Vous avez déjà entendu parler de contrathèque mais vous n’êtes pas certain d’avoir la même compréhension du sujet que votre collègue ?
Il s’agit d’un outil de gestion des contrats et des documents juridiques de l’entreprise. Dans cet article on vous explique en détail tout ce que vous devez savoir sur cette base de données contractuelle.
Plein phare sur la contrathèque !
Définition d’une contrathèque
Il existe en pratique 2 définitions, deux sens selon les interlocuteurs.
Une première définition fait référence à une bibliothèque de modèles de contrats fiables (aussi appelés matrices) et régulièrement mis à jour, mutualisés au sein d’un seul et même endroit.
La seconde fait référence à l’ensemble des contrats signés de l’entreprise : il s’agit de la documentation juridique de l’entreprise reflétant ses engagements contractuels.
Dans un cas comme dans l’autre, la contrathèque permet de simplifier la gestion du cycle de vie de l’ensemble des documents juridiques de l’entreprise.
L’objectif est de faciliter, depuis une unique plateforme de gestion de contrats, accessible à tous les membres de l’entreprise en fonction de leur profil, la recherche des modèles types, mais également la gestion et le suivi des contrats et des documents signés, émis, ou reçus par l’entreprise.
Tous les documents sont ainsi centralisés, dématérialisés, à jour, et accessibles en quelques clics depuis n’importe quel poste de travail disposant d’une connexion internet.
Les contrathèques sont souvent intégrées au sein d’un logiciel juridique de rédaction et de gestion automatisée des contrats. Ces programmes comprennent notamment des modules sécurisés de négociation et de signature des documents juridiques en ligne.
Contrathèque : quelles entreprises sont concernées ?
La mise en place d’une contrathèque est possible dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
Les grands groupes sont généralement dotés d’un service juridique interne chargé de standardiser les modèles de contrats.
Il en va autrement pour les TPE et PME qui n’ont souvent pas les moyens d’internaliser cette fonction de support juridique. En pratique, les modèles de contrats sont souvent rédigés par des cabinets d’avocats et ne sont plus mis à jour par la suite, le coût du suivi par un cabinet de conseil représentant souvent une charge trop importante.
Pour simplifier la gestion et le partage de ces modèles, les juristes les plus innovants de ces entreprises ont alors recours à une contrathèque.
Les legaltechs proposent un logiciel en mode Saas accessible en ligne, et répondant aux besoins particuliers de chaque entreprise (TPE/PME ou grands groupes) : les entreprises peuvent ainsi intégrer les fonctionnalités désirées tout en maîtrisant leur budget.
Pourquoi intégrer une contrathèque ?
La contrathèque est bien plus qu’une solution logicielle permettant de gérer et d’optimiser la rédaction de ses contrats. Les bénéfices apportés par cet outil à l’entreprise sont nombreux.
Un levier d’amélioration et de mesure de performance
L’usage d’une contrathèque vise à assurer une traçabilité immédiate et précise de l’historique des dossiers.
Elle permet de mutualiser et centraliser les documents juridiques réalisés par les juristes en interne, les opérationnels ou encore les conseils juridiques externes.
On peut notamment y sauvegarder ses propres modèles de contrats (contrats commerciaux, contrats RH, RGPD, etc…).
Cela permet aussi d’engager un travail de fond et de réflexion sur la stratégie et la politique de l’entreprise. De manière pragmatique, la contrathèque permet aux juristes d’éviter de refaire ce qui a déjà été fait, voir de déléguer complètement les tâches qui ne relèvent pas purement du juridique. Ils peuvent désormais s’appuyer sur l’existant pour répondre aux problématiques posées et éventuellement les améliorer.
Plus généralement, cette solution logicielle encourage la préservation de la connaissance de la direction juridique de l’entreprise. Elle entérine l’utilisation de certaines clauses contractuelles pertinentes ou un raisonnement validé par le juge. En définitive, la digitalisation participe activement à la conservation, l’harmonisation et le partage des savoir-faire spécifiques développés en interne par la direction juridique.
