Tout savoir sur… la transformation numérique d’un cabinet d’avocats

La transformation numérique offre une toute nouvelle efficacité aux cabinets d’avocats

La transformation numérique touche l’ensemble des métiers, les cabinets d’avocats ne faisant pas exception. Elle peut en effet permettre à ces derniers d’être plus efficaces, de gagner du temps dans le traitement des demandes des clients, de trouver des idées inédites d’optimisation ainsi que des nouvelles sources de revenus. Mais comment initier cette démarche ? Quels sont les points de vigilance ? Quels outils adopter afin d’optimiser la production juridique ? Legal Pilot vous explique tout !

 

Transformation numérique du cabinet d’avocats : les 5 bonnes pratiques

Lancer la transformation numérique d’un cabinet d’avocats, c’est débuter un processus pouvant être long et stratégique, étant donné les opportunités qu’il doit ouvrir. C’est pourquoi il convient de :

Réaliser un audit, afin d’analyser les besoins : il s’agira dès lors de déterminer la pertinence des outils numériques déjà adoptés, et de lister les process qui pourraient, ou non, faire l’objet d’une transformation digitale.

Identifier des moteurs internes à la transition numérique : les nouveaux outils que vous adopterez dans le cadre de votre digitalisation doivent être poussés et présentés par des collaborateurs en interne. Ces ambassadeurs de vos solutions connectées contribueront à motiver l’ensemble des membres du cabinet d’avocats.

Former les collaborateurs : c’est la condition sine qua none pour que la transformation numérique du cabinet d’avocats soit un succès. Tous, indépendamment de leur âge, n’ont pas le même niveau d’aisance face aux solutions digitales. En interne, en externe, sur une journée ou deux, mettez en place un temps d’apprentissage et de prise en main des outils numériques.

Développer sa présence en ligne : site Internet, fiche Google MyBusiness, réseaux sociaux professionnels… le cabinet d’avocats doit « exister » sur Internet. C’est à la fois une question d’image et d’efficacité.

Ouvrir les outils connectés aux clients : avec la transformation numérique, les clients des cabinets d’avocats peuvent utiliser de nouvelles solutions, permettant d’obtenir des réponses plus rapidement à leurs sollicitations. 

 

Le logiciel de gestion, pour débuter

Le logiciel de gestion des cabinets d’avocats constitue une base solide en vue de la transformation numérique du cabinet d’avocats. C’est un outil digital qui a pour vocation d’aider la structure dans la réalisation des tâches chronophages, quelle que soit leur niveau d’importance dans le quotidien :

– la gestion de l’agenda ;

– le classement des emails ;

– la gestion des procédures ; 

– la facturation et le recouvrement…

Un logiciel de gestion des cabinets d’avocat intègre ainsi plusieurs fonctionnalités, à travers une interface le plus souvent déployée en mode SaaS. Il peut donc être ouvert et utilisé depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet.

 

Le clausier juridique, pour initier l’automatisation

Deuxième outil central pour les cabinets d’avocats, le clausier juridique. Il s’agit d’une « bible », un recueil de clauses ou de modèles, pouvant être utilisés pour la rédaction de futurs. Il s’agit d’un outil ordonné : le clausier va en effet recenser, en appliquant une certaine logique (qui peut être propre à chaque juriste ou avocat), l’ensemble des éléments textuels pouvant être ajoutés à un contrat, une assignation, une consultation…

Il se construit selon le principe de l’amélioration continue. Ainsi, chaque type de dossier devrait idéalement disposer d’un clausier dédié, avec une section pour chaque type de clause. Par ailleurs, le clausier se doit d’être enrichi d’informations pertinentes (réglementation en vigueur, recommandations internes, clauses alternatives…) ajoutées par les utilisateurs au fur et à mesure des besoins.

 

Le logiciel de génération de documents standards, pour gagner du temps

L’objectif d’un logiciel de génération de documents ? Fournir des outils aux cabinets d’avocats pour qu’ils puissent éditer rapidement et facilement des documents juridiques simples (courriers, relances, etc.) ou standards (statuts, contrats de travail, etc.). Il repose généralement sur une base de modèles proposés par l’éditeur, s’appuyant sur un moteur de fusion documentaire. Le document, créé de manière automatique, va ensuite demander créé automatiquement à partir des informations saisies une relecture attentive, pour ne pas laisser passer d’incohérence ou d’erreur.

 

Le logiciel d’automatisation de documents, pour maximiser son efficacité

Le logiciel d’automatisation de documents fait partie des outils les plus puissants pour les cabinets d’avocats qui ambitionnent de réussir leur transformation numérique en profondeur. Il a pour objectif d’aider les professionnels du droit à créer des documents complexes ou personnalisés plus rapidement, de faciliter l’intégration des clauses et des données dans différents éléments, et d’optimiser les échanges d’informations liés à la génération de documents (collecte d’informations, notifications, validations, etc.).

Le logiciel d’automatisation de documents fonctionne grâce à l’utilisation de modèles dynamiques créés au préalable par l’éditeur ou le cabinet lui-même sur la base de ses besoins spécifiques. L’idée est au départ de se focaliser sur les dossiers les plus récurrents afin d’automatiser un maximum de tâches répétitives, de la collecte de données, à la génération du document en passant par les suppressions des doubles saisies. 

 

L’externalisation, la solution pour gagner du temps

Le cabinet d’avocats connecté n’est pas uniquement celui qui adopte de nouveaux outils et créé des services en ligne pour ses clients.. C’est aussi celui qui a fait sa « révolution psychologique », en entérinant le fait que  les avocats ne peuvent plus matériellement s’occuper de tout. Ainsi, il peut être opportun d’externaliser ou de sous-traiter ce qui ne relève pas de son cœur de compétences. Il peut notamment s’agir :

– des formalités ;

– des relances et de la facturation ;

– de la gestion de la communication ;

– du traitement de certains dossiers, etc.

L’objectif derrière cette transmission des tâches à des entreprises ou cabinets tiers ? Libérer du temps, pouvant être consacré à des tâches plus importantes, plus valorisantes, plus intéressantes. Et plus rémunératrices, au passage !


L’importance de bien distribuer les tâches

Les cabinets d’avocats peuvent également profiter de la digitalisation pour mieux organiser la distribution des tâches, des avocats associés aux collaborateurs en passant par les assistants juridiques. En effet, en réorganisant certains services, en adoptant de nouveaux outils, en repensant les habitudes, il est possible de gagner, assez simplement, beaucoup de temps dans de nombreux domaines de l’activité du quotidien. Comment faire ? Il faut commencer par se poser, analyser les besoins et les usages de la structure. Puis effectuer les changements qui pourraient être nécessaires, en fonction des goûts, des capacités et des envies de chacun !

 

Vous souhaitez être guidé dans la transformation numérique de votre cabinet d’avocat ? L’idée d’optimiser votre rédaction juridique avec un logiciel dédié ? Contactez les équipes de Legal Pilot sans plus attendre !

 

« Le logiciel d’automatisation de documents fait partie des outils les plus puissants pour les cabinets d’avocats qui ambitionnent de réussir leur transformation numérique en profondeur »

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