Dans les entreprises, les directions juridiques ont un rôle capital. Elles guident leurs employeurs quant au respect des réglementations, les accompagnent dans la rédaction de documents, assument un rôle de conseil et souvent stratégique… Autant dire que toutes ces tâches peuvent s’avérer chronophages. Heureusement, avec la transformation numérique, il est possible de gagner du temps et d’optimiser la production juridique. Comment faire ? Quels outils adopter, et dans quel ordre de priorité ? Qui impliquer dans cette démarche ? Legal Pilot fait le point !
La digitalisation, une question d’efficacité
La transformation numérique sert avant tout l’efficacité de l’entreprise. Elle vise en effet à améliorer, en profondeur, les habitudes des collaborateurs. Ceux-ci sont alors invités à adopter de nouveaux outils et de nouveaux réflexes, dans de multiples domaines :
– la gestion des documents ou des projets ;
– le contentieux ;
– la propriété intellectuelle ;
– la gestion des contrats ;
– le partage du patrimoine informationnel…
Ainsi, à travers ces process, la transformation numérique améliore la communication en interne, comme en externe. Avec elle, la fonction juridique est plus efficace et proactive.
De fait, la transformation numérique contribue à mieux intégrer la direction juridique aux enjeux opérationnels de l’entreprises, aux décisions importantes, voire, tout simplement, à la vie de la structure. Libérée des tâches répétitives par les outils connectés, elle peut prendre toute sa place dans l’entreprise. Les « projects managers » sont alors aidés par des « contracts managers », issus des départements juridiques, qui vont identifier les risques et les leviers de négociations dans la dimension contractuelle des projets, anticiper les difficultés dans l’exécution du contrat, et mettre en place une gestion proactive des engagements.
VTC, pour lancer sa transformation numérique
Mais comment initier une transformation numérique au sein d’une direction juridique ? La réponse tient, selon l’AFJE (Association française des juristes d’entreprise), en trois lettres, avec l’acronyme VTC. Il signifie :
– V, pour Valeur ajoutée du travail du juriste : quelle est-elle et comment la valoriser ?
– T, pour Technologie : quels outils sont utilisés, lesquels peuvent l’être ?
– C, pour Collaboratif : comment les interactions au sein de l’entreprise et en externe sont-elles gérées ?
Qu’est-ce qu’un progiciel juridique ?
La transformation numérique implique l’adoption, par les équipes, de certains progiciels juridiques. De quoi s’agit-il ? Un progiciel juridique, c’est un outil informatique spécialement développé pour aider les acteurs du monde juridique à automatiser la gestion de leur quotidien. Il repose ainsi sur un système de centralisation des données, ce qui lui permet de synchroniser l’ensemble des opérations de la direction juridique, de la plus courante à la plus spécialisée. Il est par ailleurs le plus souvent hébergé en SaaS, afin que chaque collaborateur puisse y accéder depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet.
Trois premiers chantiers pour optimiser sa production juridique
Lorsqu’une entreprise souhaite voir sa direction juridique passer par la case « transformation numérique », elle mène certains chantiers en priorité. Le premier, c’est la signature électronique. Celle-ci repose sur l’utilisation d’un certificat, qui permet d’authentifier à la fois le signataire et l’émetteur du document. Notons que la signature électronique dispose de la même valeur légale que son équivalent manuscrit. Les bonnes raisons de l’adopter ne manquent donc pas (baisse des coûts opérationnels, politique zéro papier, gains de temps…).
Ensuite, il peut être pertinent d’automatiser la production documentaire. Il s’agit, en l’espèce, de s’équiper d’une solution dédiée à l’optimisation de la rédaction juridique, qui va s’appuyer sur des modèles éditables, un clausier juridique, un historique… Enfin, il convient de passer à la gestion électronique des documents (GED). L’idée ? Faciliter le partage de documents électroniques au sein du département juridique, mais aussi vers les autres services de l’entreprise. Avec la possibilité d’initier une gestion intelligente du patrimoine informationnel de la société, qui peut être transmis d’un collaborateur à un autre plus facilement.
6 bonnes pratiques pour déployer un progiciel juridique
Comment, concrètement, déployer au sein de l’entreprise un progiciel juridique ? Pour cela, 6 bonnes pratiques sont à avoir à l’esprit :
– 1/ Impliquez l’ensemble des collaborateurs, que ce soit dans le choix de la solution, dans son paramétrage, ou dans sa phase de test.
– 2/ Faites un suivi en continu. Il convient de vérifier, tout au long du déploiement du progiciel juridique, que celui-ci reste cohérent avec les attentes initiales.
– 3/ Formez les collaborateurs. Vous n’obtiendrez pas les résultats espérés si certains restent à la traîne.
– 4/ Corrigez les problèmes lors de la phase de test. En fonctionnant par itérations, vous aurez toutes les chances de repérer les bugs, et de les corriger.
– 5/ Améliorez constamment l’outil adopté, dans le cadre d’un processus d’amélioration continue.
– 6/ Fixez-vous des objectifs, et, en cours de route, effectuez des contrôles : où en êtes-vous dans la poursuite de ces objectifs, ceux-ci ont-ils évolué ?
Les indicateurs qui valident le succès d’une transformation numérique
Votre direction juridique a adopté de nouveaux outils ? Elle a opéré un changement organisationnel qui doit lui permettre d’atteindre un nouveau niveau d’efficacité ? Il convient de vérifier que l’opération réunit toutes les conditions nécessaires pour constituer un succès. Pour cela, plusieurs indicateurs clés de performance sont à surveiller :
– Le temps moyen passé sur un dossier. Il permet de comparer le fonctionnement d’une direction juridique avant la digitalisation et son fonctionnement après celle-ci, à complexité de dossiers équivalente.
– Le nombre de dossiers traités, puisque si le temps moyen passé sur un dossier baisse, alors le nombre de dossiers traités doit augmenter.
– Les sommes dépensées. Le retour sur investissement d’une transformation numérique doit être, sinon rapide, au moins identifiable aisément.
– La satisfaction des collaborateurs. Sans elle, l’adoption des outils est vite limitée, et les mauvaises habitudes reviennent vite.
– Le bilan annuel. Quel est l’impact de la digitalisation sur les performances financières de la direction juridique ?
Vous souhaitez être guidé dans la transformation numérique de votre direction juridique ? Savoir en quoi une solution d’automatisation de la rédaction juridique pourrait vous faire gagner du temps et en efficacité ? Contactez les équipes de Legal Pilot !
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