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Les bonnes pratiques en matière de gestion du cycle de vie des contrats

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Les contrats constituent la base de toutes transactions commerciales de votre organisation. Pour éviter toute erreur ou retard, une gestion automatisée des contrats est nécessaire. Les solutions automatisées de gestion de contrats sont conçues pour améliorer l’efficacité de l’organisation en réduisant les tâches chronophages. Examinons de plus près les bonnes pratiques de gestion du cycle de vie des contrats.

 

1# Mettre en place des modèles préétablis

 

Le cycle de vie d’un contrat désigne toutes les étapes de traitement, de la rédaction, la négociation, l’exécution jusqu’à l’archivage. L’objectif de toutes entreprises est d’obtenir des contrats signés plus rapidement. Avec un logiciel de gestion automatisé de contrats, l’ensemble de vos documents sont disponibles en permanence dans un même espace, accessible à toutes les parties prenantes. Pour garantir la conformité, vous créez des modèles préétablis respectant vos normes et clauses internes.

 

2# Déléguer les flux de travail contractuels aux services opérationnels

 

Nous constatons que le service juridique s’occupe généralement de la documentation standard (les accords de confidentialité par exemple) qui peut être facilement exécutée de manière autonome par des spécialistes des ressources humaines ou des ventes. Regroupez toutes les bonnes pratiques, les directives juridiques et les différentes clauses au sein d’un modèle de document automatisé.

Vous pouvez ainsi déléguer la rédaction de documents à d’autres collaborateurs en toute confiance. La création de documents se fera sous votre contrôle et uniquement dans le cadre que vous avez établi.

 

3# Standardiser la génération de documents

 

Réduisez maintenant les erreurs et la perte de temps dans la création des contrats. Les modèles automatisés de contrats sont conçus de manière à éliminer toutes les parties répétitives de la rédaction en permettant :

  • L’insertion de données en une seule fois ;
  • La rédaction simultanée de plusieurs documents ;
  • Les réponses par défaut ;
  • Les bibliothèques de clauses pour une insertion rapide.

 

4# Une collaboration documentaire efficace

 

Recueillir les données manquantes, négocier des conditions spécifiques, rappeler les échéances… Toutes ces tâches sont généralement source de désordre et de perte de temps. Grâce aux modèles de contrats automatisés, vous bénéficiez d’une collaboration fluide :

  • Les parties co-rédigent les documents dans un environnement partagé en temps réel ;
  • Les parties ajoutent des pièces jointes ;
  • Une discussion collaborative ;
  • Des rappels automatiques pour lecture, approbation ou signature.

 

5# Accélérer l’approbation des documents

 

Une autre façon d’accélérer la collaboration sur les documents est d’automatiser le processus d’approbation. Les collaborateurs peuvent laisser leurs approbations dans un ordre spécifique ou simultanément au sein d’une même plateforme. Cela permet à votre entreprise de saisir des opportunités commerciales dans des délais relativement courts.

 

6# Signature numérique intégrée des contrats

 

Ce n’est pas un secret que les documents peuvent être signés numériquement. Avec un logiciel automatisé de gestion de contrats, vous avez la possibilité de signer les documents à l’endroit même où vous les avez rédigés et collaborés.

 

7# Assurer la sécurité des systèmes de stockage de documents

 

Compte tenu de la confidentialité des documents traités dans ces systèmes et des données critiques pour l’entreprise, il est essentiel d’assurer la sécurité de votre système de stockage. Les solutions d’automatisation de documents assurent la conformité, la sauvegarde, l’archivage ainsi que la sécurité des documents.

Vous n’êtes pas obligé d’automatiser l’ensemble du cycle de vie des contrats en une seule fois. Ces bonnes pratiques de gestion du cycle de vie des contrats ont pour but de vous aider à voir ce qui pourrait être fait et comment.

Si vous n’avez pas encore songé à automatiser votre processus de gestion des contrats, découvrez la solution d’automatisation de documents de Legal Pilot.