La digitalisation des cabinets d’avocat a permis un gain de temps considérable aux professionnels du droit dans la réalisation de toutes sortes de tâches.
Pour ce type de profession, la suite office 365 présente de nombreux avantages : possibilité de travailler sur différents appareils, stockage, partage et gestion de fichiers simplifiée, possibilité de collaborer en groupe… Ainsi que de nombreux outils capables de simplifier les tâches quotidiennes des avocats.
Aujourd’hui, on vous livre quelques astuces des professionnels du droit pour gagner encore plus de temps grâce à la Suite Office.
1 – Les astuces utiles pour travailler avec Word
Il y a quelques mois, nous vous proposions 4 astuces pour booster votre productivité sur Microsoft Word. Aujourd’hui, nous avons trouvé pertinent de vous faire part de quelques astuces sur Word Office 365 qui peuvent s’avérer utiles pour les professionnels du droit.
Ajout de mentions pour ses collaborateurs
Sur Word Office 365, vous trouverez une fonctionnalité vous permettant de mentionner vos collaborateurs à l’aide d’un @. Cette nouvelle fonctionnalité est un moyen utile pour simplifier le travail collaboratif, notamment en cabinet d’avocat. Vous pouvez ainsi notifier vos coéquipiers de travail d’une information importante en vous assurant qu’ils ne passent pas à côté.
Outil de vérification pour les fautes de langues
Avec la quantité de documents que rédigent les professionnels du droit dans le cadre de leur travail, ils ne sont pas à l’abri de commettre des erreurs d’inattention. En cliquant sur “vérification du document” en dessous de l’onglet révision, vous pouvez voir en un clin d’œil les problèmes linguistiques se trouvant dans votre document.
Onglet recherche
Pour des professionnels du droit rédigeant de longs documents nécessitant parfois la recherche de sources en ligne, la fonctionnalité recherche permet un gain de temps considérable. Cet onglet vous permet de réaliser des recherches sur des moteurs de recherches, mais directement depuis votre document Word. Vous pouvez ensuite ajouter les citations, sources crédibles à votre document en cliquant simplement sur “+”.
2 – Quelques astuces pour des présentations faciles à réaliser sur PowerPoint
Au premier abord, on aurait tendance à penser que le logiciel PowerPoint n’est pas fait pour les professionnels du droit. Pourtant, de plus en plus d’avocats avant-gardistes les utilisent pour renforcer l’efficacité de leur message, au bureau comme au tribunal. Voici quelques astuces pour une présentation efficace sans perte de temps.
Fonctionnalités “Concepteur et Idées”
Parce que vous n’êtes pas un professionnel du design, mais un professionnel du droit, cette fonctionnalité vous permet de réaliser des présentations graphiques grâce à des modèles. Vous pouvez concevoir une présentation efficace et impactante en seulement quelques clics.
Réutilisation de diapositives existantes dans de nouvelles présentations
Dans le cas où vous devriez concevoir des présentations similaires ou des diapositives de présentation de votre profession ou cabinet, vous pouvez utiliser l’option de réutilisation des diapositives existantes. Powerpoint vous aide à reprendre du contenu existant sur votre disque dur pour les insérer sur votre nouvelle présentation et gagner du temps.
3 – Les astuces pour gagner du temps sur Excel
Excel peut parfois paraître complexe à utiliser tant il offre de fonctionnalités. En tant qu’avocat indépendant, vous pouvez être amené à l’utiliser notamment pour les calculs et saisies de facture. Voici quelques-unes des astuces Excel qui facilitent les professionnels du droit au quotidien.
Trouver la commande adéquate
Plus besoin de perdre du temps à chercher la commande dont vous avez besoin sur Excel. Saisissez le raccourci clavier ALT+Q et choisissez votre demande parmi toutes les options suggérées par le logiciel.
Remplissage instantané
Lorsque vous importez une liste de contacts dans Excel, par exemple votre clientèle, il est possible que toutes les informations se concentrent en une seule cellule. Vous aurez donc des cellules contenant à la fois le prénom, le nom, l’adresse, le numéro de téléphone d’un contact… Et si vous deviez tout trier à la main, vous y passeriez un temps démesuré. Afin de répartir les informations dans différentes cellules, déroulez le menu Fichier, Options, Options avancées et cochez l’option Remplissage instantané. Ensuite, commencez à remplir les informations séparément dans les colonnes suivantes et Excel vous proposera de remplir automatiquement la colonne.
Protection de la feuille de calcul
Bien que cette fonctionnalité ne vous permette pas un gain de temps, elle reste très utile à connaître pour un professionnel du droit. En cas de travail collaboratif, elle vous permet de restreindre l’édition des autres utilisateurs d’empêcher ainsi les ajouts inappropriés. Activez l’onglet Révision et cliquez sur le bouton Protéger la feuille et indiquez un mot de passe.
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