Le cycle de vie du contrat est un processus complexe qui nécessite une attention particulière : tout contrat signé engage directement votre entreprise dans la durée.
En effet, chaque contrat doit être parfaitement pensé et rédigé afin de réduire les risques juridiques et financiers qui en découlent.
Alors comment optimiser ce processus sur les différentes étapes du cycle de vie d’un contrat ? Vous trouverez ici toutes les réponses à vos questions.
Plein phare sur le cycle de vie du contrat !
Qu’est-ce que la gestion du cycle de vie du contrat ?
La gestion du cycle de vie du contrat est le processus qui consiste à gérer un contrat de sa création jusqu’à son exécution. Il se décompose en 7 étapes : rédaction, validation interne, négociation, signature, suivi, renouvellement et archivage du contrat.
Autrement dit, le cycle de vie du contrat représente la période totale couvrant l’élaboration du contrat, sa signature et son exécution.
Face au nombre croissant de contrats à traiter et à suivre par les services juridiques, il est nécessaire d’adopter une solution pérenne. Une gestion efficace des contrats permet non seulement de sécuriser votre entreprise sur le plan juridique et financier, notamment en maîtrisant parfaitement les échéances de vos contrats, mais également de booster les performances des juristes à chaque étape de la gestion du cycle des contrats.
En d’autres termes, plus le volume de contrats à traiter par votre service juridique est important, plus la gestion des contrats joue un rôle primordial dans la santé de votre entreprise.
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Quel est l'impact de la gestion des contrats sur la productivité de mon entreprise ?
La gestion des contrats n’est pas une simple tâche administrative dépourvue de valeur pour l’entreprise. Bien au contraire !
Selon une étude publiée par l’IACCM (International Association for Contract & Commercial Management) une gestion efficace des contrats peut engendrer l’équivalent de 9 % du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise.* Avec l’augmentation des risques financiers et juridiques, les entreprises ont tout intérêt à renforcer leurs procédures internes de gestion des contrats.
Un logiciel de gestion des contrats ou CLM pour « contract lifecycle management », permet aux équipes de juristes mais également aux commerciaux d’automatiser l’ensemble des processus, de centraliser tous vos documents, de normaliser le cycle de vie des contrats pour une gestion plus efficace, plus rapide et plus sécurisé des accords juridiques.
Les solutions CLM permettent en définitive aux équipes juridiques de ne pas perdre leur temps sur des tâches administratives, répétitives et d’une manière générale, ne relevant pas du juridique pur.
Quelles sont les étapes du cycle de vie d’un contrat ?
1) La phase de création
| Les étapes du cycle de vie du contrat | Avec une gestion manuelle | Avec un outil CLM |
|---|---|---|
| La phase de création | La rédaction est faite à partir d’un modèle Word de base en employant la méthode du copier-coller. Cette technique est à la fois chronophage (il faut trouver le bon modèle, en faire une copie, modifier les informations une à une, reproduire la chose pour tous les documents relatifs à l’opération, etc…) pour les équipes et sujette à erreurs et coquilles. | Les collaborateurs remplissent un questionnaire dynamique en ligne validé par la direction juridique permettant de générer automatiquement un contrat personnalisé. Le choix du modèle est simplifié, le rédacteur est guidé, aucun oubli ni aucune coquille n’est possible. L’ensemble des équipes gagne en efficacité et en productivité tout en limitant les risques d’erreur. Petite particularité Legal Pilot : vous avez la possibilité, en répondant au questionnaire, de générer de manière simultané plusieurs documents relatifs à une opération juridique donnée. Les informations renseignées iront s’insérer dans tous les documents, à tous les endroits où elles doivent figurer. |
| Le phase de validation interne | Une fois le premier projet rédigé, le contrat est validé à différents niveaux de hiérarchie, notamment par le service juridique (selon les procédures mises en place dans les entreprises). Les demandes de validation impliquent de rédiger à la main un email et d’y insérer sa ou ses pièces jointes. Encore trop d’actions manuelles qui vous font perdre du temps, et qui génèrent des tâches administratives telle que la gestion des versions. | Vous pourrez créer un workflow de validation selon le système de fonctionnement de votre entreprise (validation séquentielle par exemple). La demande d’approbation est automatiquement notifiée au bon interlocuteur par l’application une fois la phase de rédaction terminé. Concernant les modifications potentielles effectuées pendant la relecture, celles-ci sont toutes enregistrées automatiquement dans l’outil et vous pouvez alors consulter les différentes versions, paragraphe par paragraphe. |
