Est-ce que tu peux te présenter en quelques mots (poste actuel, formation et parcours professionnel) ?
Je m’appelle Ekaterina Nashatyreva, j’ai 20 ans d’expérience en tant que juriste et j’occupe actuellement le poste de responsable d’une équipe de juristes contrats au sein d’une filiale de la société Yves Rocher.
J’ai effectué un Master 2 en Droit des affaires, et je suis en train de suivre un second master “International Business Management” à l’EDHEC (en distanciel).
J’ai travaillé en tant que juriste dans les banques pendant presque 10 ans, puis je suis passée dans une agence immobilière internationale, pour enfin arriver chez Yves Rocher, d’abord en tant que juriste senior, puis en tant que responsable d’équipe.
De quoi est-ce que tu vas nous parler aujourd’hui ?
Je voulais vous parler de deux choses :
D’une part, de l’adoption et de l’implémentation d’un outil de signature électronique.
D’autre part, de la formation continue des nouvelles recrues sur l’outil de gestion des contrats (qui était déjà en place lors de mon arrivée dans la société en 2017), ainsi que de la consultation des utilisateurs afin d’améliorer constamment nos procédures internes sur ledit outil.
Quel était concrètement le problème à résoudre ?
Le comité de direction (comprendre ici les signataires habilités) était (et est toujours) international. Ses membres sont ainsi amenés à se déplacer régulièrement partout en Europe dans le cadre de leurs missions. De fait, en cas de déplacement, nous étions obligés d’attendre le retour de la personne pour obtenir une signature…
Cela était évidemment bloquant et pouvait parfois être critique, notamment sur les questions de paiements.
D’autre part, le nombre de signataires potentiels est passé de 2 à 8, puis le COVID est apparu, suivi des confinements et de l’avènement du télétravail : le tout distanciel a alors rendu extrêmement compliqué et chronophage l’obtention des signatures nécessaires sur nos documents d’affaires courants.
À côté de ça, nous avions en place une solution de gestion des documents (Document Flow, de Korus Consulting) : l’outil a été adopté avant mon arrivée en 2017, et est utilisé par toute l’entreprise.
À l’époque, l’outil avait été adopté pour faire face à des problèmes de gestion des documents, liés notamment aux circuits de validation (nous avons en interne de 3 à 6 étapes de validation en fonction du contrat) et au stockage.
L’outil répond également à des enjeux de conformité : aucun contrat ne peut être réalisé, signé ou payé sans avoir eu l’aval d’au moins 3 personnes dans l’entreprise, et la technologie nous permet de nous assurer que la règle n’est jamais contournée.
Chaque employé de l’entreprise a accès à la plateforme et il y a un peu plus de 350 utilisateurs.
Donc il y a forcément un sujet “formation & support” particulièrement prenant !
Quels étaient les bénéfices que vous cherchiez à obtenir en éliminant ce problème ?
Pour la signature électronique, tout d’abord, nous cherchions à réduire le temps de signature global des documents, à améliorer l’accessibilité aux documents en attente de signature, à réduire l’utilisation du papier dans une démarche écologique, mais également à faciliter la logistique liée à ces documents.
Avec 8 directeurs périodiquement en déplacement, confinés, ou en distanciel, la gestion des courriers postaux était particulièrement laborieuse, complexe et chère !
Pour l’outil de gestion de documents, nous cherchions à digitaliser, structurer et automatiser les process RH, juridique, conformité, compta, finances, etc…
Le but était de rationaliser le flux de tous les documents de l’entreprise (contrats, factures, annexes, RH, etc…), pour les rendre plus logiques, et surtout empêcher toute erreur (d’inattention ou “volontaire”).
Comme mentionné précédemment, nous avions notamment un enjeu de conformité : aujourd’hui il n’y a pas de possibilité de passer outre les restrictions programmées dans l’outil.
Vous voulez en savoir plus sur le sujet ?
Comment est-ce que vous avez choisi ces solutions ?
Pour la signature électronique, l’outil était déjà utilisé par le département comptabilité, pour les bons de commande, les devis et les factures.
On a procédé à une analyse du marché et des fonctionnalités de chaque concurrent pour les comparer avec celles du système déjà utilisé par nos collègues.
Dans la mesure où les périmètres fonctionnels étaient similaires, nous avons opté pour la même solution que le service comptabilité, afin de pas multiplier les différents outils.
Pour l’outil de gestion des documents, je n’étais pas là lors de son adoption et de son choix, donc je ne pourrai pas vraiment en parler ! Je participe activement à la refonte en continue des circuits de validation des contrats, mais je n’ai pas pris part au choix de la solution.
Qu’est ce qui a bien fonctionné dans ces projets ? Qu’est ce qui a moins bien fonctionné ?
Pour la signature électronique, c’était notre premier coup d’essai et l’adoption a été immédiate. Un succès !
En revanche, pour tout ce qui a été signé avant l’adoption de l’outil, l’archivage est toujours physique, il faut aller dans les archives consulter les versions papiers !
Nous sommes d’ailleurs en ce moment même sur le projet de la reprise de l’existant : mais la seule solution que nous avons pour l’instant est de scanner manuellement les contrats et de les uploader dans un autre dossier/répertoire. Les contrats signés en version électronique sont dupliqués dans le même répertoire pour éviter les risques de défaillance du système de stockage. Cela est fastidieux, mais pour l’instant on ne voit pas comment faire autrement.
Pour l’adoption de l’outil de gestion des documents je n’étais pas encore présente dans l’entreprise, mais sur la partie accompagnement et formation des opérationnels, j’avais rédigé un mode d’emploi (à mon sens très simple) pour la prise en main de l’outil. Le problème c’est que certains ne prennent pas le temps de lire, ils n’ont pas envie, et préfère venir demander à la juriste des explications…
En quoi est-ce l’adoption de ces outils est innovante ?
Ces outils nous ont permis de quitter les contrats papiers pour passer au digital : tous les contrats sont rédigés, validés et signés en version électronique, ce qui offre d’énormes gains de temps, de productivité et d’efficacité à tous les niveaux de l’entreprise et nous permet d’améliorer notre impact environnemental grâce à une consommation réduite de papier.
Cela est davantage en adéquation avec les valeurs historiques de notre entreprise et notre devise : “Reconnect people with nature”.
L’enseignement numéro 1 que tu retires de ces intégrations ?
Je pense qu’il est indispensable de ne jamais s’arrêter de digitaliser et de remettre en cause les process. Il faut toujours chercher ce qui peut être modifié grâce à la technologie, être constamment à la recherche des meilleurs outils.
Par exemple, j’ai déjà en tête une solution de type FAQ interactive à intégrer, et qui permettra de libérer les juristes de questions types concernant l’utilisation de la plateforme de gestion des documents, tout en permettant aux clients internes d’obtenir leurs réponses en toute autonomie (notamment avec de l’IA et ChatGPT ou une autre technologie équivalente).
Tout cela permet in fine à la direction juridique de faire son travail de manière plus agréable et efficace, au service final de l’entreprise, de son business et de ses opérationnels !
Stack d’outils :
- sBis
- Korus Consulting – Document Flow
- Microsoft Word, Excel & Teams
- Consultant.ru (l’équivalent russe de Legifrance, contient aussi des contrats types, la doctrine, les formes des documents, etc…)
- Outlook
