Après avoir échangé avec des dizaines de clients sur la question de la gestion des contrats au sein de l’entreprise, nous avons élaboré ce guide afin de vous apporter des éclairages sur le contract management et sur son responsable : le contract manager.
La matière de Contract Management à la particularité d’être difficile à cerner du fait de sa pluridisciplinarité.
Cette notion touche simultanément aux domaines de la gestion de risques, du management de projet, de pratique financière, de maîtrise contractuelle, de négociation et de la résolution de conflits.
Alors, comment définir de la manière la plus exhaustive possible le métier de contract manager couvrant cette pluralité de champs de compétence ?
Définition, rôle, missions, profil, carrière : nous avons tenté de dresser les contours de cette fonction essentielle, à l’instar de celle de chef d’orchestre.
Plein phare sur le métier de contract manager !
L’origine de la fonction de contract manager
La fonction de contract manager a émergé dans les années 1960/1970 dans le cadre de grands projets à l’international. Les secteurs de prédilection pour cette profession étaient ceux de l’énergie et de la construction.
En effet, ces deux domaines ont la particularité de développer et de gérer des projets complexes sur les plans techniques, juridique et financier.
Il s’agit pour la plupart de projet à long terme (de trois à cinq ans) avec des enjeux financiers importants (supérieurs à 100 000 000 euros) dont le suivi et la mise en œuvre du contrat principal et des contrats de sous-traitance ou de fourniture sont primordiaux.
C’est donc naturellement que les entreprises ont confié à un professionnel la gestion et le suivi de l’ensemble des contrats découlant de ces grands projets.
Contract manager : définition
Dans son ouvrage intitulé « Pratique du contract management », Grégory Leveau dessine les contours de cette profession pluridisciplinaire.
Il la définit comme étant l’activité qui consiste à développer et à contrôler le cycle de vie d’un contrat. Et ce, de la phase d’initiation jusqu’à son terme « par la coordination systématique et méthodique des ressources et des processus utiles à la maîtrise des risques et à l’optimisation financière ».
Le contract manager a par conséquent pour missions d’identifier et de maîtriser les risques, mais également de mettre en lumière et d’exploiter les opportunités qui résultent du contrat principal, des sous-contrats, de décisions ou d’absences de décision du maître d’ouvrage, de l’interférence de tiers, ou de la survenance d’événements imprévus.
Ainsi, on voit bien que la sécurisation du cycle contractuel constitue l’élément clé de la fonction de contract manager. C’est en combinant ses compétences juridiques, mais également en matière d’optimisation du profit et de relations humaines que ce dernier apporte toute sa valeur ajoutée.
Les missions du contract manager
Le contract manager est pluridisciplinaire. Il apporte un éclairage sur les aspects techniques, le budget du projet, le chiffrage des enjeux discutés et également la qualification juridique des faits générateurs de la discussion.
Mais plus concrètement, quelles sont les missions attachées à la fonction de contract manager ?
Ce gestionnaire de contrat accompagne le directeur de projet durant tout le cycle de vie du contrat : de la phase d’initialisation à la phase d’exécution du contrat, sans oublier sa clôture ou son renouvellement.
