Dans un monde en constante évolution, les professionnels du droit doivent s’adapter aux nouvelles technologies et aux exigences croissantes de leurs clients, internes comme externes.
C’est dans ce contexte que les Legal Ops émergent en tant que pratique innovante destinée à améliorer l’efficacité et la productivité des services juridiques.
Tout d’abord, je pense qu’il est important de définir les Legal Ops. Cette terminologie désigne l’ensemble des processus, des technologies et des pratiques visant à optimiser les opérations juridiques. Cela englobe le knowledge management, l’automatisation de certaines tâches (notamment la génération d’un premier projet de contrat), la mise en place de tableaux de bord de suivi des dossiers, la gestion des contrats ainsi que l’utilisation de solutions logicielles spécialisées.
Me concernant, j’ai découvert, après quelques échanges avec d’autres professionnels du droit et plusieurs lectures sur le sujet, que certaines de mes missions relevaient du périmètre du LEGAL OPS.
Tout a commencé lorsque j’ai eu l’occasion, il y a quelques années, d’implanter un outil de Legal Tech au sein de mon entreprise. Ça m’a beaucoup plu de travailler en transverse avec les équipes informatiques de mon entreprise, conformité et sales.
À partir de ce moment, je me suis vraiment intéressée à cette fonction.
Puis, en septembre 2022, j’ai été admise dans la première Legal Ops Academy organisée par Calame The Legal Ops Company. L’accompagnement est de qualité, source d’idées pour la mise en place de nouveaux chantiers et permet d’échanger entre personnes qui sont animées par les mêmes sujets. Cette expérience a été très enrichissante. J’invite d’ailleurs vos lecteurs à candidater pour la saison 2 !
Calame m’a ensuite challengé pour la roadmap 2023 (le calendrier des projets à implémenter) à mettre en place au sein de mon entreprise.
Ça a été une superbe expérience !
Il me semble important que les business units sollicitent la direction juridique (DJ) dès l’élaboration des projets. Pour cela, les opérationnels doivent avoir confiance en la DJ. Et cette confiance se construit notamment en entretenant son réseau en interne. J’ai œuvré pour que la DJ ne soit plus vue comme un empêcheur de tourner en rond mais bien un facilitateur de projet. C’est pourquoi j’ai souhaité mettre en œuvre un café juridique au sein de mon entreprise.
Le rôle principal des Legal Ops est d’améliorer l’efficacité des services juridiques en intégrant les processus et les technologies de pointe. Ils permettent aux professionnels du droit de mieux gérer leur charge de travail, d’optimiser leur productivité et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion de projets ou la formation juridique des collaborateurs. Les Legal Ops favorisent également la collaboration entre les différentes équipes juridiques, les services internes et les clients, en facilitant l’accès aux informations, en rendant la communication fluide et en renforçant la transparence.
C’est ce qui m’anime le plus dans mon métier de juriste, après une quinzaine d’années d’expérience : être plus efficiente pour la DJ, développer des méthodes pour être au plus proche des opérationnels et piloter des outils.
Savoir parler le même langage que son interlocuteur est également très important. C’est pourquoi l’un des outils à disposition du Legal Ops est la méthode du Legal Design, pour s’adresser aux interlocuteurs de façon claire et compréhensible. Il s’agit d’un moyen pour réaliser des communications impactantes en se mettant à la place de son interlocuteur. Il faut donc savoir faire preuve de beaucoup d’empathie.
Je dirai que les Legal Ops ont plusieurs objectifs clés :
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– Améliorer l’efficacité : les Legal Ops cherchent à réduire les délais de traitement des dossiers juridiques en automatisant les tâches routinières, en optimisant les flux de travail et en introduisant des outils de gestion de projet. Cela permet aux juristes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, sur des sujets stratégiques.
Par exemple, l’utilisation de logiciels de gestion des contrats peut faciliter la recherche, la rédaction, la négociation et le suivi des contrats, réduisant ainsi les risques et les délais.
– Optimiser les coûts : les Legal Ops cherchent à réduire les coûts des directions juridiques en identifiant les inefficacités, en optimisant les processus et en utilisant des outils technologiques pour automatiser certaines tâches. Cela peut également inclure l’évaluation et la sélection de fournisseurs externes pour des services juridiques spécifiques. Ils permettent de réaliser des économies substantielles.
– Renforcer la conformité : les Legal Ops jouent un rôle clé dans la gestion des risques juridiques et la conformité réglementaire. Ils mettent en place des politiques et des procédures pour garantir que les activités juridiques sont conformes aux lois et aux réglementations applicables.
– Améliorer la qualité des services juridiques : les Legal Ops peuvent fournir des informations en temps réel, des rapports analytiques et des tableaux de bord de suivi des dossiers. Cela permet de prendre des décisions plus éclairées, d’identifier les tendances, de gérer les risques et de fournir un meilleur conseil à ses clients internes ou externes.
– Favoriser l’innovation : les Legal Ops encouragent l’adoption de nouvelles technologies et de nouvelles approches pour résoudre les problèmes juridiques de manière innovante. Cela peut inclure l’utilisation de l’intelligence artificielle, de l’apprentissage automatique et d’autres technologies émergentes (telle que la génération automatisée de documents juridiques) pour améliorer les processus juridiques.
Enfin, pour exceller dans le domaine des Legal Ops, les juristes doivent développer des compétences en gestion de projet, en analyse des données, en technologie juridique et en leadership. Ils doivent être capables de comprendre les besoins et les objectifs des clients juridiques, de collaborer efficacement avec d’autres professionnels et d’identifier les opportunités d’amélioration des processus.
En bref, c’est une superbe passerelle après avoir exercé en tant que juriste (ou non), et qui vous réserve de nombreuses (belles) surprises !!
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Cet article a été rédigé par Géraldine Nallet, Juriste – Legal Ops – Business partner Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes
