Les obligations pesant sur les entreprises en matière de RSE et la prise de conscience écologique des entreprises ont fait émerger une nouvelle pratique écoresponsable : le paperless.
Il apparaît aujourd’hui primordial de réduire la consommation de papier dans les entreprises.
En effet, si l’accumulation de la paperasse a un impact négatif sur l’environnement, elle pèse également sur l’économie et la productivité des entreprises :
- circuits de validation ralenti,
- problématique de sécurité des données avec la perte ou le vol de documents physiques,
- process de signature chronophage,
- coûts liés à l’archivage et au stockage des documents papiers, etc.
Alors, comment adopter une gouvernance verte et réduire l’utilisation du papier au quotidien en entreprise ?
Plein phare sur le paperless !
Qu’est-ce que le parpeless ? Définition
Le paperless ou la politique « zéro papier » est une réelle prise de conscience écologique des entreprises de l’impact sur notre planète de l’utilisation massive du papier au quotidien.
Et pour cause ! Selon l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (ADEME), chaque salarié d’une entreprise consomme en moyenne entre 70 et 85 kilogrammes de papier, soit 3 ramettes par mois !
Le paperless vise ainsi à réduire au maximum l’utilisation de papier, tout en poursuivant une politique plus globale de compétitivité, d’efficacité et de productivité des entreprises.
Une politique « Zéro papier », c’est aussi : zéro stock, zéro délai et zéro défaut.
Vous l’aurez compris, pour accompagner cette démarche, les entreprises doivent entreprendre leur transformation digitale. Cela passe notamment par :
- la dématérialisation des supports au format papier par des supports au format numérique,
- la digitalisation des processus internes administratifs,
- et la mise en œuvre d’une gestion documentaire et de stockage des documents numériques.
Comme l’a justement souligné Amélie de Montchalin, ministre de la Transformation et de la Fonction publiques :
« La dématérialisation, ce n’est pas seulement une transformation économique et écologique, pour une administration plus exemplaire. C’est également accélérer, simplifier et fluidifier le travail et les circuits de décision. »
L’adoption d’une plateforme collaborative tout en un, telle que Legal Pilot, permet d’automatiser, de gérer, de stocker et d’archiver dans le Cloud, en toute sécurité, tous les contrats et documents juridiques ou administratifs de votre entreprise.
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Quels sont les bénéfices du paperless et de la dématérialisation ?
La dématérialisation a de nombreux avantages. Elle permet aux entreprises et aux salariés de rester productif tout en adoptant une gouvernance verte 🌍.
Voici les principaux atouts de la dématérialisation dans le cadre d’une stratégie RSE :
♻️ Meilleure organisation en interne :
Terminé les piles de dossiers qui s’amoncellent sur votre bureau ou dans un couloir dont les placards sont remplis de classeurs !
Vous évitez ainsi les dossiers égarés ou mal référencés qui font perdre un temps précieux à vos équipes. Les documents sont accessibles et visibles par tous vos salariés (selon un système granulaire de gestion des droits) sur une plateforme commune et sécurisée, en seulement quelques clics.
♻️ Regain de productivité des équipes :
Les documents numériques sont plus faciles à gérer, classer, référencer et archiver que les documents au format papier. Grâce au référencement et à l’indexation des fichiers numériques, vos salariés ont un accès fluide et simplifié aux données d’entreprise.
Le partage et l’accès aux documents sont possibles en tout lieu ce qui améliore la productivité des équipes de juristes mais également l’expérience client.
Vous gagnez du temps lors d’opérations importantes comme la rédaction des contrats ou la facturation client, tout en réduisant les erreurs de saisie.
♻️ Coûts de fonctionnement réduits :
Coûts de stockage : la dématérialisation ne consomme aucun m² sur la superficie dans vos locaux ! En cas d’expansion de l’activité, l’espace de stockage numérique est facilement modulable et adaptable à votre activité.
Coûts d’impression : cela implique non seulement les frais de papier, d’impression, d’encre, d’affranchissement, mais également les coûts liés à la location et la maintenance de tous les équipements (en moyenne, la location et la maintenance d’une (seule) imprimante de bureau professionnelle avec impressions illimitées vous revient 4000 euros l’année, sans compter le coût du papier…).
La mise en place d’un système de gestion centralisé des documents numériques permet de partager et d’accéder facilement aux données.
♻️ Meilleure sécurité des données :
Un seul document (voir une information contenue dans un document) vous manque, et c’est la panique ! La sécurité de vos données est cruciale. Une perte d’information est susceptible d’avoir une incidence négative sur les activités de l’entreprise et sa relation client.
Dans un bureau « zéro papier » les informations essentielles sont sauvegardées simplement et facilement dans un serveur distant ou un cloud de manière sécurisée et à moindre coût. Les fuites de données sont également évitées grâce au contrôle d’accès des fichiers.
♻️ Empreinte carbone réduite :
La suppression du papier permet de lutter contre la déforestation, la consommation d’eau et la coupe d’arbres. Un salarié qui utilise 70 kg de papier par an rejette dans l’atmosphère l’équivalent de 25 kg de CO2, toujours selon l’ADEME.
Adopter une démarche paperless, c’est faire un pas de plus vers le respect de l’environnement.
Comment passer au zéro papier ?
Des solutions existent pour réduire considérablement l’utilisation de papier en entreprise :
Adoptez un logiciel de gestion électronique des documents
Pour engager une démarche zéro papier, il est primordial de mettre en place un système informatisé global de hiérarchisation, d’archivage et de stockage des documents à la fois manuscrits et numériques.
Pour cela, rien de plus simple ! Il suffit d’adopter un logiciel de gestion électronique des documents (GED) qui rassemble les documents papiers numérisés et les documents électroniques dans un seul et même endroit accessible à l’ensemble des salariés.
Privilégiez la signature électronique pour vos contrats
La signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite (article 1367 du Code civil). Ce procédé permet un véritable gain de temps et une économie réelle de papier, car il n’est plus nécessaire d’imprimer en plusieurs exemplaires vos contrats et autres documents à signer ni de les communiquer par voie postale.
Tous vos partenaires peuvent ainsi signer leurs engagements (qu’ils soient physiquement présents ou non dans les locaux de l’entreprise).
Recyclez le papier
En attendant que le zéro papier soit définitivement installé dans les entreprises, le recyclage est une première solution pour réduire l’impact sur l’environnement de la consommation de papier.
Tous les gestes du quotidien permettent d’atteindre cet objectif. N’imprimez que les documents qui sont vraiment nécessaires ou privilégiez l’impression recto/verso, par exemple.
Optez pour un logiciel tout en un de gestion des documents
Avec une solution de gestion des documents juridiques (actes, contrats, avenants, PV, audits, etc…) comme Legal Pilot, vous allez atteindre rapidement et durablement votre objectif zéro papier.
En effet, vous allez pouvoir :
- Automatiser la rédaction de vos contrats et créer une bibliothèque numérique de modèles de contrats ;
- Négocier en ligne vos contrats à plusieurs en simultanée ;
- Signer numériquement vos contrats et autres documents importants pour l’entreprise ;
- Suivre avec précision les échéances contractuelles à venir ;
- Archiver tous vos contrats et autres documents de manière centralisée ;
- Gagner du temps dans la recherche d’informations dans vos contrats grâce à un module de Reporting couplé à un moteur de recherche avancé.
Le tout dans une seule solution, dans un onglet de votre navigateur internet préféré.
Vous avez besoin d’aide pour mettre en place des outils performants afin de renforcer l’efficacité de votre stratégie RSE ? Contactez notre équipe !
