Selon Isabelle Dauriac, professeur agréé des Universités en Droit, la signature peut se définir comme étant
« une marque manuscrite usuelle apposée sur un document et par laquelle l’individu [affirme] sa présence à l’acte, [exprime] son adhésion au contenu intellectuel de l’instrumentum écrit avec l’intention de signifier qu’il en [est] l’auteur ».
La signature possède une triple fonction d’identification, de consentement et d’intégrité.
Mais alors, quelle est la valeur juridique de la signature électronique dans un contrat électronique ? Comment déployer cette solution numérique au sein de l’entreprise ?
Définition, fonctionnement, valeur, avantages : on vous en dit plus sur cette solution numérique d’avenir.
Plein phare sur la signature électronique !
Signature électronique : définition
La signature électronique est un procédé à la fois technique et juridique qui permet au signataire d’apporter son consentement et son approbation à un document numérique.
La loi confère à la signature électronique la même valeur qu’une signature manuscrite (article 1367 du Code civil).
En quelques minutes seulement, et sans contact physique, vous allez ainsi pouvoir signer des documents essentiels à l’entreprise tels que les contrats de travail, les devis, les factures, les bons de commande, les documents comptables et juridiques, les mandats et les compromis de vente, et même les actes notariés.
Bien plus qu’un dessin ou une image, ce procédé respecte des conditions et des normes fixées respectivement par les autorités européennes et françaises. Ceci afin d’apporter un niveau de fiabilité et de sécurité optimal à votre signature numérique.
Attention cependant à ne pas la confondre avec la signature numérique (dessinée par le signataire) et la signature scannée qui n’ont pas la même force probante. Ces dernières ne permettent pas de rapporter la preuve du consentement du signataire.
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Les avantages de la signature électronique pour les entreprises
La solution de signature en ligne est un réel atout pour les entreprises. Elle permet un gain de temps et d’argent considérable, boostant ainsi la productivité de votre Direction juridique.
En seulement quelques minutes, vous avez la possibilité de conclure des contrats de travail, des factures, des contrats de vente, des lettres d’offre, des ouvertures de comptes, et bien d’autres accords.
Concrètement, en adoptant une solution de signature électronique, vous allez :
- Faire des économies sur la papeterie et les frais d’envoi ou éventuellement de déplacement,
- Faciliter les échanges et l’envoi des documents entre client et fournisseur,
- Accélérer considérablement la procédure de signature,
- Suivre en temps réel l’avancement des dossiers,
- Sécuriser toutes les données dématérialisées,
- Automatiser vos processus
- Libérer du temps à vos équipes pour qu’elles se concentrent sur des tâches stratégiques et business,
- Faciliter le stockage et la recherche de vos documents numériques,
- Améliorer votre image auprès de vos clients et ainsi se démarquer de vos concurrents.
Quelles sont les fonctions associées à la signature électronique ?
Il existe 4 fonctions principales associées à la signature en ligne :
La garantie de l’intégrité du document
Comme le précise l’article 1367 du Code civil, la signature apporte la perfection à un acte. En effet, un document non signé ne constitue, au mieux, qu’un commencement de preuve par écrit selon la jurisprudence.
La signature parachève l’écrit que ce soit un acte sous seing privé ou un acte authentique.
L’identification du signataire
La signature ne livre pas à proprement parler l’identité du signataire. Elle permet d’associer une suite de données à un signataire déterminé.
Une signature est unique, c’est-à-dire qu’elle n’appartient qu’à une seule et même personne.
La preuve de l’adhésion au contenu de l’acte
La signature manifeste le consentement de l’auteur aux obligations qui découlent de cet acte. Ainsi, l’apposition de la signature signifie intrinsèquement que les engagements contenus dans l’acte sont définitivement admis.
La fonction « authentifiante » par seing d’un officier public
L’utilisation de la signature électronique est également possible pour les professionnels et notamment pour les officiers publics : notaires, commissaires de justice (huissiers)….
La signature apposée par un officier public confère l’authenticité à l’acte (article 1369, alinéa 2 et 1367 al. 1 du Code civil).
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Les conditions de fiabilité de la signature électronique
Pour remplir toutes ses fonctions d’identification et d’adhésion au contenu de l’acte, la signature électronique doit nécessairement reposer sur un procédé fiable. Elle se doit d’être :
- authentique,
- infalsifiable,
- non-réutilisable,
- irrévocable,
- inaltérable.
