Optimiser sa rédaction juridique est une compétence qui s’acquiert avec la pratique, et nécessite de recourir à des routines de travail précises. Toutefois, même avec les meilleures méthodes, la perte de temps dans la création et la rédaction de documents répétitifs est souvent inévitable. En faisant le choix de rédiger à la main contrats, conventions, requêtes et autres documents juridiques, le rédacteur est nécessairement confronté aux copier-collers, aux erreurs de saisie ou encore aux incohérences liées à la compilation de documents d’origine différentes.
L’index des opérations des départements juridiques établi par l’Institut Thomson Reuters soutient qu’en 2020, les départements juridiques américains ont constaté une augmentation de 68% du volume de travail en une année. La recherche accrue de compétitivité pousse donc de plus en plus d’organisations à s’intéresser aux systèmes de génération assistée ou automatisée de documents.
1. Pourquoi Word est un outil insuffisant pour un juriste ?
Dans un précédent article, nous avons détaillé les conventions d’usage de Word propres aux juristes. Les outils numériques de traitement de texte tels que Word permettent en effet de rédiger plus rapidement et de manière organisée. Mais sont-ils vraiment suffisants dans le cadre d’une utilisation aussi exigeante que celle du juriste ?
Su vous êtes un juriste ou rédacteur de documents juridiques pour votre organisation, vous avez déjà connu la frustration de la demande qui paraît simple mais qui va vous prendre du temps. C’est le poil à gratter de la fonction. C’est le courrier que vous avez déjà écrit 50 fois, c’est l’accord de confidentialité supposé standard, mais que vous allez revoir une énième fois pour vérifier qu’il correspond bien à la situation particulière. La réutilisation d’un contrat c’est l’obligation de s’assurer avec vigilance de l’absence de toute trace de l’ancien dossier ou client, et de la parfaite réadaptation au contexte nouveau.
Le travail en commun de juristes, que ce soit dans le cadre d’un cabinet d’avocats, d’une direction juridique, ou tout simplement lors de la collaboration avec des juristes extérieurs à l’organisation nécessite souvent de nombreux aller-retours et engage la responsabilité de tous les acteurs. Combien de fois avez-vous vérifié le contrat de votre collègue ou collaborateur pour vous assurer que toutes les informations et clauses clés s’y trouvaient bien ? L’obligation de sécurisation des documents fait peser une charge de travail importante, et presque systématiquement redondante : faute de mieux, on considère que la qualité d’un document est corrélée au nombre de relectures réalisées. Par ailleurs, indépendamment de la taille des organisations, la mise en pratique effective de clausiers partagés ou de matrices centralisées relève bien souvent plus du fantasme ou du projet éternellement inachevé que de la réalité.
La solution souvent adoptée chez les rédacteurs juridiques experts est l’utilisation du publipostage. Il s’agit d’un outil d’automatisation proposé par la suite Microsoft Office permettant de réaliser de la fusion documentaire à partir de données compilées dans un fichier Excel. En pratique, du fait des difficultés de paramétrage et de mise à jour, cet outil est généralement cantonné aux documents simples tels que les courriers. Adopter ce type d’outil peut être un premier pas d’une démarche innovante visant à gagner en productivité, mais se limite à des documents peu complexes, dans un cadre non-collaboratif.
2. Optimiser la collaboration entre les juristes
Dès lors que plusieurs juristes sont amenés à travailler sur un même document, la collaboration devient un point essentiel dans le travail de rédaction juridique. Traditionnellement, les rédacteurs juridiques utilisent des outils génériques, tels que les markups, la comparaison, l’envoi de mails successifs ou encore le suivi du versioning du document.
Mais que se passe-t-il lorsque votre organisation traite un dossier en collaboration avec une autre entité ? Comment s’assurer que vos contreparties partagent vos méthodes et conventions ? Quid des markups réalisés par les non-juristes (métier, clients…) ? Se contenter des outils de base de Word peut faire de votre dossier un enfer du fait de l’inexistence de rôles prédéfinis dans le cadre de ce flux de collaboration (invité, relecteur, validateur, signataire, etc.).