| La phase de négociation | Un jeu de navette, souvent par e-mail, se met alors en place entre les parties prenantes qui négocient et valident chaque terme du contrat. Plusieurs versions d’un document Word sont échangées avant que les termes du contrat définitif ne soient finalisés. Ceci génère un important travail de suivi des modifications et de recompilation des différentes versions, qui doit être réalisé par collaborateur, sur différents outils (Outlook, Word, Google Docs, etc…) Les négociations vont souvent avoir pour conséquences que les informations initialement collectées ne sont plus à jour après coup. Ici encore, un travail manuel va être nécessité de la part de vos collaborateurs pour mettre à jour toutes les données qui ont été modifiées. | Plus besoin d’échanger de multiples e-mails avec en pièces jointes les différentes versions de votre contrat. Les négociations se font au sein d’un espace commun de travail en ligne et sécurisé avec la possibilité de commenter ou de modifier directement les contrats. L’outil est également en mesure de vous donner des statistiques sur la négociation et des informations clés : le nombre de versions, les modifications en attente de validation, les modifications acceptées/refusées, par qui, quand, pourquoi, etc… Dans un système unique et centralisé, les informations initiales sont automatiquement mises à jour au fur et à mesure des négociations, libérant les juristes et contract managers de cette tâche rébarbative. |
| La signature | Une fois validé par les deux parties puis signé, le contrat devient exécutoire. La signature manuelle du contrat implique que les parties se retrouvent physiquement dans la même pièce pour conclure leur affaire, ou qu’elles passent par voie postale (avec le schéma classique : imprimer, signer, scanner, envoyer). | L’utilisation de la signature électronique permet de signer les contrats en quelques minutes seulement, sans contact physique et de manière sécurisée. Juridiquement, elle a la même valeur que la signature manuscrite. Et si votre outil CLM intègre une signature électronique, vous n’avez même pas besoin de changer d’outil et de vous rendre sur DocuSign ou autre pour signer, vous pouvez le faire directement depuis votre interface de gestion des contrats ! |
| La phase de suivi / exécution | Le département juridique ou financier doit pouvoir vérifier la bonne exécution du contrat et suivre les informations stratégiques tout en anticipant les échéances importantes (renouvellement tacite, délais de préavis, etc.). La tâche peut s’avérer difficile et longue lorsque les contrats sont enregistrés en local (sur les ordinateurs des collaborateurs) dans les différents services de l’entreprise, et lorsque les échéances sont renseignées dans un agenda Outlook personnel. Il s’agit également d’une perte de temps puisque les informations doivent être renseignées manuellement une par une dans un fichier (la plupart du temps un Excel). Enfin, cela constitue une charge mentale supplémentaire pour le juriste ou le contract manager, pourtant délégable à la machine. | La mise en place d’une contrathèque permet de rassembler dans un unique endroit sécurisé l’ensemble des contrats de l’entreprise. Le suivi est ainsi grandement facilité pour l’ensemble des collaborateurs : tous les documents sont centralisés, les informations contenues dans ces derniers sont automatiquement reprises, classées, rangées, et les moments forts d’un projet et les échéances sont visibles de toutes les personnes concernées. Des fonctionnalités de reporting permettent également de générer et de mettre à jour l’équivalent du tableau Excel récapitulatif de manière automatique, sans la moindre intervention humaine. Ce sont les informations renseignées dans les questionnaires initiaux, et celles mises à jour lors des négociations, qui sont alors reprises. |
| Le renouvellement | Anticiper le renouvellement des contrats permet de renégocier certaines clauses ou tout simplement d’y mettre un terme lorsqu’il n’est plus utilisé, chose qui est souvent manquée en pratique. En effet, l’écrasante majorité des juristes procède par création manuelle de rappels dans des agendas électroniques individuels, ou pire encore, par une simple mention dans un tableur récapitulatif des contrats, ce qui suppose un suivi quotidien du tableur. Cela est problématique quand on sait que l’absence ou le mauvais suivi des échéances peut avoir de graves répercussions financières et juridiques. | La mise en place d’un système d’alerte programmé fiable permet d’avertir vos équipes juridiques avant la date de renouvellement des contrats et d’anticiper les prochaines étapes de la relation commerciales (dénonciation, poursuite, renégociation, etc…). Avec l’outil CLM approprié, les alertes sont créées pour vous automatiquement, à des intervalles de temps prédéterminés en fonction des dates contenues dans le contrat, et vous êtes notifié le jour J ! |
| L’archivage | En pratique, les documents papiers sont archivés dans des salles dédiées (ce qui constitue une perte d’espace considérable). Les documents numériques sont quant à eux enregistrés sur différents supports, et les salariés perdent un temps considérable dans la recherche du document en lui-même, et sans fonctionnalité d’indexation, dans la recherche d’informations contenues dans le document en lui-même. | Grâce à la gestion électronique documentaire (GED) vous pourrez centraliser, hiérarchiser, stocker et archiver tous vos documents, numériques et papiers, au sein d‘un même espace sécurisé accessible à l’ensemble de vos collaborateurs, selon un système de gestion des droits granulaires. Les contrats et les informations qu’ils contiennent sont consultables dans la base de données en quelques secondes. |
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Pourquoi adopter un logiciel de gestion des contrats en mode SaaS ?
