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L’automatisation en pratique

Partie 1 : Etat des lieux et objectifs

Vous souhaitez mettre en place une solution d’automatisation d’actes juridiques, sans savoir ni par où commencer, ni comment poursuivre, ni même si ça vaut le coup ? Vous n’êtes pas seul dans ce cas !  

Suivez en direct la démarche appliquée par le cabinet SAGAN Avocats, à travers 4 articles qui vous feront découvrir en détails comment un cabinet d’avocats met en place une solution d’automatisation.  

SAGAN Avocats est un cabinet composé de 6 avocats et de 3 paralegal, qui conseillent et défendent les salariés, les CSE et les employeurs (TPE/PME de moins de 250 salariés). L’activité du cabinet est à 2/3 lié au contentieux (employeur et salarié) et à 1/3 au conseil quotidien aux entreprises (contrats de travail, ruptures de contrat, etc..).  

Dans le cadre de ses initiatives pour l’amélioration de la satisfaction de ses clients, SAGAN Avocats s’est interrogé sur l’opportunité de la mise en place d’une solution d’automatisation de la production de ses actes juridiques.  

Le cabinet a d’abord entrepris une évaluation de ses méthodes de production d’actes.  

La réalisation d’un état des lieux est en effet le point de départ incontournable, avant toute démarche de changement de méthode, afin de pouvoir comparer l’avant et l’après. Toutefois, cette première étape n’est pas si facile à réaliser : Quels indicateurs retenir ? Où rechercher la donnée ? Comment la quantifier ?  

1. Collecte de données fiables sur les procédés de production d’actes 

Alors que les avocats facturent traditionnellement au temps passé, il leur est souvent difficile de déterminer avec précision le temps consacré à la rédaction d’un document type.  Ils ont le plus souvent un rapport intuitif au temps de travail nécessaire et quantifient le temps passé en fonction du temps effectivement facturable (méthode du write off pour rendre la facture acceptable par le client). 

C’était exactement la situation de SAGAN Avocats, à plus forte raison puisque le cabinet pratique en très grande majorité une facturation au forfait.  

Pour fiabiliser les intuitions et réaliser l’état des lieux, les avocats et les paralegal se sont astreints à rentrer systématiquement et très précisément l’ensemble de temps passés sur chacun des actes produits.  Par ailleurs, ils ont comptabilisé le nombre de tâches de production répétitives sur une période d’une semaine. 

Enfin, ils ont dû identifier, pour chaque acte produit, le modèle utilisé (modèle propre à l’avocat ou modèle type du cabinet). Cette étape de récolte d’information s’est étendue sur 2 mois.  

Quoi que jugée peu passionnante, cette fiabilisation des données n’a pas généré de surcharge de travail pour l’équipe de SAGAN qui s’y est collectivement pliée de bonne grâce.  

En outre, cette étape a été l’occasion pour l’ensemble de l’équipe de déceler toutes les pertes de temps injustifiées, les frustrations à ne pas facilement retrouver des modèles recherchés ou de devoir perdre du temps à réaliser des actes qui pourraient être aussi bien faits par d’autres.  

2. Qu’est-il ressorti de cette introspection ? 

SAGAN Avocats a constaté que : 

  • la rédaction d’acte représente globalement 2/3 de l’activité du cabinet
  • sur l’ensemble des actes produits, 60% d’entre eux sont des actes réalisés plusieurs fois par semaine (convention d’honoraires, requête, conclusion, transaction, lettre de licenciement, rupture conventionnelle, contrat …) et 40% d’entre eux des actes plus singuliers (consultations et contrats spécifiques) 
  • les modèles du cabinet sont très majoritairement utilisés à plus de 80% par les avocats et les paralegal. 

Cette analyse a permis de confirmer que l’automatisation pouvait être bénéfique compte tenu du nombre d’actes répétitifs produits et qu’elle était possible (puisque les modèles du cabinet étaient très majoritairement utilisés). 

Les actes juridiques produits au sein du cabinet ont été répertoriés et classés selon deux critères : le nombre d’actes produits, le type d’actes, et sa complexité d’élaboration

Ces éléments ont été compilés dans une matrice de priorisation, reproduite ci-dessous. 