En somme, l’utilisation d‘une contrathèque au sein de votre entreprise est un excellent levier d’amélioration et de mesure de performance. Elle développe des modes de travail collaboratifs plus simples et surtout plus efficaces avec les clients internes ou entre juristes.
Un outil d’optimisation du management de la direction juridique
Pour utiliser une image, est-ce utile de se rendre à la boulangerie située à 500 mètres avec une Ferrari pour acheter une baguette ? N’est-il pas contradictoire de demander à un juriste senior de traiter une question de droit simple et récurrente ?
La mise en place d’une contrathèque garantit une meilleure allocation des ressources de votre entreprise. En mettant en place des modèles de contrats harmonisés et sécurisés via un logiciel d’automatisation et de gestion contractuelle, vous allez pouvoir améliorer le management de votre direction juridique.
Cette dernière pourra ainsi facilement déléguer la rédaction des contrats présentant peu de risques aux opérationnels ou à des prestataires externes. Ainsi, les juristes pourront se recentrer sur leur cœur de métier, le conseil, et aligner les objectifs de conformité avec ceux de l’entreprise afin de devenir de véritables “business partners”.
Un moyen de limiter les risques d’erreur et de sécuriser ses données confidentielles
Une majorité d’entreprises utilisent quotidiennement des modèles de contrats pour la gestion de leurs activités. Conditions générales ou particulières de vente ou d’achat, contrats de sous-traitance, de distribution, accords cadre ou contrats RH : la vie d’une entreprise est basée sur des relations contractuelles multiples et diverses.
Or, tout contrat signé engage directement la société dans la durée. Chaque document doit donc être parfaitement rédigé afin de limiter les risques juridiques, et la donnée contenue dans les contrats doit être stockée et surtout comprise. Ainsi, la méthode utilisée pour rédiger ses modèles de contrat est fondamentale.
En constituant une bibliothèque de modèles de contrats dynamiques, votre département juridique aura une maîtrise parfaite de tous les documents utilisés au sein de la structure, mais également de leur contenu. L’ensemble de vos équipes travailleront sur la base de documents harmonisés et enrichis des pratiques qui sont propres à votre activité (clauses diverses ou normes particulières spécifiques à l’entreprise).
Concrètement, le juriste ne partage plus son modèle directement, mais un questionnaire en ligne basé sur le modèle grâce à un simple lien de partage.
Ce questionnaire permettra de générer un document conforme aux attentes de la direction juridique en fonction des réponses et personnalisé à la situation. L’utilisateur est guidé, il ne peut rien oublier et ne peut pas se tromper, ni modifier le document de base sans les droits d’accès nécessaires ou l’intervention d’un juriste.
La solution d’automatisation évolutive proposée par Legal Pilot permet ainsi de limiter le risque d’erreur. Toutes les mises à jour effectuées sont automatiquement partagées avec l’ensemble des collaborateurs. Les nouvelles lois ou réglementations sont incorporées immédiatement, sécurisant ainsi tous vos documents.
Côté donnée, toutes les réponses du questionnaire sont automatiquement sauvegardées, stockées, et triées selon vos besoins, pour consultation ou réutilisation future.
Legal Pilot, bien plus qu’une contrathèque
Legal Pilot vous propose une solution logicielle SaaS permettant de modéliser facilement vos propres contrats automatisés, sans écrire la moindre ligne de code.
Vous pourrez ainsi mettre en place des processus contractuels sécurisés et adaptés à votre entreprise.
Le logiciel juridique de rédaction et de gestion automatisée des contrats met à votre disposition des outils pratiques et personnalisés, tout au long du processus contractuel : négociation, rédaction, suivi et signature du contrat.
Vous souhaitez en savoir plus sur les solutions d’automatisation proposées par Legal Pilot ? Contactez directement nos équipes.
