Les progiciels juridiques sont au cœur de la transformation numérique des départements juridiques des entreprises. Ils en sont même le moteur : grâce à eux, l’ensemble des collaborateurs peut gagner en productivité , échanger des documents et des informations plus facilement, et accroître sa valeur ajoutée au sein de l’entreprise. Mais, au juste, qu’est-ce qu’un progiciel juridique ? Comment en déployer un ? Legal Pilot fait le point !
Progiciel juridique, définition
Commençons par bien définir ce dont nous allons parler dans cet article. Un progiciel juridique, c’est un outil informatique spécialement développé et édité pour aider les acteurs du monde juridique à mieux gérer certaines tâches liées à leur quotidien, qu’elles soient ponctuelles ou récurrentes.
Ce genre de solution repose sur un système de centralisation des données, ce qui permet d’améliorer le partage et la diffusion d’informations à jour, mais aussi de synchroniser l’ensemble des opérations de la direction juridique, de la plus courante à la plus spécialisée.
Les éditeurs de ce genre de programmes privilégient aujourd’hui les solutions en SaaS pour leurs progiciels juridiques. Un tel fonctionnement présente en effet l’avantage de pallier les problèmes rencontrés sur un serveur local (panne, manque de puissance, vols de matériel…), mais également de faciliter la maintenance et la mise à jour, mutualisées entre les utilisateurs. Les solutions sont ainsi hébergées sur le Cloud, ce qui évite aux utilisateurs d’avoir à installer la solution sur différents appareils, et leur permet d’accéder à leurs données sur de multiples appareils, au bureau ou en situation de mobilité.
Des progiciels dans un cadre nouveau, la transformation numérique
Les progiciels juridiques sont la concrétisation dans les départements juridiques d’un phénomène nouveau qu’est la transformation numérique. Cette expression désigne un processus moderne, dans lequel l’entreprise va intégrer les technologies digitales dans ses différentes activités et au cœur de ses métiers. Il s’agira ainsi :
– d’abolir les frontières géographiques, les collaborateurs pouvant travailler depuis n’importe quel endroit, pour peu qu’ils disposent d’une connexion à Internet ;
– d’utiliser l’Internet des objets pour récupérer et générer de nouvelles données ;
– de déployer de nouvelles solutions connectées, changeant certes les habitudes des collaborateurs mais offrant un retour sur investissement rapide ;
– de diffuser une nouvelle culture « connectée » au sein de l’entreprise.
Que permettent de faire les progiciels juridiques ?
Concrètement, quelles sont les fonctionnalités d’un progiciel juridique ? Cela peut varier grandement en fonction du ou des principaux besoins devant être adressés (ex. gestion des contrats, des contentieux, des sites, helpdesk, base de connaissance, etc.). On peut toutefois citer les points suivants, qui se retrouvent, sous une forme ou une autre, dans la plupart des solutions :
– La gestion des documents et des données administratives : en fonction de la problématique, les documents et les données s’y rattachant (pièces, historique, emails, etc.) vont être regroupés. L’idée est de centraliser l’information afin d’améliorer son traitement par les juristes, voire d’automatiser certaines actions en fonction de règles métier.
– La communication/collaboration : certains progiciels juridiques se focalisent sur la simplification les échanges au sein des directions juridiques ainsi qu’à l’égard de leurs clients internes/externes. Ils peuvent, par exemple, proposer une plateforme de discussion, avec chat et/ou outils de visioconférence, des bases de connaissances, des chatbots, etc. Ce type de solution aide à décloisonner la direction juridique, en proposant une ouverture vers les autres services.
– L’envoi de documents : il s’agit en effet d’une tâche incontournable mais extrêmement chronophage pour les membres d’une direction juridique. Avec un progiciel juridique, il est possible d’automatiser tout ou partie de ces flux en fonction de règles métier, afin de faciliter l’accès vers les versions à jour des documents et leur suivi.
6 bonnes pratiques pour déployer un progiciel juridique
Vous envisagez de déployer, au sein de votre département juridique, un progiciel spécialisé dans les questions que vous traitez au quotidien ? Voici 6 bonnes pratiques à observer pour que cette démarche soit un succès :
1. Impliquez les collaborateurs clés : ils doivent être associés au choix de la solution, puis à sa phase de test. Pour cela, appuyez-vous sur les collaborateurs les plus à l’aise avec l’outil digital et ceux qui manifestent le plus de motivation à l’idée de transformer leurs process.
2. Faites un suivi en continu : il convient de vérifier, tout au long du déploiement du progiciel juridique, que celui-ci reste cohérent avec les attentes initiales, que ce soit en termes de fonctionnalités, de retours des collaborateurs ou de temps d’utilisation. Vous pourrez ainsi, rapidement, effectuer les opérations correctives qui pourraient s’imposer.
3. Formez les collaborateurs : tous n’ont pas le même niveau d’aisance avec le digital. Vous n’obtiendrez pas les résultats espérés si certains restent à la traîne. Il convient donc de dédier un temps à la formation de vos équipes.
4. Corrigez les problèmes lors de la phase de test : cela peut sembler une évidence, mais c’est toujours bon de le rappeler : en fonctionnant par itérations, vous aurez toutes les chances de repérer les bugs, et de les réparer. N’attendez donc pas le dernier moment pour corriger les erreurs constatées.
5. Améliorez constamment l’outil adopté : la transformation numérique, c’est un processus d’amélioration continue. Lorsque vos collaborateurs maîtrisent les premières fonctionnalités intégrées, ajoutez-en de nouvelles, en fonction de vos besoins.
6. Identifiez les besoin clés et déterminez des indicateurs de performance (nombre de dossiers traités, temps moyen passé sur un cas, échanges avec les autres services…) : cela vous permettra de distinguer l’essentiel de l’accessoire (must have vs. nice to have), et de mesurer collectivement le succès du projet à l’aune de critères partagés par l’équipe.
Vous souhaitez vous aussi déployer un progiciel juridique au sein de votre département juridique ? Contactez les équipes de Legal Pilot !
» Ce genre de solution repose sur un système de centralisation des données, ce qui permet d’améliorer le partage et la diffusion d’informations à jour «
