Les contrats constituent la base de toutes transactions commerciales de votre organisation. Pour éviter toute erreur ou retard, une gestion automatisée des contrats est nécessaire. Les solutions automatisées de gestion de contrats sont conçues pour améliorer l’efficacité de l’organisation en réduisant les tâches chronophages. Examinons de plus près les bonnes pratiques de gestion du cycle de vie des contrats.
Mettre en place des modèles préétablis
Le cycle de vie d’un contrat désigne toutes les étapes de traitement, de la rédaction, la négociation, l’exécution jusqu’à l’archivage. L’objectif de toutes entreprises est d’obtenir des contrats signés plus rapidement. Avec un logiciel de gestion automatisé de contrats, l’ensemble de vos documents sont disponibles en permanence dans un même espace, accessible à toutes les parties prenantes. Pour garantir la conformité, vous créez des modèles préétablis respectant vos normes et clauses internes.
Déléguer les flux de travail contractuels aux services opérationnels
Il arrive que le service juridique doive s’occuper de documentations standards (les accords de confidentialité par exemple) qui peuvent être facilement exécutées de manière autonome par des spécialistes des ressources humaines ou des opérationnels.
L’identification de documentations récurrentes permet ainsi de mettre facilement en place des modèles automatisés pouvant être utilisés aussi bien par le service de direction juridique que les services opérationnels.
La rédaction de document peut alors être déléguée à d’autres collaborateurs. En plus de limiter le nombre d’erreur humaine, la rédaction devient moins chronophage et les processus de validation sont facilités.
Standardiser la génération de documents
Réduisez maintenant les erreurs et la perte de temps dans la création des contrats. Les modèles automatisés de contrats sont conçus de manière à éliminer toutes les parties répétitives de la rédaction en permettant :
- L’insertion de données en une seule fois ;
- La rédaction simultanée de plusieurs documents ;
- Les réponses par défaut ;
- Les bibliothèques de clauses pour une insertion rapide.
Une collaboration documentaire efficace
Recueillir les données manquantes, négocier des conditions spécifiques, rappeler les échéances… Toutes ces tâches sont généralement source de désordre et de perte de temps. Grâce aux modèles de contrats automatisés, vous bénéficiez d’une collaboration fluide :
- Les parties co-rédigent les documents dans un environnement partagé en temps réel ;
- Les parties ajoutent des pièces jointes ;
- Une discussion collaborative ;
- Des rappels automatiques pour lecture, approbation ou signature.
Accélérer l’approbation des documents
Une autre façon d’accélérer la collaboration sur les documents est d’automatiser le processus d’approbation. Les collaborateurs peuvent laisser leurs approbations dans un ordre spécifique ou simultanément au sein d’une même plateforme. Cela permet à votre entreprise de saisir des opportunités commerciales dans des délais relativement courts.
Signature numérique intégrée des contrats
Ce n’est pas un secret que les documents peuvent être signés numériquement. Avec un logiciel automatisé de gestion de contrats, vous avez la possibilité de signer les documents à l’endroit même où vous les avez rédigés.
Assurer la sécurité des systèmes de stockage de documents
Compte tenu de la confidentialité des documents traités dans ces systèmes et des données critiques pour l’entreprise, il est essentiel d’assurer la sécurité de votre système de stockage. Les solutions d’automatisation de documents assurent la conformité, la sauvegarde, l’archivage ainsi que la sécurité des documents.
Vous n’êtes pas obligé d’automatiser l’ensemble du cycle de vie des contrats en une seule fois. Ces bonnes pratiques de gestion du cycle de vie des contrats ont pour but de vous aider à voir ce qui pourrait être fait et comment.
Si vous n’avez pas encore songé à automatiser votre processus de gestion des contrats, découvrez la solution d’automatisation de documents de Legal Pilot.
