Presque toutes les entreprises utilisent des modèles de contrats dont elles ont besoin dans leurs activités quotidiennes. Qu’il s’agisse d’accords cadre, de conditions générales ou particulières de vente ou d’achat, de sous-traitance, de distribution, de contrats RH, il ne se passe pas un jour dans la vie d’une entreprise sans qu’elle ne s’engage dans une relation contractuelle.
Pourquoi la qualité de ces modèles de contrats est-elle importante ?
- Le contrat signé engage une société dans la durée
- Le contrat doit refléter au plus juste les positions convenues par les parties
- Le contrat bien rédigé peut sauver une entreprise d’une mauvaise situation
- Le contrat mal rédigé génère des risques que l’entreprise ignore et qu’elle découvre souvent à ses dépends
La méthode avec laquelle une entreprise rédige ses modèles de contrat est donc fondamentale. Pour remplir son rôle, le modèle de contrat doit être clair, facilement utilisable et reproductible.
Une bonne contrathèque, une affaire de taille ou de moyens pour l’entreprise ?
Les grandes entreprises qui sont dotées de juristes internes sont plutôt bien armées pour standardiser les modèles de contrats. Mais il en est tout autrement pour les TPE/PME et certaines ETI qui n’ont pas les moyens d’internaliser les fonctions de support juridique.
Dans la pratique les premiers modèles de contrats sont souvent rédigés par les avocats partenaires de l’entreprise. Le coût parfois élevé de leurs honoraires incite l’entreprise à faire évoluer ces modèles de contrats par ses équipes internes (directeur commercial, services RH, Direction Financière etc …)
Au fur et à mesure que les équipes internes développent leur expertise, la création et la mise à jour des modèles de contrats entre naturellement, mais parfois dangereusement, dans le périmètre de leurs responsabilités.
C’est ainsi que dans la plupart des entreprises une ou plusieurs personnes, endossent de lourdes responsabilités sur un périmètre pour lequel il n’ont pas été formés. Et leur travail se complique avec l’inflation des normes réglementaires, les changements permanents des lois et les jurisprudences versatiles.
Quels sont les risques liés à l’utilisation de modèles de contrats ?
Les modèles de contrats sont généralement considérés par les juristes de l’entreprise ou les salariés opérationnels qui les utilisent, comme un référentiel dont il ne faut pas trop s’écarter, voire ne pas s’écarter du tout.
Considérer ces modèles de contrats comme une référence « sacrée » peut présenter certains avantages : standardisation contractuelle au sein de l’entreprise, partage de la connaissance, et maîtrise des risques dans l’usage quotidien de ces modèles par les opérationnels.
Mais dans la vraie vie des entreprises, les modèles de contrats mis à la disposition des opérationnels sont régulièrement adaptés ou modifiés au cas par cas, sans validation des juristes.
Les aménagements rédactionnels dont ils font l’objet sous la pression des cocontractants sont souvent considérés par les opérationnels comme des modifications mineures sans réelle prise de conscience des risques que ces adaptations font encourir à l’entreprise.
Sous la pression légitime des opérationnels qui ont besoin de rapidité dans l’exécution du business, les juristes peinent à surveiller et à maintenir dans la durée, l’emploi des modèles de contrats qui sont mis à leur disposition.
La méthode qui consiste à imposer aux opérationnels d’adresser par mail tout projet de contrat à la validation préalable des juristes dès lors que ledit projet s’écarte un tant soit peu du modèle standard ne fonctionne pas.
Comment reprocher aux opérationnels de faire l’impasse du contrôle préalable du juriste quand ils n’ont pas le sentiment d’avoir modifié une clause importante du contrat ou qu’ils ont réutilisé le même modèle de contrat signé dans une affaire précédente ?
C’est ainsi que la plupart des entreprises sont engagées par des contrats mal rédigés qui leur font prendre des risques qu’elles ignorent et qu’elles découvrent souvent à leur dépends quand survient un litige.
Sans automatisation de la rédaction et gestion des contrats – point de salut…
On l’aura compris, même si l’entreprise a réussi à construire une bibliothèque de modèles ou une contrathèque de contrats fiables et régulièrement mis à jour, il est quasiment impossible de maîtriser l’usage de ces modèles word par les opérationnels.
Sauf à imposer aux opérationnels une validation systématique par les juristes, de tous les contrats avant leur signature, la standardisation contractuelle au sein de l’entreprise est quasiment impossible à maintenir avec la mise à disposition d’une bibliothèque de modèles de contrats créée sous word.
Seul l’usage d’un logiciel juridique de rédaction et gestion automatisée des contrats comme LEGAL PILOT permet de standardiser la production contractuelle d’une entreprise mais également de monitorer et piloter son activité.
Si votre entreprise reconnaît les limites de son fonctionnement dans son organisation actuelle dans cet article et qu’elle aimerait optimiser ses processus contractuels, nous vous invitons à nous contacter.
« Dans la vraie vie des entreprises, les modèles de contrats mis à la disposition des opérationnels sont régulièrement adaptés ou modifiés au cas par cas, sans validation des juristes. »
