La multiplication des réglementations, la complexité accrue des contrats et la nécessité de collaborer plus étroitement avec différents interlocuteurs internes et externe ont favorisé l’émergence du métier de Contract Manager. Une solution pour une meilleure gestion des risques juridiques de votre Entreprise.
Dans un monde où il devient de plus en plus difficile de gérer rigoureusement le contenu des contrats commerciaux, il est devenu nécessaire de s’assurer du respect des engagements à travers une fonction dédiée.
Afin de mener à bien sa mission, le Contract Manager peut s’aider de nombreux outils. Focus sur 4 d’entre eux.
Qu’est-ce qu’un Contract manager ?
Il a pour mission de gérer tous les aspects des contrats d’une société, de leur préparation à leur clôture, en passant par le suivi de leur mise en œuvre, lorsque celle-ci s’étale dans le temps. Le Contract Manager est le garant des bonnes relations contractuelles entre son entreprise et ses clients, partenaires et fournisseurs.
Le Contract Manager cherche à optimiser les profits de l’entreprise, mais doit garder en tête tous les risques possibles, qu’ils soient légaux, contractuels ou financiers, tout en cherchant à protéger les intérêts de sa société et à conforter sa position commerciale.
Les 4 outils à utiliser en Contract management
Pour mener à bien ses missions et réduire tous les risques liés aux contrats juridiques, le Contract manager peut s’aider de 4 outils :
1- Les outils collaboratifs
Une bonne communication entre toutes les équipes concernées est essentielle, en interne comme en externe. Le Contract Manager est une fonction support et se doit de faire le lien entre toutes les parties. Pour cela, il faut utiliser les outils collaboratifs déjà présents en interne ou bien en amener de nouveaux pour une meilleure gestion, une gestion plus efficace dans le métier du Contract Manager.
Des outils comme Slack ou Teams sont une première étape indispensable à une bonne communication entre équipes, tandis que d’autres outils comme Planner ou Trello permettent de s’organiser et de répartir les tâches sans que rien ne soit oublié. Différentes offres de cloud et de partage de fichiers complètent cette liste.
Enfin, un reporting régulier et rigoureux est nécessaire de la part de tous les membres d’un projet. Choisir un bon outil de reporting permet aux managers d’un projet ou d’un contrat de poursuivre, modifier ou arrêter une stratégie en cours de route.
2- Suivi des risques et des règlementations
En amont de chaque projet, il est indispensable de dresser la liste des risques financiers, légaux et contractuels de l’Entreprise. Cette liste permet à l’Entreprise de les anticiper et de prévoir la réaction à adopter s’ils se présentent. Une liste qui permettra d’optimiser la gestion des risques par le Contract Manager.
En tant que garant financier et juridique de la bonne marche d’un projet juridique, le Contract Manager doit également garder un œil sur l’évolution des réglementations et s’assurer de la conformité des contrats aux législations en vigueur pour son Entreprise.
Pour cela, rien ne remplace l’expertise du Contract Manager lui-même dans son domaine d’activité, et la mise en place de veille réglementaire et sectorielle, que ce soit par des outils de recherche juridique classique (Légifrance, éditeurs juridiques), ou des newsletters propres au domaine d’activité du Contract Manager, émises par des syndicats ou des associations professionnelles par exemple.
3- Une suite bureautique adapté pour votre métier
Parmi les outils nécessaires au bon déroulement d’une mission de Contract Management, on retrouve également les suites bureautiques. Que ce soit un traitement de texte comme Word, un outil de tableur comme Excel ou un logiciel de présentation comme Powerpoint, ils sont indispensables au quotidien.
On ne peut que recommander d’opter pour la version cloud de la suite Microsoft Office (Office 365), puisque celle-ci donne non seulement accès aux toutes dernières versions de ces logiciels (en ligne ou sur application bureau), ainsi qu’à la plateforme Teams. Celle-ci, généralement connue pour les visioconférences, permet également de mettre en place une messagerie interne, ainsi que des équipes par projet.
Enfin, le store d’application de Teams permet d’intégrer tous les outils précités dans un seul et même environnement, et de les déployer rapidement, en fonction des projets et des besoins du moment.
4- Un logiciel d’automatisation de documents pour le Contract Manager
Afin d’augmenter la productivité et la bonne organisation d’un projet juridique, il est également indispensable pour un Contract Manager d’utiliser un logiciel d’automatisation de documents pour son métier. Il permet de générer les documents juridiques à partir de modèles personnalisés et ainsi, d’accélérer la production des documents récurrents et leur harmonisation.
Cette automatisation des tâches liées à la rédaction et la relecture des documents, telle que proposée par Legal Pilot, permet un gain de temps considérable, un avantage bienvenu lorsqu’on s’occupe de dizaines de contrats juridiques et de documents répétitifs en tant que Contract Manager au quotidien.
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