« Le Cabinet SAGAN a constaté que le caractère répétitif  lié à la forme et à certains éléments de fond, engendre une perte de temps considérable et qu’il est aussi générateur de nombreuses erreurs. « 

matrice de complexité

Grâce à ce travail d’analyse des données et de classification, SAGAN Avocats a pu identifier les actes à automatiser et dans quel ordre le faire, en les plaçant sur un axe d’effort lié à la complexité d’une part (ordonnée) et à la répétition d’autre part (abscisse).  Ce graphique a ainsi permis de d’identifier les documents types à automatiser en priorité, dans une logique de MVP (Minimum Viable Product), terme désignant les documents les plus intéressant à automatiser. Il est ainsi apparu que l’acte le plus souvent réalisé avec le moins de difficulté est la convention d’honoraires 

Cette phase d’analyse a également permis de convaincre l’équipe du gain de temps évident que représente l’automatisation et de son impact sur la qualité des actes produits, tout en pouvant faciliter son amélioration.  

3. Analyse des pratiques de création des actes juridiques  

Le Cabinet SAGAN a constaté que le caractère répétitif (de copier/coller) lié à la forme et à certains éléments de fond, engendre une perte de temps considérable et qu’il est aussi générateur de nombreuses erreurs. 

Ce travail de copier/coller et de mise en page a été évalué de 10 à 25% du temps de travail nécessaire à la création d’un acte. Les avocats du Cabinet ont constaté qu’ils perdaient du temps lors de l’élaboration des actes, notamment pour retrouver des dossiers similaires afin d’en extraire des arguments juridiques pour se constituer une base de travail. Ce temps perdu a été évalué à 1 heure par dossier.   

Par ailleurs, rien que l’adaptation de la civilité du client (femme ou homme) et à sa catégorie professionnelle (employé, agent de maîtrise ou cadre) générait du temps perdu, une forte concentration sans valeur ajoutée ainsi que de la frustration et de l’énervement.  

En définitive, cette analyse des pratiques de rédaction a convaincu l’équipe de SAGAN Avocats de la nécessité d’automatiser les actes juridiques du cabinet. Des modèles de documents « intelligents » et enrichis pourraient ainsi permettre à chacun de se concentrer à 100% sur des tâches à haute valeur ajoutée pour le cabinet et les clients.  

4. Les objectifs  

La dernière étape de l’état des lieux, a consisté à définir les objectifs que l’équipe souhaitait atteindre : choisir le bon outil suivant les fonctionnalités recherchées et mesurer les résultats et bénéfices pour évaluer la pertinence de l’outil. 

Au cours d’un brainstorming pour identifier ce but à atteindre, les points clés de l’analyse des données collectées et des pratiques de création ont été présentés aux avocats et aux paralegal de SAGAN. Chacun a ensuite répondu individuellement à la question « pourquoi voulons-nous automatiser les actes juridiques que nous utilisons ? ». Tous ont ainsi pu formuler leurs attentes quant à l’automatisation des actes juridiques.  

Les éléments qui sont ressortis de manière récurrente ont permis d’établir les objectifs du Cabinet :  

  • Eradiquer les erreurs d’inattention, gagner en temps ainsi qu’en qualité de rédaction ; 
  • Accroitre la satisfaction client, par le traitement plus rapide des dossiers ; 
  • Libérer l’esprit de chacun des tâches qui pourraient être faites par d’autres, afin de pouvoir se focaliser sur celles à forte valeur ajoutée ; 
  • Traiter un plus grand volume de dossiers sans avoir un accroissement exponentiel de travail ; 
  • Harmoniser les actes produits par le cabinet selon les pré-requis du cabinet (langage juridique clair, documents courts sans redondance, etc…) ; 
  • Eviter les oublis et les erreurs sur le fond.  

Avec ambition et optimisme, l’ensemble de l’équipe de SAGAN Avocats s’est fixé pour objectif concret et vérifiable de gagner une journée de travail par semaine et par avocat, dans un délai de 12 mois suivant le démarrage du process d’automatisation

Dans la prochain article, découvrez comment le cabinet a fait ses débuts dans l’automatisation de leurs premiers modèles. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’automatisation de la gestion documentaire ? Contactez les équipes de Legal Pilot.

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