Il existe des outils de gestion pour toutes les missions des services RH. La plupart propose des modules spécifiques à choisir selon vos besoins et votre budget. Vous pouvez ainsi choisir d’automatiser l’ensemble de vos processus RH ou juste une partie : embauche et accueil du salarié (onboarding), procédure de départ (offboarding), paie, notes de frais, plannings, congés, entretiens professionnels, recrutement, GPEC, qualité de vie au travail (QVT), etc.
L’automatisation de certaines tâches est toutefois possible en matière de RH. En effet, l’automatisation offre la possibilité de concentrer un nombre important de processus métier, évitant par conséquent l’effet « couteau suisse ».
Quelques exemples d’automatisation
- Rédaction de documents RH et droit du travail :
- Contrats de travail. CDI, CDD spécifiques (saisonnier, usage, mission), clauses particulières (forfait jour, clause de non concurrence, temps partiel…), etc.
- Avenants, délégation de pouvoirs
- Règlement intérieur
- Courriers : confirmation ou rupture de période d’essai, convocation à un entretien préalable, notification de sanction disciplinaire ou de licenciement…
- Demandes de congés par la mise en place d’un circuit de validation (workflow). Le salarié fait sa demande sur l’outil de gestion, qui sera automatiquement transmise à la personne concernée selon un circuit défini en amont.
- Procédure d’accueil du salarié : consultation et signature électronique de différents documents, récupération du matériel informatique, d’une tenue, etc.
- Mise à jour des dossiers salariés. Les services RH sont souvent très sollicités pour modifier une adresse, un numéro de téléphone…Une interface dédiée pour le salarié, avec validation du service RH, permet un gain de temps appréciable et diminue les risques d’erreurs et d’oublis.
- Renseignements du salarié grâce à un « chatbot » paramétré pour donner des réponses standardisées aux questions les plus courantes (où trouver son solde de CP, à qui envoyer sa note de frais, etc.)
Focus sur la génération de contrats et documents juridiques RH
Les services RH et juristes en droit social produisent une quantité importante de documents juridiques : contrats de travail, avenants, courriers de convocation, notification de licenciement…
Cette rédaction est longue, complexe et, jusqu’à présent, majoritairement manuelle. Pour un contrat de travail, par exemple, il faut notamment :
- Chercher les données personnelles du salarié
- Identifier les clauses à insérer
- Ne pas oublier de mentions obligatoires en particulier pour des contrats spécifiques (temps partiel, CDD…)
- Vérifier que l’ensemble soit conforme à la législation et aux obligations de l’employeur
- Faire attention aux copier-coller d’un précédent contrat
La moindre erreur peut avoir des conséquences importantes et conduire l’entreprise devant le conseil des prud’hommes.
Automatiser ses contrats de travail est donc une solution intéressante pour gagner du temps et s’assurer de la conformité juridique du document.
La génération du contrat se fait simplement par le biais d’un questionnaire intelligent avec menus déroulants, cases à cocher, informations à compléter, etc.
Par exemple : Si vous indiquez qu’il s’agit d’un temps partiel, l’outil vous demande la durée hebdomadaire puis intégre au contrat les différentes clauses obligatoires (heures complémentaires, etc.). Ainsi, vous êtes sûrs de ne rien oublier !
Selon votre degré d’expertise et vos besoins, différentes solutions s’offrent à vous :
- Vous souhaitez être autonome pour automatiser vos contrats ? Vous vous formez alors à l’utilisation d’un logiciel d’automatisation pour mettre en place vos modèles, rédiger vos clauses, définir leurs conditions, etc.
- Vous souhaitez être accompagné dans votre projet ? Un expert juridique en automatisation de contrat vous construit votre modèle sur mesure, selon vos indications.
L’automatisation de documents en droit du travail et ressources humaines est la grande tendance Legaltech pour 2021 et sera bientôt incontournable. Vous vous lancez ? nos équipes sont à votre disposition pour échanger sur votre projet !
