cocontractants par exemple). Vous pouvez enfin automatiser des calculs et les accords en genre et/ou en nombre !
La fusion documentaire
Après avoir créé votre bibliothèque de modèles d’actes, vous pourrez les exploiter grâce au générateur de contrats. Il suffit d’envoyer un lien de partage à vos collaborateurs ou à vos clients pour qu’ils puissent accéder au questionnaire intelligent.
Une fois réceptionné, l’utilisateur pourra renseigner tous les champs du document un par un en remplissant un questionnaire interactif.
Mais afin de gagner encore plus de temps, l’utilisateur doit pouvoir procéder par “fusion documentaire” : au lieu de rédiger manuellement un contrat, l’utilisateur sélectionne le modèle approprié au sein de la bibliothèque, puis les fiches clients ou partenaires concernés au sein de la base de données intégrée à l’application, et cette dernière complète l’acte à sa place.
Fini les saisies manuelles et les copier-coller. Mais surtout, fini les erreurs, oublis, coquilles et tout le stress associé à la démarche !
La Gestion Electronique de Documents (GED)
La gestion des contrats et autres documents au format papier est une réelle problématique d’entreprise : perte de temps lié à la recherche d’un document, absence de traçabilité dans le suivi des versions, enjeu de sécurité et de confidentialité (en cas de perte ou de vol), lenteur du workflow de validation…
Le recours à une solution de gestion documentaire électronique permet de hiérarchiser, de stoker et d’archiver tous vos documents d’entreprise (numériques ou papier), y compris les contrats.
La GED rassemble ainsi l’ensemble des pratiques et des techniques pour la gestion des différents flux de documents au sein d’une entreprise.
Les avantages de la GED dans la gestion des contrats sont nombreux :
- Centralisation de l’ensemble des contrats dans un lieu de partage et de stockage unique,
- Traitement, suivi et validation des contrats en mode collaboratif,
- Mise en place d’alertes pour les échéances de renouvellement des contrats ou de paiement des factures,
- Utilisation de la signature électronique entre les cocontractants pour verrouiller rapidement vos partenariats,
- Un accès sécurisé des contrats à l’ensemble des collaborateurs qu’ils travaillent en entreprise, à distance ou qu’ils soient en déplacement professionnel.
La contrathèque
Une contrathèque est une base de données contractuelle, à l’image d’une bibliothèque numérique.
Elle se compose à la fois de modèles de contrats (ou matrices) servant de base à la création de nouveaux documents juridiques, et de l’ensemble des contrats signés par l’entreprise qui sont ainsi stockés ou archivés.
Bien plus qu’un Drive, qu’un DropBox ou q’un Sharepoint, une contrathèque a spécialement été pensée pour les contrats.
Une solution de gestion des contrats digne de ce nom doit vous permettre à ce titre de :
Visualiser en un coup d’œil le statut de votre contrat (brouillon, en négociation, en signature, signé).
Effectuer des recherches en base de données grâce au moteur de recherche contractuel. En effet, tous les champs renseignés lors de la création de votre document peuvent faire l’objet d’un export à partir de filtres (date de création, date de signature, type de contrat, objet du contrat, langue, pays, créateur, et autres mots-clés).
Le versioning
Le versioning correspond à la gestion des différentes versions d’un contrat.
Elle permet d’avoir accès à un historique des différentes versions de vos contrats et de comparer facilement dans l’interface les modifications réalisées.
Aucune modification ne pourra ainsi vous échapper !
Cet outil permet précisément de supprimer :
- Les erreurs de suppression de document,
- Les modifications intempestives,
- La confusion des versions d’un même contrat,
- La signature d’une version non approuvée par toutes les parties
La signature électronique
La signature électronique fait également partie des fonctionnalités intégrées aux solutions logicielles d’automatisation. Elle permet de valider et de signer en ligne un document en quelques minutes seulement.
Aucun export de document n’est donc nécessaire lorsque votre outil de gestion des contrats a nativement intégré une solution, comme c’est le cas chez Legal Pilot.
Ainsi la signature des contrats se fait, comme tout le processus contractuel (création, négociation, validation, suivi) directement sur Legal Pilot !
Grâce à la signature électronique vous allez notamment :
- Accélérer la phase de signature,
- Faciliter les échanges clients / fournisseurs,
- Faire des économies sur les fournitures papiers et les frais d’envoi (le paperless, vous connaissez ?),
- Suivre l’avancement des dossiers en temps réel,
- Sécuriser l’ensemble de vos données numériques,
- Automatiser vos processus,
- Faciliter le stockage et la recherche des données numériques,
- Faire gagner du temps à vos équipes pour qu’elles se concentrent sur des tâches stratégiques pour l’entreprise,
- Améliorer l’expérience client et valoriser l’image de votre société.
Le paperless
Le paperless est un mouvement qui fait référence à une ère nouvelle du « sans papier » ! En pratique cela est obtenu par la transformation digitale des entreprises.
En effet, la réduction du papier entraîne nécessairement une baisse de l’empreinte carbone de l’entreprise, mais également une baisse importante des coûts d’impression et d’archivage physique des données.
Vous prenez soin de la planète, vous êtes plus efficient, et vous respectez vos engagements RSE, tout ça en passant d’une gestion papier à une gestion totalement informatisée de votre parc contractuel et de vos documents, juridiques ou non d’ailleurs !
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