En tant que chef de projet juridique dans votre Entreprise, on se retrouve souvent à gérer une équipe, des dizaines de tâches différentes, à devoir tenir des délais, jongler entre les réunions, se plonger dans des recherches… tout en essayant de rester disponible pour répondre aux collaborateurs ou aux clients.
Un outil de gestion de projet juridique peut vous aider à organiser efficacement un projet en fixant des objectifs, des délais, en gérant les ressources et en répartissant les tâches entre tous les membres d’une équipe.
Zoom sur la pertinence de l’utilisation de ce type d’outils de gestion de projet dans le cadre d’un service juridique.
À quoi sert un outil de gestion de projet juridique ?
Au sein de n’importe quel entreprise, de n’importe quel service, utiliser un outil de gestion de projet présente de nombreux avantages dans la qualité de travail interne :
- cela permet de gagner en efficacité et en productivité au travail ;
- on peut planifier toutes les étapes d’un projet et atteindre les objectifs dans les délais ;
- le niveau d’avancement général d’un projet est consultable en un seul coup d’œil ;
- il est plus facile de savoir ce qui doit être priorisé.
Au niveau du management, c’est également un très bon outil de gestion et de pilotage :
- chacun sait ce qu’il a à faire précisément et les managers peuvent rééquilibrer la charge de travail entre les différents collaborateurs pour atteindre les objectifs ;
- l’absence de certains membres du projet pendant certaines périodes devient plus facile à gérer ;
- on peut l’utiliser pour faire le point après le projet : savoir qui a fait quoi et quel temps a été consacré à chaque tâche. Une information pratique dans la gestion de projet juridique.
Un outil de gestion de projet peut également servir à communiquer en externe avec les clients ou les fournisseurs, et en interne avec les décideurs.
La gestion de projet appliquée au domaine juridique
Dans une direction juridique (DJ), de nombreuses tâches sont complexes, longues et transversales. Celles-ci peuvent s’apparenter à des projets juridiques différents de front, pour lesquels l’utilisation d’outils de gestion de projets est particulièrement adaptée.
En effet, les spécificités de fonctionnement d’une DJ en font un service juridique idéal pour organiser le travail, les missions via un outil de gestion de projet. Celui-ci vous permettra de :
– gérer un flux de production, ce qui suppose de répondre à des demandes internes ou externes tout en collaborant avec d’autres services (DSI, Achats, DRH, direction générale, etc.)
– initier et mener des projets juridiques de fond, comme la mise en conformité d’une nouvelle ligne de produits que l’entreprise envisage de mettre sur le marché, le pilotage de la conformité RGPD et les actions s’y rattachant, ou encore gérer la mise en place de contrats complexes.
– participer à des projets de manière transversale avec d’autres équipes, comme un projet de transformation numérique, de création de site web ou de conception de produit.
Si vous souhaitez mener un projet de transformation numérique, découvrez les 5 KPI à surveiller en Direction Juridique.
3 outils de gestion de projet juridique à découvrir
Les outils de gestion de projets sont très nombreux, et souvent plus ou moins adaptés en fonction des spécificités métier. Ci-dessous quelques exemples d’outils adaptés pour un service juridique :
- Monday : simple et flexible, Monday est un outil de gestion de projet avec lequel on peut créer des timelines et obtenir des vues globales sur un projet.
- Planner : inclus nativement dans la suite Microsoft 365, il permet d’organiser un travail d’équipe de manière intuitive et collaborative, et de créer des tableaux Kaban.
- Notion : cet outil adresse bien les problématiques de knowledge management rencontrées par les juristes. Il propose une interface intuitive et des roadmaps, en plus d’un éditeur intelligent pour faciliter la rédaction de contenus.
Il en existe de nombreux autres ; à vous de tester et choisir celui qui vous convient le mieux !
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« Dans une direction juridique, de nombreuses tâches sont complexes, longues et transversales. Celles-ci peuvent s’apparenter à des projets différents de front, pour lesquels l’utilisation d’outils de gestion de progets est particulièrement adaptée. »
