Les LegalTechs ont apporté leurs lots de nouvelles expressions. “Digitalisation des services”, “automatisation documentaire”, “workflow rédactionnel”. Pas toujours facile de s’y retrouver dans tout ce discours technique.
Pour simplifier, les LegalTechs ont vocation à répondre à ces phrases qui vous sembleront plus familières :
- “Je ne serai pas là à la réunion, je dois avancer sur mes dossiers”
- “Ça fait une heure que je suis sur ce dossier et je n’ai toujours pas avancé. Jeanne, tu sais où se trouve le contrat commercial ? »
Dans ce cas, l’automatisation de documents est un sujet qui pourrait vous intéresser.
Le concept de l’automatisation, qu’est-ce que c’est ?
Le concept de l’automatisation consiste à se servir de la technologie pour réduire le temps humain consacré à une tâche.
Lorsqu’elle est liée à la rédaction de documents (actes, contrats, courriers…), l’automatisation se traduit par l’utilisation d’un logiciel qui va simplifier la gestion de toutes les étapes du flux de travail (rédaction, validation, signature, stockage du document).
La plupart des logiciels d’automatisations assurent ainsi le workflow lié aux processus de rédaction : ils permettent notamment d’assurer la relecture et la validation des documents, de les trier automatiquement puis de les stocker dans différentes catégories avant de les rendre accessibles par tous les utilisateurs selon leur niveau de droit sur une plateforme unique.
Cette possibilité d’avoir une plateforme en ligne regroupant l’ensemble de ces documents assure un gain de temps et une sécurité supplémentaire en dehors même de l’aspect rédactionnel : Il n’y a plus de risques de perte de documents, l’ensemble des collaborateurs peut y accéder documents sur une plateforme unique, 24h/24 et 7j/7.
Ainsi, au-delà du simple aspect rédactionnel, l’automatisation constitue surtout une harmonisation de l’ensemble de la chaîne de traitement des documents.
L’automatisation peut aussi être utilisée pour assurer l’insertion automatique de données dans un formulaire, un contrat ou un courrier, à la suite d’une collecte d’information auprès d’un client.
Conscients que les actes et contrats sont spécifiques à chaque entreprise, les logiciels d’automatisation accordent généralement une grande liberté à l’utilisateur dans la gestion de la rédaction.
L’automatisation n’est donc pas “automatique”, l’utilisateur est libre de configurer ses modèles, et garde la main sur la version finale du contrat pour conserver le maximum de flexibilité.
L’automatisation, ça me concerne ?
La digitalisation croissante des entreprises, que ce soit dans le secteur juridique ou autres, a accru considérablement les attentes des clients sur la qualité des services proposés. Les services en ligne proposant prise de renseignements et téléchargements de documents sont très appréciés des clients car ils simplifient leurs démarches.
Déclarations de sinistre, simulateurs de prêts, prestations sociales… Nombreux sont les acteurs, publics ou privés, proposant des services totalement dématérialisés.
Cette modernisation des démarches touche désormais tous les secteurs : cabinets d’avocats, directions juridiques, industries, protections juridiques.. Qui utilisent les outils d’automatisation pour moderniser la rédaction de leurs contrats.
Ces services en ligne totalement dématérialisés permettent d’assurer aux entreprises une récupération efficace et automatisée des données pour les réemployer lors de la production d’actes.
Un logiciel d’automatisation peut donc être utilisé dans tous les départements de l’entreprise.
D’une part, au sein du service juridique, pour la rédaction des contrats et actes juridiques dont le contenu s’adaptera aux données clients.
Pour le service RH, il simplifiera la rédaction des actes liés aux salariés (contrats de travail, avenants..) tandis qu’il permettra aux services achats et commerciaux d’avoir accès à un espace pour la rédaction des devis et contrats commerciaux.
Au-delà du gain de temps, l’ensemble des employés habilités pourra accéder directement à tous les documents produits.
Idée reçue ! L'automatisation nécessite d'être informaticien et développeur !
Faux, ce sont des logiciels clés en main et utilisables au même titre que d'autres logiciels d'édition.
Quel est mon intérêt à automatiser la rédaction des documents juridiques ?
On considère généralement que la mise en place de l’automatisation est avantageuse sur deux aspects car elle permet de :
- Simplifier le travail de vos équipes
- Améliorer l’image de la société auprès de vos clients.
Pour vos équipes, le plus populaire d’entre eux est le gain de temps procuré par le recul de l’activité humaine dans les tâches répétitives, dont l’exécution est transmise au logiciel.
Pour vos clients, elle assure une attractivité supplémentaire de votre société.
Concernant le gain de temps attendu, il faut comprendre comment cela se traduit dans la pratique :
Concrètement ça se passe comment ?
Généralement, la mise en place de l’automatisation passe par plusieurs périodes successives.
La première étape est de mettre en place le gestionnaire interne du projet. Il s’agit de la personne qui sera chargée de la supervision du projet et recensera l’ensemble des besoins et problématiques des différents services concernés.
L’ensemble de son travail est généralement consigné au sein d’un cahier des charges. Ce document pourra être transmis auprès du prestataire en charge de l’automatisation.
Un audit peut vous être proposé afin d’évaluer vos besoins et d’identifier si la solution est en adéquation avec ces derniers. Il ne faut pas oublier que les LegalTechs spécialisées dans l’automatisation ont une très bonne connaissance des pratiques rédactionnelles, leur avis est souvent important et doit être consigné dans le cahier des charges.
Le cahier des charges doit contenir un certain nombre d’éléments importants, parmi lesquels :
- Résumé de la situation actuelle
- Objet du projet
- Collecte des besoins/attentes de chaque service.
- Règles de fonctionnalités
- Règles de gestion
- Détermination du budget
Ensuite, une démonstration personnalisée du logiciel d’automatisation doit être demandée afin que vous puissiez concrètement analyser les apports d’une telle solution. Elle est élaborée par des experts produits à partir d’un modèle de document récurent proposé par le potentiel client.
Lorsque vous êtes convaincu des apports de la solution, vous devez alors être formé à l’utilisation du logiciel aux différentes méthodes d’automatisation.
En effet, il n’existe pas une, mais plusieurs manières d’automatiser.
On distingue classiquement la modélisation en externe de la modélisation en interne. Chaque méthode présente avantages comme inconvénients.
La modélisation en externe est le processus le plus rapide ; en effet, celui qui produit le modèle est un expert logiciel. Ainsi, le gain de temps est assuré. Toutefois, cette méthode engendre nécessairement un coût supplémentaire et vous serez également mis à contribution pour les étapes préparatoires (préparation du document, réponse aux questions).
La modélisation en interne vous offre une pleine maîtrise de la chaîne de production. A la suite de votre formation, vous serez vous-même un expert logiciel en herbe ! Ainsi, vous pourrez utiliser toute la flexibilité qu’offre une telle solution logicielle, vous serez libre d’effectuer toutes les modifications nécessaires à vos modèles sans avoir à vous adresser à un interlocuteur externe. Toutefois, cette méthode est nécessairement plus lente au départ et nécessite un temps d’apprentissage.
Ainsi, il vous appartient de choisir la méthode qui correspond à vos attentes.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’automatisation de la gestion documentaire ? Contactez les équipes de Legal Pilot !
