La transformation digitale implique la mise en place de nouvelles solutions et modes d’organisation. Toutefois, l’acquisition de nouveaux outils entraine immanquablement un changement des habitudes, qui nécessite une évaluation approfondie des bénéfices en amont, avant de se lancer. De plus, la multiplicité des solutions et le coût (financier, mais également en temps collaborateur) de ces dernières peuvent constituer un réel frein. Par conséquent, pour s’assurer de miser sur la bonne solution, de plus en plus de structures de toutes tailles optent pour la réalisation préalable de pilotes ou tests poussés, aussi appelés PoC (de l’anglais « Proof of Concept »).
Définition de la notion de PoC
Le concept central de PoC est celui de la preuve de concept, c’est à dire de la validation préalable du fonctionnement effectif ou de l’atteinte des bénéfices recherchés.
L’idée est de permettre aux utilisateurs finaux de tester une solution ou un pan de celle-ci très en amont, afin de valider l’adéquation au besoin avant de lancer les process d’achats, parfois longs et coûteux. Par conséquent, il s’agit d’une méthode idéale pour tester à moindre coût une solution, éviter les déceptions lors de l’installation, et responsabiliser les parties prenantes.
S’insérant dans le cadre d’un budget et d’un calendrier limité, le PoC doit suivre différentes étapes préalablement et précisément définies. L’intérêt du Proof Of concept est aussi de mieux comprendre les besoins utilisateurs et d’évaluer les bénéfices que celui-ci pourra tirer de la solution.
1. Le recueil des besoins
Le PoC permet de démontrer et valider le fonctionnement ou non d’une solution sur plusieurs points clés. Il est ainsi indispensable d’identifier et de matérialiser les résultats recherchés.
Pour bien comprendre le fonctionnement existant, un état des lieux doit être réalisé de manière à comprendre les besoins et attentes des utilisateurs. Cela permettra d’adapter le plan stratégique de déploiement du PoC en adéquation avec les particularités de la structure.
Lors de cette étape préalable, il faudra notamment définir :
- La personne référente (ou chef de projet): il s’agit de la personne dans l’organisation qui agira comme point de contact principal pour l’ensemble des sujets touchant au PoC ;
- Les différentes parties prenantes : réaliser une cartographie de l’ensemble des acteurs concernés de près ou de loin par la solution ainsi que leurs rôles et responsabilité respectives (utilisateur, administrateur, décideur, etc.) ;
- Le fonctionnement existant : il s’agit des process et outils actuellement utilisés par la structure pour adresser la problématique faisant l’objet du PoC, afin notamment d’évaluer leur efficacité, et d’anticiper les besoins d’intégration futurs ;
- La définition des objectifs : l’un des points les plus importants d’un PoC est de s’accorder sur le ou les objectifs à atteindre, ce qui permettra, à terme, de savoir si la solution est satisfaisante ou non.
Une fois le recueil de toutes ces informations établi, le PoC doit être cadré puis officiellement lancé.
2. Le cadrage du PoC (Kickoff)
Débuter un PoC ce n’est pas se lancer à corps perdu dans des tests et des démonstrations. Il faut d’abord réunir les différentes parties prenantes, formaliser les objectifs et mettre en place le calendrier et les modes de travail adaptés.
Cette étape est essentielle car la stratégie de déploiement à mettre en place pendant le PoC nécessite un cadrage adapté aux particularités de la structure. A cet effet, on va viser un mode d’organisation permettant de rapidement mesurer l’atteinte des objectifs, et de préparer un futur déploiement en cas de succès.
Pour y parvenir, l’idéal est d’identifier un champ de travail représentatif de l’objectif plus large (par exemple : gagner en productivité sur tel type de tâches, améliorer le taux de réponse, réduire le taux d’erreur, etc.), mais qui permette une évaluation rapide, à petite échelle.
Il faut également veiller à ce que les rôles et responsabilités entre prestataire et organisation soient bien définis, mais également que le Chef de Projet dispose des ressources et de l’autorité pour mener à bien sa mission.
3. L’accompagnement dans le cadre du PoC
L’essence même d’un PoC est l’accompagnement, dans le cadre d’une évaluation personnalisée. Réaliser un Proof of Concept consiste aussi et surtout à assurer un accompagnement personnalisé des différentes parties prenantes, en fonction de leurs attentes et de leurs besoins respectifs.
L’accompagnement dans le cadre du PoC va donc se matérialiser le plus souvent par :
- des sessions de prise en main, au cours desquelles les utilisateurs pourront se familiariser avec la solution ;
- des ateliers de travail avec les administrateurs pressentis de la solution (au niveau métier ou informatique, selon le cas), afin d’anticiper les aspects configuration et intégration ;
- des démonstrations à destination des différentes parties prenantes ayant vocation à interagir avec la solution, sans nécessairement en être utilisateurs (il peut s’agir de démo initiales, mais également de présentations intermédiaires de démonstrateurs, au fur et à mesure de l’avancée des équipes) ;
- des réunions de suivi (souvent appelées « comités de pilotages ») sous forme de séances hebdomadaires ou bimensuelles.
4. Le recettage
Le recettage marque la fin du process, il s’agit de la confrontation du résultat du PoC avec les objectifs préalablement posés pendant le recueil de besoins.
Ici, on recherchera à savoir si le problème et les attentes vis-à-vis de la solution ont été résolus ou atteints, et si oui, dans quelle mesure.
On utilise généralement à cette fin des indicateurs de performance (ou « KPI » pour l’anglais Key Performance Indicators), qui sont des données chiffrées représentant par exemple des gains de productivité, d’ergonomie, ou encore de taux d’adoption.
Cette étape constitue une mesure du succès du PoC, en vue de valider ou non son adoption définitive.
5. Le déploiement
Phase finale étroitement liée au recettage, le déploiement suppose la validation préalable de l’atteinte des objectifs prédéfinis. Cette dernière étape est tout aussi importante car elle est la dernière manière démontrer, grâce à une configuration aboutie et personnalisée, que la solution apportera les gains recherchés en condition d’utilisation normales.
Deux phases interviennent au cours de cette étape. La première est la partie technique, en effet, l’intégration d’un outil au sein du système d’information d’une organisation (mise en production) nécessite presque systématiquement un dialogue et une validation préalable de la direction informatique. Il arrive également qu’il soit nécessaire de faire intervenir des intégrateurs externes.
La seconde phase est la partie opérationnelle. Les flux, l’utilisation externe et interne de la solution doivent être anticipés et les configurations correspondantes, correctement réalisées. Lors de cette phase, on paramètre les droits des futurs utilisateurs de la solution en s’assurant du bon niveau de droit d’accès afin de respecter l’organisation interne de la structure.
Réaliser un POC, c’est faire un pas vers l’innovation et le renouvellement de vos méthodes de travail en douceur. En plus d’être temporaire, une évaluation poussée de la solution dans le cadre d’un PoC assure à la structure une porte de sortie dans le cas où cette solution s’avérait ne pas être à la hauteur des attentes. Si vous souhaitez bénéficier de notre accompagnement de la mise en place d’une solution d’automatisation documentaire, n’hésitez pas à prendre contact avec nous.
« Réaliser un Proof of Concept consiste à assurer un accompagnement personnalisé des différentes parties prenantes, en fonction de leurs attentes et de leurs besoins spécifiques. »
