Département juridique : quels postes digitaliser en premier ?

La gestion des documents papiers est plus facile lorsqu’elle est digitalisée.

Les départements juridiques des entreprises figurent parmi les premiers bénéficiaires de la transformation numérique. En effet, les solutions digitales permettent aux collaborateurs de gagner du temps, d’être plus efficaces, et de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée. Mais quels sont les postes qui peuvent être d’ores et déjà digitalisés ? Legal Pilot fait le point !

 

La signature électronique

La signature électronique est l’un des plus importants aspects de la transformation numérique appliquée aux directions juridiques. C’est peut-être même le premier changement à mettre en œuvre : pourquoi, en effet, digitaliser des process (contractuels par exemple) pour finir par une signature manuscrite ?

La signature électronique repose sur l’utilisation d’un certificat, permettant d’authentifier à la fois le signataire et l’émetteur du document. Elle dispose de la même valeur légale que son équivalent manuscrit : tous les voyants sont donc au vert pour l’adopter. C’est d’autant plus vrai qu’elle permet de gagner du temps et de l’efficacité au quotidien !

 

La gestion électronique de documents

La gestion documentaire est un autre élément de base de la transformation numérique appliquée aux directions juridiques. Celle-ci passe tout d’abord par l’utilisation d’une solution de GED. Mais il est aussi possible de passer par un Drive (Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, ou toute autre solution Cloud professionnelle), pour permettre aux collaborateurs d’accéder à n’importe quel document, peu importe l’endroit où ils se trouvent, contrôler efficacement les accès, consulter l’historique des versions… De plus, diverses solutions existent pour générer de manière automatique des documents, avec des clauses types définies en amont. Le principal avantage ? Une simplification des tâches !

 

Les solutions d’automatisation juridique

Pour les directions juridiques qui souhaitent aller plus loin dans l’automatisation de leur production documentaire, il est possible d’adopter une solution dédiée à la rédaction juridique. Un tel progiciel permet de bénéficier :

– de modèles et d’un éditeur de modèles ;

– d’un clausier juridique ;

– d’un historique des documents rédigés ;

– de fonctionnalités pour travailler à plusieurs sur les modèles…

 

L’intégration des documents papier au système d’information

La transformation numérique ne signe pas l’arrêt de mort des documents papiers : au contraire, elle leur donne une nouvelle vie. En effet, grâce à la numérisation couplée à l’OCR (reconnaissance optique des caractères), ce véritable patrimoine informationnel redevient exploitable en temps réel, sans effort de saisie ou de recherche au sein de lourds dossiers. Ainsi, les données des documents papiers reprennent toute leur valeur, profitant ainsi à tous les collaborateurs. 

 

L’analyse prédictive

La justice prédictive s’est tout d’abord développée au Royaume-Uni et aux États-Unis. Le concept ? Grâce à une base de données enrichie en continu, des algorithmes permettent d’évaluer les chances de gagner ou de perdre une action menée en justice. Il s’agit ainsi d’un outil précieux d’aide à la décision, le complément idéal d’une recherche dans la jurisprudence française !

 

On le voit, la digitalisation de la rédaction juridique fait partie des principaux « pans » de la transformation numérique appliquée aux départements en charge de cette mission. Vous souhaitez en savoir plus sur le sujet ? Contactez les équipes de Legal Pilot !

 

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