Voici ses principales missions synthétisées en un tableau :
| Phase d’initialisation du contrat | Phase d’exécution du contrat | Clôture du contrat / Renouvellement |
| Proposition de solutions de montage contractuelles ainsi que des documents associés (cotraitance, GME, accords de confidentialité). | Vulgarisation des éléments engageants afin de les rendre accessible à tous. | Anticipation puis mise en œuvre de la procédure de clôture ou de renouvellement du contrat. |
| Participation à la préparation d’une offre commerciale et à sa négociation. | Participation à la gestion du projet contractuel dans la relation avec le client, les partenaires, les sous-traitants. Assistance dans les besoins d’interprétation des clauses du contrat. | Soutien contractuel de l’activité après-vente du projet, dans les limites prévues au contrat (garanties, support). |
| Rôle d’assistance du chef de projet dans l’analyse contractuelle du cahier des charges. | Gestion de la contractualisation des engagements : contrat et avenants; appels d’offres; contrats avec les prestataires; archivage et suivi de la vie des contrats. | Participation à la préparation des documents prévus contractuellement dans le cadre de la clôture du projet. |
| Contrôle de la cohérence de l’ensemble des documents contractuels déployés entre le contrat et le projet. Veiller à l’équilibre économique. | Gestion et suivi de l’administration contractuelle en support du projet (jalons, livrables, réceptions, paiements) et traitement des écarts contractuels (correspondances, notifications, variations, analyses). | Gestion et archivage de l’ensemble des documents contractuels du projet afin de tracer les négociations et les éventuelles concessions de toutes les parties. |
| Identification des risques du projet et proposition de mécanismes contractuels permettant d’en assurer la maîtrise. | Soulever auprès du chef de projet les risques de non-conformité des prestations aux exigences contractuelles ou de surcoûts non contractualisés liés à divers événements : risques sous-traitants, demandes supplémentaires client, impacts risques externes, risques planning, impacts risques externes, etc.). | Participation aux activités de retour d’expérience. |
| Participation à la rédaction et à la négociation du contrat final et des documents annexes. | Prise en charge contractuelle des événements impactant le projet : nouvelles exigences réglementaires, non-respect des obligations contractuelles, réclamations commerciales, etc. |
Vous souhaitez échanger sur le sujet ?
Contract manager : quel profil ?
Le métier de contract manager demande aux candidats trois qualités majeures.
La première : une bonne connaissance du contractuel.
En effet, la fonction nécessite de savoir manipuler les éléments juridiques, financiers, les aspects plannings et les sujets techniques.
En somme, il doit connaître les bases et la culture du Contract Management !
La deuxième : un savoir-faire relationnel.
Il doit utiliser ses qualités humaines afin d’établir une bonne interaction avec l’ensemble des équipes en interne, de même qu’avec les différents interlocuteurs en externe.
La troisième : une capacité d’adaptation.
Sachant que la majorité des grands projets se réalise à l’international, le contract manager doit maîtriser la langue du contrat (le plus souvent l’anglais) et être capable de s’adapter aux principes éthiques et culturels nouveaux.
En définitive, ce métier requiert une rigueur évidente, un talent de rédacteur et de négociation, mais surtout le goût du travail en équipe, car il doit interagir avec de très nombreux intervenants (internes et externes).
Comment devenir contract manager ?
Il n’existe pas de profil type pour accéder à la fonction de contract manager.
Il est vrai que le juriste trouvera un intérêt évident à évoluer vers cette activité de par ses compétences solides en matière contractuelle.
Néanmoins, les autres profils tels que project managers et ingénieurs, les consultants ou les financiers peuvent être des candidats intéressants et intéressés s’ils intègrent une formation ou l’expérience des disciplines touchant au noyau du Contract Management.
Ce métier est, en effet, ouvert aux détenteurs d’un Master dans les domaines juridiques, commerce, achat, économie, ou finance. De même qu’aux diplômés d’école de commerce, d’IEP ou d’école d’ingénieurs.
Des certifications professionnelles sont également accessibles de type E2CM (école européenne de Contract Management) pour approfondir sa formation dans le domaine.
Legal Pilot, une solution logicielle au service du contract manager
Le contract manager opère tel un chef d’orchestre coopérant avec l’ensemble des équipes.
Il pilote tous les aspects des contrats d’une société afin de garantir la profitabilité du projet.
Pour cela, il doit utiliser des outils bureautiques, mais également des logiciels collaboratifs et de reporting afin de suivre et de gérer l’ensemble du projet et des contrats attenants.
Ainsi, afin de garantir une gestion et une sécurité juridique optimale de l’ensemble des contrats, le contract manager doit se doter d’outils à la hauteur de ses missions.
En ce sens, Legal Pilot apporte une solution logicielle SaaS, clé en main, de rédaction, de négociation, de gestion et de suivi automatisée des contrats.
Cet outil accessible depuis votre navigateur web, met à disposition du contract manager diverses fonctionnalités pratiques et personnalisées de la phase d’initialisation, aux phases d’exécution et de clôture du contrat (négociation, rédaction, modification, suivi, signature électronique et archivage du contrat).
Vous souhaitez en savoir plus sur les solutions d’automatisation proposées par Legal Pilot ? Contactez directement nos équipes.
