Le cabinet SHIFT est un cabinet de conseil et contentieux en propriété intellectuelle et nouvelles technologies fondées par deux associés, Gérald SADDE et Olivier MOUSSA. L’ADN de la clientèle du cabinet est en grande majorité compos de start-ups, de PME ou encore d’ETI.
Tout le projet de digitalisation du cabinet a été entrepris sur l’idée que de nombreuses tâches sont considérées comme peu enrichissantes et fastidieuses. Le cabinet SHIFT a donc recherché un outil qui permettrait de faciliter les processus entre avocats et assurer une délégation plus efficace tout en capitalisant sur leur savoir-faire.
Quelles problématiques ont poussé le cabinet à changer leurs méthodes de travail ?
Comment les avocats concentrent-ils leur savoir-faire aujourd’hui ? De manière traditionnelle, la pratique des avocats serait d’aller rechercher l’information dans un dossier antérieur proche et d’en adapter le contenu. Or en plus d’être chronophage, cette pratique est souvent peu enrichissante et source d’erreur.
L’un des autres aspects qui a poussé le cabinet SHIFT à la modélisation est la relation avec la clientèle. Le métier d’avocat, dans ses raisonnements ou sa collecte d’informations, peut être perçu comme une profession qui n’a pas évolué depuis la machine à écrire.
De plus, face à un droit de plus en plus complexe, lié notamment à une multiplication constante des règles, les cabinets d’avocats font face à des contraintes budgétaires fortes. Aujourd’hui, il est parfois difficile de conserver un niveau de qualité expert sans augmenter les prix. D’autant que des sociétés naissantes ou jeunes se trouvent parfois confrontées à des problématiques juridiques immédiatement complexes du fait de leur caractère innovant ou du fait du fait qu’elles contractent avec des grands comptes.
C’est pour résoudre toutes ces problématiques que le cabinet SHIFT a alors décidé de mettre en place un outil d’automatisation au sein de ses pratiques.
Comment s’est déroulée la mise en œuvre de la solution par le cabinet SHIFT ?
De la même manière que le cabinet SAGAN Avocats, la première étape a été d’identifier un besoin justifiant un investissement en temps pouvant être rentabilisé sur le long terme. Comment identifier ces besoins ? Les deux critères à privilégier pour cette évaluation sont ainsi la récurrence et la complexité du document. (Pour en apprendre davantage, nous vous proposons de découvrir notre matrice de priorisation, un outil vous permettant d’évaluer rapidement quels documents automatiser en priorité).
La récurrence tout d’abord permet d’identifier un retour sur investissement très rapide. Afin de répondre à ce critère, le premier document identifié par les avocats du cabinet SHIFT fut le contrat de confidentialité (NDA). À la fois très récurrent et simple dans sa forme, le NDA présente toutes les caractéristiques d’un cas d’usage approprié à l’automatisation. Il a aussi l’avantage de ne pas être trop ambitieux pour un premier projet tout en délivrant une vraie valeur ajoutée.
La seconde phase consiste en la transformation du modèle statique au format Word en un prototype sur un outil d’automatisation. Les avocats vont ainsi modéliser dans la solution un prototype couvrant toutes les configurations déjà rencontrées et estimées comme pouvant se reproduire dans ce type de dossier. Cela peut être un travail collaboratif où chacun rajoute son expérience au fil des relectures. Mais il est préférable de laisse à un rédacteur le soin de concaténer les propositions, à tout le moins dans un premier temps.
Enfin, arrive la phase d’itération où le modèle dynamique est utilisé par les clients finaux ou par l’avocat. Voire, il est encore respécifié pour les besoins particuliers de clients et mis à leur disposition depuis le compte Legal Pilot du cabinet.
Cas d’usage numéro 1 : Le modèle RGPD RH
Le RGPD, ou Règlement Général de la Protection des Données, a eu un impact fort sur les entreprises. Imposant à toutes les structures de mettre en place un registre de traitement retraçant toutes les données personnelles qu’elles collectaient, ces dernières se sont tournées vers des avocats pour les aider dans ces démarches.
- Pourquoi automatiser cette procédure ?
Ce registre est ainsi particulièrement important en matière de ressources humaines, puisqu’il s’agit du département recueillant les informations de tous les employés. Toujours dans sa volonté d’utiliser de nouveaux outils, le cabinet SHIFT a ainsi automatisé la procédure d’audit de leurs clients.
Dans le processus de mise en conformité, les registres de données personnelles, et en particulier dans le domaine RH, sont, pour les avocats, l’un des actes les plus fastidieux du cabinet. Il demande pour autant de l’expérience et de la rigueur.
- Comment est construit le modèle ?