Vous souhaitez réduire jusqu’à 80 % le temps consacré par vos équipes juridiques à la gestion des contrats ?
Terminé les navettes par e-mail entre les cocontractants et les multiples versions attachées en pièces jointes, aurevoir les copier-coller. Pour gagner en productivité, des solutions logicielles de gestion des contrats en mode SaaS, comme Legal Pilot, permettent d’automatiser et de rationaliser le cycle de vie des contrats.
Voici les 6 principales raisons pour lesquels les CLM sont devenus des outils indispensables pour les directions juridiques :
- Les BTS assistant de manager ou un DUT carrières juridiques ;
- Le Diplôme d’université (DU) assistant juridique ;
- Une certification de qualification professionnelle de secrétaire juridique.
✅ Une gestion de A à Z des contrats :
Cette fonctionnalité intégrée au logiciel de gestion du cycle de vie du contrat permet de créer un processus de validation selon votre système de fonctionnement interne. À titre d’exemple, vous pourrez prévoir une validation séquentielle des contrats.
✅ Une collaboration améliorée entre toutes les équipes grâce à un système centralisé :
Avec un CLM, l’ensemble des départements de votre entreprise accèdent aux contrats et aux autres documents de références dans un seul et même système : la contrathèque. Aucune perte de temps n’est à déplorer dans la recherche d‘information.
✅ La mise en place de tâches automatisées :
Les processus clés liés au contrat (ainsi que les étapes intermédiaires relevant de l’administratif) sont automatisés afin d’accroître la productivité de vos services juridiques, en éliminant les tâches courantes de gestion et la charge mentale associée. Des fonctionnalités telles qu’un rappel d’échéances, ou des modèles de contrats, des workflows de validation sont également disponibles pour faciliter la tâche du Contract Manager et des juristes.
Concrètement, avec Legal Pilot, le juriste élabore puis partage un questionnaire en ligne basé sur le modèle de contrat souhaité. Une fois rempli par les collaborateurs internes ou externes (rien n’empêche le juriste de rédiger lui-même un document avec une vue experte qui lui est dédiée d’ailleurs), le contrat est automatiquement généré conformément aux attentes de la direction juridique. L’utilisateur est ainsi guidé pas à pas et aucune modification du document de base ne pourra être effectuée si l’utilisateur n’a pas les droits nécessaires. Seules ses réponses auront un impact sur le document généré. Cette solution logicielle d’automatisation des contrats permet ainsi de limiter les risques d’erreurs et de faire gagner du temps à toutes les équipes, à toutes les étapes.
✅ Une accessibilité accrue avec le SaaS :
Les CLM en mode SaaS, comme Legal Pilot, sont des logiciels clé en main qui ne nécessitent aucune ligne de code, aucune compétence en informatique ni installation par les services informatiques de l’entreprise. L’ensemble des équipes peut l’utiliser en toute autonomie et simplement depuis n’importe quel poste de travail (en entreprise ou en télétravail). Seule une connexion Internet est nécessaire. La friction issue de l’utilisation d’un grand nombre d’outils (Outlook, Gmail, Word, Google Docs, Excel, Slack, Teams, SharePoint, Trello, Jira, Drive, DocuSign, etc…) disparaît comme par enchantement, grâce à un outil tout-en-un.
Autre avantage : la maintenance des logiciels CLM en mode SaaS est entièrement gérée par le fournisseur et vous bénéficiez automatiquement et sans délai de toutes nos mises à jour.
✅ Des documents sécurisés :
Les logiciels de gestion de contrats permettent de constituer une contrathèque (bibliothèque de modèles de contrats et bibliothèque des contrats signés par l’entreprise). Les contrats et les autres documents importants sont sauvegardés dans un seul et même endroit sécurisé. Terminé, les dossiers enregistrés sur différents ordinateurs !
L’élaboration d’une contrathèque permet également aux juristes de normaliser la langue juridique utilisée, de la rendre accessible et compréhensible par le reste de l’organisation, et en conséquence de réduire les phases de rédaction, de négociation et de validation.
✅ La mise en place d’un workflow de validation :
Cette fonctionnalité intégrée au logiciel de gestion du cycle de vie du contrat permet de créer un processus de validation selon votre système de fonctionnement interne. À titre d’exemple, vous pourrez prévoir une validation séquentielle des contrats.
Concrètement, vous n’aurez plus besoin de rédiger d’emails ou d’ajouter de pièces jointes (que vous oubliez une fois sur trois), l’outil se charge des notifications intermédiaires entre les étapes à votre place !
Vous souhaitez mettre en place un logiciel de gestion des contrats pour booster la productivité de vos équipes juridiques et le rendement de votre entreprise ? Contactez directement les équipes de Legal Pilot.
- Source : Etude de l’International Association for Contract & Commercial Management (IACCM)