Pour simplifier ce type d’échange d’informations, il est très utile de maîtriser les outils collaboratifs adaptés aux métiers juridiques. Différents acteurs peuvent intervenir à chaque étape de vos dossiers, et les niveaux d’accès de ces derniers ne doivent pas être similaires. Entre vos collaborateurs relecteurs, votre boss pointilleux ou bien votre client, chacun doit avoir son propre niveau de droits et de permissions sur vos documents. Des outils de collaboration peuvent également vous aider à créer et centraliser des templates de documents qui seront le fruit de la réflexion d’une équipe juridique. La négociation peut elle aussi facilitée notamment par des fonctions de relecture et d’annotation. Enfin, il est possible de finaliser les contrats en quelques clics après relecture, pour un passage à la signature en ligne.
3. Comment centraliser l’information juridique ?
On ne compte plus le nombre de pièces attachées à certains dossiers, de versions de travail intermédiaire ou d’échanges d’emails, cependant, l’accès rapide aux données juridiques est un point de plus en plus crucial dans la fonction de juriste. Au-delà des versions signées, il est souvent difficile de retracer, quelques mois après la finalisation d’un document ou d’un dossier, l’historique des échanges ou l’ensemble des documents liés. Certains outils modernes permettent désormais de recueillir, stocker, centraliser et mettre à jour toutes les pièces et données nécessaires à un dossier et de tracer les interactions de l’ensemble des parties prenantes.
De plus, la gestion du cycle de vie des documents devient un point essentiel de la fonction, et dépasse de plus en plus le périmètre des seuls contract managers. Le juriste, au-delà de son intervention ponctuelle au stade de la rédaction ou de la validation du document, se doit aussi d’être l’architecte de la mise en conformité, en charge des actions de veille et de suivi qui doivent être mises en oeuvre. Les contrats comportent généralement un certain nombre d’échéances ou de délais qu’il est nécessaire d’identifier et respecter. De nombreux outils permettent aujourd’hui de mettre en place des rappels et des tableaux de bord permettant d’assurer un suivi efficace des deadlines importantes.
4. Assurez-vous une réelle présence en ligne
Selon une étude, 80% des Français effectuent une recherche sur Internet avant d’acheter un produit ou un service. Et cela vaut pour les cabinets d’avocats. Il est donc fortement conseillé de créer le site Internet de sa structure. Cela pourrait paraître une évidence, mais pourtant, ce n’en est pas forcément une, puisque seuls 67% des avocats déclarent en avoir un… alors même qu’ils sont plus de 90% à reconnaître que cet outil digital est important ! De même, il ne faut pas oublier de créer et de gérer sa fiche Google My Business, outil de référence pour ceux qui effectuent des recherches sur le net, ne serait-ce que pour trouver un numéro de téléphone. Cette présence peut également être renforcée par des fiches sur les outils de référencement internes et/ou externes à la profession.
5. Faites profiter vos clients de la transformation numérique
Un cabinet digital, c’est aussi – et surtout – un cabinet qui met au service de ses clients les nouveaux outils adoptés. Trois solutions s’avèrent ainsi précieuses :
– Un dossier électronique partagé, pour que le client puisse suivre en temps réel l’avancement de son dossier, récupérer immédiatement des pièces mises en ligne, ajouter des pièces…
– Un logiciel de gestion du cabinet, pour digitaliser la partie administrative de la structure ;
– Les outils de legal design (schémas, arbres décisionnels, dessins…) pour que les avocats puissent expliquer simplement aux clients les contours de leur stratégie juridique.
Vous souhaitez en savoir plus sur les outils qui vous permettront de devenir un cabinet d’avocats digital, et donc d’atteindre un tout nouveau niveau d’efficacité opérationnelle ? Contactez les équipes de Legal Pilot !
