La transformation numérique s’impose, aujourd’hui, à toutes les activités professionnelles, à tous les départements des entreprises. Et la fonction juridique ne fait pas exception à la règle. Mais comment procéder ? Que peuvent en attendre les collaborateurs ? Comment mesurer les progrès réalisés au quotidien par les équipes ? Legal Pilot fait le point !
Ce que la transformation numérique peut améliorer
Parfois appelée « digitalisation », la transformation numérique est un processus visant à améliorer, en profondeur, les habitudes des collaborateurs, lesquels sont invités à adopter de nouveaux outils et de nouveaux réflexes. Appliquée à la fonction juridique, celle-ci peut concerner de nombreux process : la gestion des contrats, la gestion des documents ou des projets, le contentieux, la propriété intellectuelle, le partage du patrimoine informationnel…
In fine, la transformation numérique améliore la communication interne, comme la communication externe. Elle permet à l’ensemble de la fonction juridique d’être plus efficace et proactive.
Une méthode pour “lancer la machine”
Parfois, la fonction juridique peut paraître isolée au sein de l’entreprise. Il existe cependant une méthode, validée par l’Association française des juristes d’entreprise (AFJE), permettant de « lancer la machine », baptisée VTC :
– V pour Valeur ajoutée du travail du juriste : quelle est-elle et comment la valoriser ?
– T pour Technologie : quels outils sont utilisés, lesquels peuvent l’être ?
– C pour Collaboratif : comment les interactions au sein de l’entreprise et en externe sont-elles gérées ?
Une direction juridique mieux intégrée
Mais au fait, pourquoi lancer une transformation numérique de la fonction juridique ? Tout simplement pour que cette dernière soit mieux intégrée aux enjeux opérationnels de l’entreprise. Aux décisions importantes. À la vie de la structure.
En effet, libérée des tâches répétitives par les outils connectés, la fonction juridique prend toute sa place dans l’entreprise. Les « projects managers » sont alors aidés par des « contracts managers », issus des départements juridiques. Ceux-ci vont identifier les risques et les leviers de négociation dans la dimension contractuelle des projets, anticiper les difficultés dans l’exécution du contrat, et mettre en place une gestion proactive des engagements. Le tout pour une meilleure efficacité opérationnelle !
Trois éléments à digitaliser en priorité
Alors, par quoi commencer lorsque l’on souhaite digitaliser la fonction juridique d’une entreprise ?
Trois chantiers semblent être à lancer en priorité :
– La signature électronique : elle repose sur l’utilisation d’un certificat, permettant d’authentifier à la fois le signataire et l’émetteur du document. Elle dispose de la même valeur légale que son équivalent manuscrit : les bonnes raisons de l’adopter ne manquent donc pas !
– L’automatisation de la production documentaire : il s’agit notamment de s’équiper d’une solution dédiée à la rédaction juridique. Celle-ci permettra de bénéficier de modèles éditables, d’un clausier juridique, d’un historique… Le tout, pour encore plus d’efficacité au quotidien.
– La gestion électronique des documents (GED) : son objectif ? Faciliter le partage de documents électroniques au sein du département juridique, mais aussi vers les autres services de l’entreprise. Avec, en point d’orgue, la possibilité d’initier une gestion intelligente du patrimoine informationnel de la société !
Comment mesurer le succès d’une transformation numérique ?
– Le temps moyen passé sur un dossier : il permet de comparer, rapidement, le fonctionnement d’une direction juridique avant la digitalisation et son fonctionnement après celle-ci. Attention toutefois, il convient de s’assurer que la base de comparaison (la complexité des dossiers notamment) est la même.
– Le nombre de dossiers traités : c’est logique, si le temps moyen passé sur un dossier baisse, alors le nombre de dossiers traités doit augmenter. Si ce n’est pas le cas, il peut y avoir un souci ailleurs à corriger…
– Les sommes dépensées : il ne s’agit pas de voir les outils adoptés dans le cadre d’une transformation numérique comme un coût, mais de rapporter ce dernier au nombre de dossiers traités et à la valeur du temps gagné par les collaborateurs.
– La satisfaction des collaborateurs : via un questionnaire, l’installation d’une boîte à commentaires, pendant une réunion d’équipe, par mail… il est capital de mesurer les retours des collaborateurs sur les solutions adoptées.
– Le bilan annuel : quel est l’impact de la digitalisation sur les performances financières de la direction juridique ? Ce point doit être étudié avec soin !
Vous souhaitez vous aussi lancer la transformation numérique de votre direction juridique ? Contactez les équipes de Legal Pilot pour voir en quoi l’automatisation de la production documentaire peut vous aider à gagner du temps et à améliorer votre efficacité !
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