Aujourd’hui, pour de nombreuses entreprises, l’important volume des contrats devient complexe à gérer. L’utilisation d’un logiciel de gestion et d’automatisation de documents permet de réaliser un suivi efficient de chaque contrat, de la rédaction et négociation à la signature, tout en y intégrant le stockage.
Legal Pilot vous présente 12 raisons pour lesquelles il peut être avantageux d’opter pour un logiciel de gestion des contrats.
1. Mieux maîtriser les risques
Avec une création manuelle de contrats, vous multipliez les risques de perte de temps et de mauvaises procédures. Avec une solution d’automatisation et de gestion des contrats, vous avez la possibilité d’intégrer vos clauses et obligations internes à votre organisation et l’ensemble de vos contrats sont centralisés afin de garantir une conformité.
2. Améliorer l’audit
Un logiciel d’automatisation et de gestion des contrats assure la traçabilité de vos documents. Les utilisateurs peuvent plus facilement consulter l’historique et les modifications de vos contrats. Non seulement cela garantit un audit plus efficace et il peut être facile de repérer les erreurs.
3. Gain de temps
Avec des modèles de contrats pré-approuvés, vous lancez vos projets plus rapidement. La communication interne et externe s’effectue dans un environnement partagé. C’est un gain de temps pour les négociations, les modifications, les saisies de données ainsi que les signatures électroniques.
4. Réduire les coûts des contrats
La rédaction, l’examen et la gestion des contrats ont un coût important en termes de temps et de main-d’œuvre. Grâce à une solution d’automatisation, l’ensemble de vos collaborateurs, mais également vos clients, partenaires et fournisseurs peuvent avoir accès aux contrats sur la plateforme.
5. Accroître la transparence
La gestion digitalisée des contrats permet de centraliser le savoir-faire de votre organisation. Vous partagez aussi bien des modèles de contrats, des clauses afin de faciliter la réutilisation et la mise à jour entre les collaborateurs.
6. Croissance et évolutivité
Certaines entreprises mettent en place un Contract Manager afin de gérer tous les aspects des contrats de leur société. Toutefois, pour optimiser les profits de l’entreprise, un logiciel d’automatisation de documents devient un outil indispensable pour le Contract Manager pour améliorer la production de documents récurrents.
7. Optimisation des finances
L’outil de gestion des contrats peut être configuré de manière à envoyer des alertes à l’approche des dates d’échéances fixées. Cela élimine le risque de pénalité, les renouvellements non planifiés de services et les frais non désirés.
8. Meilleure sécurité du stockage
Vous bénéficiez d’une sécurité renforcée de vos documents avec l’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats. En effet, au sein de cet outil, l’ensemble de vos documents et contrats sont centralisés et peuvent avoir différents niveaux d’accès selon les utilisateurs.
9. Meilleure gestion des documents
En plus d’être sécurisés, vos contrats sont archivés et stockés de manière automatisée grâce à une gestion plus facile. L’ensemble de vos collaborateurs a la possibilité d’importer les contrats dans la plateforme, ce qui permet de centraliser tous les documents dans un seul et même centre.
10. Une collaboration facilitée
Ce système centralisé de gestion des contrats rend le travail contractuel quotidien plus fluide. Les parties prenantes internes et externes peuvent accéder aux contrats et les récupérer depuis n’importe quel endroit où elles se trouvent, ce qui accélère le flux de travail.
11. Simplification de l’intégration
Une solution d’automatisation et de gestion des contrats peut facilement s’intégrer à vos outils logiciels en quelques clics. Cela libère ainsi plus de temps pour travailler sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
12. Stimuler la productivité
Opter pour un logiciel d’automatisation et de gestion des contrats permet aux entreprises et leurs services juridiques, d’achats de déterminer où se trouvent les goulots d’étranglement du flux de travail.
Pour améliorer la rentabilité de votre entreprise, découvrez la solution d’automatisation de documents de Legal Pilot.
