Les “Legal Operations” ont fait irruption au sein des directions juridiques françaises il y a quelques années déjà, faisant émerger un tout nouveau métier : le Legal Operations Officer ou Legal Ops.
On vous explique en détail tout ce que vous devez savoir sur cette fonction “couteau suisse” de la direction juridique.
Plein phare sur le métier de Legal Ops !
Legal Operations : définition
Les “Legal Operations” ou le juridique opérationnel est un concept venu des Etats-Unis.
Il s’agit d’une catégorie transverse qui couvre le management, l’organisation des process, la technique, la gestion de données et du budget de la direction juridique. Le but étant d’aligner la stratégie et le fonctionnement de la direction juridique avec ceux des autres départements de l’entreprise dans une démarche de modernisation.
En pratique, les juristes ont de moins en moins de temps à consacrer à leur « core business », c’est-à-dire à la rédaction des contrats ou documents juridiques et l’amélioration de la gestion des risques de l’entreprise.
La mise en place des Legal Operations va permettre de fluidifier les procédures au sein de la direction juridique (qu’elle soit composée de 5 ou de 50 juristes) pour gagner en efficacité et en productivité afin que les juristes se recentrent sur les missions stratégiques.
Il peut être interne à l’entreprise dans les sociétés d’une certaine taille, mais également externe pour les plus petites structures, mutualisé entre plusieurs entreprises ou simplement sollicité de manière temporaire. D’autre part, un juriste au sein de l’entreprise peut se voir attribuer un certain nombre d’heures à consacrer aux Legal Operations par semaine.
En définitive, les Legal Operations se composent de tout ce qui doit être mis en place au sein d’une organisation juridique pour optimiser son efficacité. Le Legal Ops est à la tête de cette vaste opération.
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Quelles sont les missions des Legal Ops ?
Les missions du Legal Ops sont multiples. Elles peuvent être synthétisées en 5 grandes catégories : audit et amélioration des process existants, gestion des ressources humaines, gestion des connaissances, gestion du budget et communication de la direction juridique.
1/ Optimiser les process et les outils numériques pour assurer le fonctionnement optimal du département juridique :
- Piloter le projet de digitalisation du département en collaboration avec le directeur juridique : contrathèque, signature électronique, automatisation, chatbot juridique, reporting automatisé, etc…
- Assurer la formation de l’équipe de juristes voir des clients internes sur les nouveaux outils, logiciels et process du département.
- Assurer une veille juridique sur les legaltechs.
- Mettre en place des indicateurs clés de performance (KPIs) afin de suivre l’ensemble des activités du département.
2/ Optimiser l’organisation humaine et fonctionnelle du département juridique :
- Définir les responsabilités et le rôle de l’ensemble des équipes du département en collaboration avec le directeur juridique pour assurer un fonctionnement optimal du service.
- Proposer l’externalisation de certaines tâches juridiques.
- Mettre en place des process, des modèles organisationnels et des workflows pour accroître la qualité, l’efficacité, la valeur et l’efficience des prestations délivrées par les juristes via notamment des solutions logicielles d’automatisation des tâches.
- Soutenir la politique de « business partner» de la direction juridique auprès de la direction générale.
- Collaboration avec le département RH pour gérer les ressources humaines du département (automatisation de la rédaction des contrats et des demandes des salariés, soutien au recrutement, formation, rétention des talents).
3/ Piloter la gestion des connaissances du département juridique (Knowledge management) :
- Élaborer des formulaires de saisie, des guides pratiques ou les lignes directrices du département en collaboration avec les équipes juridiques pour améliorer la gestion des connaissances (FAQ, politiques et procédures internes).
- Améliorer le système de gestion documentaire du département et ainsi garantir des données complètes, fiables et à jour en permanence.
- Organiser des formations régulières sur des thématiques spécifiques.
4/ Piloter la gestion et le suivi du budget du département en interne et en externe :
- Assurer la collaboration entre le département juridique et la direction financière.
- Définir le budget du service juridique et suivre les dépenses.
- Gérer les ressources externes et notamment les avocats et les fournisseurs de services pour maximiser le retour sur investissement et améliorer la prévisibilité financière (renégociation des tarifs et accords sur honoraires).
- Recommander au besoin des révisions budgétaires et les diligenter.
- Analyser la performance de la gestion budgétaire (avec la mise en place de KPI’s).
5/ Coordonner la communication de la direction juridique :
- Mise en place d’un plan de communication stratégique complet pour le département juridique (emails réguliers, réunion d’équipe, newsletters, legal design & langage clair).
- Développement et maintien de la page intranet du département pour maximiser sa valeur auprès des autres départements de l’entreprise.
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Quel est le profil d’un Legal Operations Officer ?
Le Legal Ops est un nouveau métier à multiples facettes. Certains le qualifient également de « fonction couteau suisse ».
À ce titre, il doit disposer d’une connaissance profonde du fonctionnement d’une direction juridique, de ses process et de ses modalités organisationnelles. Par conséquent, les juristes ou les anciens avocats auront une appétence particulière à évoluer sur ce poste. En effet, c’est en ayant une vision globale du métier, et de sa pratique, que le Legal Ops pourra comprendre tous les enjeux attachés à la direction juridique.
En plus d’être ouvert d’esprit, rigoureux et pragmatique, le Legal Ops doit être un bon communiquant et être à l’écoute des équipes et de leurs attentes. N’oublions pas que ce dernier joue le rôle de liaison entre les opérationnels et les juristes. Il doit de ce fait être capable de prendre assez de recul pour identifier les dysfonctionnements existant au sein de sa direction juridique afin de pouvoir rebâtir l’existant au profit de solutions innovantes.
Par ailleurs, toujours en collaboration avec la direction financière, le Legal Ops doit naturellement être à l’aise avec les chiffres (gestion du budget de la direction juridique, reportings, prévisionnels précis).
En tout état de cause, le Legal Ops doit être capable de porter la digitalisation de sa direction juridique, et un profil doté de compétences informatiques est un plus.
Comment devenir Legal Ops ?
La fonction de Legal Operations Officer commence à s’implanter au sein des juridictions françaises.
Il n’existe actuellement pas de diplôme qui englobe toutes les caractéristiques de ce métier. Ainsi, bien souvent, ce sont des profils seniors (juristes ou financiers) qui se positionnent sur ce poste.
Pour autant, au vu de l’engouement des Legal Ops des formations émergent peu à peu.
Des solutions logicielles au service de la direction juridique
Le Legal Ops pilote la direction juridique en coopération avec le directeur juridique, mais également tous les autres départements de l’entreprise.
Afin de déployer la digitalisation de son département et d’optimiser les process existants, il doit se tenir informé des nouveautés logicielles et technologiques permettant d’accroître la performance du département juridique tout en maîtrisant les coûts.
Legal Pilot est un allié de choix pour Legal Ops.
Cette solution logicielle d’automatisation de documents offre de nombreux avantages pour les juristes et notamment un gain de temps dans la rédaction, un partage facilité des documents, et une collaboration interne plus efficace. En somme, tout ce dont le Legal Ops a besoin pour simplifier et valoriser la tâche des juristes.
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