Mais alors, qu’est-ce qu’un procédé fiable exactement ? Il s’agit précisément d’une signature électronique dite « qualifiée » conforme à l’article 26 du règlement UE n° 910/2014 du 23 juillet 2014.
En effet, il existe trois types de signature en ligne (simple, avancée et qualifiée) chacune correspondant à un niveau de fiabilité (niveau 1, niveau 2 et niveau 3). Plus le niveau de fiabilité est élevé (signature qualifiée), plus votre contrat sera protégé.
La signature électronique simple
La signature électronique simple ou la signature électronique manuscrite constitue le format de signature le moins fiable. Sa valeur juridique est donc limitée, car elle ne permet pas d’authentifier avec certitude le signataire.
Ce premier niveau d’authentification est couramment utilisé lorsque vous apposez votre signature manuscrite sur un appareil électronique ou encore lorsque vous scannez une signature manuscrite sur un contrat.
La signature électronique avancée
La signature électronique avancée est la plus souvent utilisée par les entreprises. Elle fait appel à un système de cryptage (clé) qui est unique pour chaque signataire et à chaque signature d’acte.
Ce procédé permet ainsi de protéger votre document numérique contre toute falsification et contre toute utilisation par des tiers.
Pour pouvoir générer une signature électronique avancée, il suffit notamment de télécharger sur la plateforme du prestataire de signature électronique (répondant aux exigences de la norme eIDAS) votre pièce d’identité. Des contrôles pourront ainsi être effectués afin d’assurer une authentification parfaite de votre signature.
Les entreprises utilisent fréquemment ce niveau de sécurité pour conclure un contrat de travail, ou traiter des factures dématérialisées, par exemple.
La signature électronique qualifiée
Il s’agit d’une signature avancée améliorée sur les plans technique et juridique conformément au Règlement eIDAS. Ce processus est vivement recommandé pour les notaires ou les huissiers.
Et en pratique ?
Documents à faire signer | Tous les documents produits en interne à usage interne (note interne, note de service, comptes rendus, documentation projet, documents applicables, documents validant une décision, documents relatifs aux audits internes) | Tous les documents relatifs à des contrats B2B non stratégiques et avec un enjeu financier faible à modéré (contrats, avenants, courriers relatifs à l’exécution du contrat). | Tous les documents relatifs à des contrats B2B stratégiques et avec un enjeu financier élevé (contrats, avenants, courriers relatifs à l’exécution du contrat). |
Pourquoi signer ? | Ce document n’engage pas la société vis-à-vis des tiers. Néanmoins, le circuit de validation et de signature permet de faire valoir les procédures obligatoires (comptabilité) afin d’engager des dépenses internes. | Faire valoir ses droits dans le cadre d’une relation entre client et fournisseur. | Faire valoir ses droits dans le cadre d’une relation entre client et fournisseur. |
Les intervenants | Intervenants internes selon la procédure appliquée par l’entreprise. | Faire valoir ses droits dans le cadre d’une relation entre client et fournisseur. | Le fournisseur et le client. |
Format du document | Document textuel produit dans un format lisible et pérenne de type PDF. | Document textuel produit dans un format lisible et pérenne de type PDF. | Document textuel produit dans un format lisible et pérenne de type PDF. |
Règlementation | Articles 1366, 1367 et 1368 du Code civil. | Articles 1366, 1367 et 1368 du Code civil. | Secteur privé : articles 1366, 1367 et 1368 du Code civil. |
Risques | Être dans l’impossibilité de justifier la dépense en interne en raison d’un document validé mais non signé (donc non intègre). | Risque d’une contestation ou d’une répudiation du contenu du contrat et de son acceptation par les parties. Et l’impossibilité de prouver le consentement lié au processus de signature. | Risque financier très élevé pour l’entreprise en cas de litiges. Exemple pour les entreprises de construction : les chantiers s’élèvent à plusieurs millions d’euros. |
Niveau de signature | Signature simple durant les étapes du workflow de validation. Puis signature simple avec cachet serveur pour l’accord final ou OTP (mot de passe à usage unique) par exemple. | Dans le cadre d’un service à faible valeur financière (fournisseur de téléphonie par exemple) : signature simple avec vérification SMS afin d’accentuer le consentement du client et de renforcer les preuves du processus de signature en ligne. | Signature avancée (selon la réglementation eIDAS) |
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