L’automatisation de ce sujet a permis la création de questionnaires balayant toutes les situations les plus communes en matière de RH. En fonction des réponses apportées par le client, les avocats du cabinet SHIFT avocats sont en mesure de collecter efficacement les informations nécessaires à l’identification des types de traitements à intégrer dans leurs registres. Cela permet de proposer une démarche immédiatement très concrète et professionnelle, très rassurante pour les clients qui s’avèrent de plus en plus demandeurs de transparence sur la méthodologie et le temps à consacrer aux actions en interne.
- Quelle est la valeur ajoutée de cette automatisation ?
Tout d’abord, ce questionnaire est envoyé directement au client. Par conséquent, la collecte d’information se fait en amont du premier rendez-vous. Cela permet ainsi d’éviter les éventuels écueils liés le plus souvent à un manque d’information sur le client et la difficulté qu’à ce dernier à identifier l’information utile à l’avocat.
Le but est donc de proposer un questionnaire, pédagogique et dynamique qui va permettre aux équipes du client d’avancer à leur rythme en mobilisant l’avocat uniquement lorsque cela est nécessaire.
Cette méthodologie permet par ailleurs de dupliquer facilement les phases d’audit dans les groupes de sociétés. Les filiales s’en trouvent rassurées dans la démarche qui donne une image de centralisation et cela évite une explosion du temps à consacrer à ces audits entité par entité. Pour autant l’accent est alors souvent mis sur l’accompagnement humain sans la phase rébarbative de la collecte exhaustive des informations.
De plus, cette méthode permet également à l’avocat de prendre plus de temps sur certains éléments sensibles comme le recours à une analyse d’impact. En définitive, c’est un échange plus riche et pédagogue qui aura lieu entre l’avocat et le client.
Enfin, une partie substantielle des livrables fastidieux peut-être prégénérée, laissant à l’avocat toute sa fraîcheur intellectuelle pour les opérations de qualifications juridiques et les points les plus exotiques à plus forte valeur ajoutée.
Cas d’usage numéro 2 : L’IP Scan
L’INPI propose à tous les avocats des missions rémunérées d’audit de l’ensemble des actifs de propriété intellectuelle d’une entreprise. Toutefois, bien que riche pour le bénéficiaire, cet audit n’exige pas une analyse poussée de la part de l’avocat.
Dans le cadre de cette mission, l’INPI rémunère les avocats sur la base d’un forfait. Or dans les faits, cette rémunération ne permet pas à l’avocat d’être rentable au vu de la charge de travail.
Le cabinet SHIFT s’est ainsi fixé l’objectif de réduire la rédaction de l’audit à deux heures au lieu d’une journée de travail initialement pour se consacrer pleinement aux entretiens et à une écoute humaine du bénéficiaire de la prestation.
- Comment est utilisée la solution d’automatisation dans ce cas ?
Les avocats vont construire un questionnaire très détaillé qui sera déroulé lors du rendez-vous avec le client. Cela permet de dessiner une vision exhaustive de la propriété intellectuelle de l’entreprise.
- Quelle a été la difficulté principale ?
Lors de la construction de ce modèle, le principal problème a été la multiplicité des combinaisons possibles entre les actifs de PI et les cas particuliers de création de ces actifs. Il a donc fallu réaliser un travail important de compilation exhaustive de toutes les situations pour délivrer une bonne qualité d’information au client.
Bien que le document ne soit pas d’une grande complexité, le travail de qualification de la situation juridique doit être fait précisément afin de délivrer une information exacte au client et répondre aux standards de qualité de l’INPI qui est normée ISO. Une information pertinente pourra alerter ce dernier sur des risques stratégiques et juridiques.
- Quel est l’intérêt d’une telle solution ?
Basé sur des exemples internes de prédiagnostics de l’INPI, validés par ce dernier, ce modèle est un exemple parfait de capitalisation sur expérience. En effet, l’exercice est récurrent et de nombreux conseils s’avèrent génériques même s’il n’est pas impossible que les avocats du cabinet SHIFT se retrouvent face à une situation inédite. Dans cette situation, l’audit est complété de manière traditionnelle lors de l’entretien avec le client, puis lors de la finalisation du livrable, afin de correspondre à la particularité rencontrée.
Le modèle peut ensuite être enrichi de ce cas si l’équipe d’avocats utilisateurs le juge utile. Grâce à cela, le modèle est en constante évolution et permettra à terme de couvrir une grande majorité des cas rencontrés par les avocats du cabinet.
En définitive, l’automatisation a permis au cabinet SHIFT d’harmoniser et sécuriser leur activité de conseil tout en permettant de capitaliser le savoir-faire des avocats. En plus d’être un gain de temps pour l’équipe, les modèles automatisés permettent de fournir un service de qualité et bien plus intéressant pour le client et l’avocat.
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