Un mois de juin à Paris, sans automatisation documentaire 
Stella était assise jambes croisées sur son canapé Ikea dans son studio de 23m², au dernier étage de son immeuble situé place de l’Opéra, dans le 9ème arrondissement de Paris.
La température atteignait 35°.
L’appartement n’était pas climatisé et les travaux dans les bureaux de son entreprise l’obligeaient à rester en télétravail.
Stella était en train de lire la dernière newsletter Droit Social de Dalloz quand elle reçut un e-mail de Marcus, le directeur juridique d’“Adventure Bay”.
Une filiale du groupe faisait face à un accroissement d’activité titanesque et devait embaucher dans l’urgence une trentaine d’employés en CDI !
L’échéance était « pour hier » (comme d’habitude) et Marcus venait de lui confier la rédaction des contrats.
En ce début d’après-midi, Stella sentit une goutte de sueur le long de sa nuque, mais celle-ci n’était pas due à la chaleur.
Elle se leva, partit chercher la fin de son pot Ben & Jerry’s Chocolate Chip Cookie Dough au congélateur pour se donner du courage et décida d’attaquer au plus vite cette nouvelle mission.
Il suffit d’utiliser « Remplacer tout » 
Après avoir rédigé un premier contrat manuellement, Stella se demanda si finalement, il n’existait pas une manière plus efficace d’accomplir cette tâche.
En cherchant sur internet, elle trouva rapidement un article sur les « bottes secrètes à connaître sur Word« .
Grâce au combo « Ctrl + F & Remplacer tout » sur Word, Stella pouvait maintenant avancer plus rapidement en remplaçant instantanément toutes les informations apparaissant à plusieurs reprises dans le document.
En fin de journée, elle envoya dix projets à Marcus pour une première relecture.
Où est le reste de la documentation ? 
Stella se réveilla après une nuit cauchemardesque.
Entre la chaleur et le stress, elle avait horriblement mal dormi.
Elle alluma son ordinateur portable et consulta, après une attente qui lui sembla interminable (ça mouline ça mouline), sa boîte mail.
Sur sa messagerie, l’attendait un message de Marcus :
« Bonjour Stella,
Est-ce normal que le salarié signataire soit Monsieur Frod (ou plutôt Ford j’imagine) pour les 10 contrats ?
Je n’ai pas les courriers d’accompagnements pour le salarié non plus, et j’aime bien qu’on rédige en amont les accords de renouvellement de période d’essai, comme ça c’est fait et le client n’aura plus qu’à les signer le moment venu.
Peux-tu me les faire parvenir ASAP stp ? Merci !«
Stella réalisa en consultant les documents rédigés la veille que dans sa précipitation, elle avait répété une erreur sur l’ensemble de la documentation.
Voyez-vous, dans le tout premier contrat rédigé manuellement (sans la fonction « Remplacer tout »), Stella avait fait une faute de frappe au niveau du bloc de signature et elle avait rédigé « Monsieur Frod » au lieu de « Ford« …
De fait, lorsqu’elle avait démarré son 2ème contrat et qu’elle avait effectué une recherche avec remplacement sur le mot « Ford« , elle avait conservé un bloc de signature erroné, avec un salarié imaginaire nommé “Frod”.
À partir de là, l’erreur s’était répétée dans tous contrats suivants…
Cela signifiait d’une part qu’elle devait reprendre les 10 contrats un par un pour modifier le nom du signataire, mais également qu’elle devait rédiger les autres documents associés, ce qui allait lui prendre trois fois plus de temps.
Pas de chance, le « Remplacer tout » sur Word ne permet de remplacer du texte que dans un seul fichier à la fois.
Elle allait devoir réaliser l’opération de saisie en triple systématiquement pour tous les salariés…
La découverte d’une nouvelle solution d’automatisation documentaire 🆕
Retour à la case départ.
Découragée, notre jeune juriste décide de faire un tour sur LinkedIn avant de s’y mettre sérieusement.
Elle tombe sur un post de Legal Pilot, une solution de “Contract Management” pour automatiser la rédaction et simplifier la gestion des documents juridiques.
Il s’agit d’un « meme juridique » qui se moque doucement mais sûrement de Microsoft Word, comme quoi l’outil créé dans les années 80 n’aurait pas été pensé par des juristes, pour des juristes, sous-entendant qu’aujourd’hui, il existe des solutions plus pertinentes pour rédiger et gérer ses contrats.
Le post invite enfin le lecteur à participer gratuitement et sans engagement à la beta de la nouvelle version de Legal Pilot, qui sortira officiellement en fin d’année !
Après avoir étudié soigneusement le site de l’entreprise et les différentes fonctionnalités disponibles, Stella pense qu’il y a peut-être un coup intéressant à jouer ici.
« Reculer pour mieux sauter » se dit Stella.
« Voilà le plan :
- Je vais créer un modèle digital intelligent sur Legal Pilot contenant mes trois documents.
- Je paramètre un process de relecture pour que les salariés qui remplissent le questionnaire ne puissent pas accéder aux documents sans ma validation ou celle de Marcus.
- Je partage le questionnaire aux futurs salariés qui pourront alors renseigner leurs informations en ligne. Celles-ci iront directement s’insérer dans les documents (c’est quand même plus pratique que de ressaisir moi-même des informations que quelqu’un a déjà écrit une fois sur un Word ou dans un email !).
- Je valide avec Marcus les documents, et abracadabra, les voilà automatiquement envoyés aux salariés.
- J’en profite pour enregistrer la donnée des questionnaires dans la base de données de l’application (comme ça si plus tard j’ai besoin de réaliser un avenant pour l’un de ces salariés, j’aurai déjà toutes les informations, c’est trop bien !) »
Il est à quelle heure déjà le dernier train pour Deauville ? 🚂
En une minute, Stella s’inscrit pour la beta.
Un LegalOps Legal Pilot, Ruben, prend contact avec elle pour lui proposer une session de prise en main d’une heure, ce qu’elle accepte volontiers.
Ensemble, ils importent sur la plateforme la trame Word du modèle de Stella, et le logiciel crée instantanément une première version de son nouveau modèle digital de contrat de CDI.
Il ne lui reste plus qu’à placer les blocs de logique, les fameuses « conditions », qui permettront de ne faire apparaître certains paragraphes que dans certaines situations précises.
Les emplacements dits “variables” (qui remplacent ici les blancs ou les “blobs” existant dans certains modèles Word) tels que le nom, l’adresse, le lieu et la date de naissance, ainsi que les questions associées, ont déjà été créés automatiquement par le logiciel lors de l’import du fichier.
Stella créé également au sein du même modèle le courrier d’accompagnement à destination du salarié et l’accord de renouvellement de période d’essai : comme ça, l’information renseignée dans le questionnaire ira s’insérer dans les trois documents en même temps.
Après avoir obtenu l’accord de Marcus, Stella partage le questionnaire aux futurs salariés.
Une heure après, cinq d’entre eux ont d’ores et déjà signé leur contrat grâce à l’outil de signature électronique intégré nativement dans la solution !
Marcus lui envoie un e-mail dans la foulée :
« Bravo pour ton efficacité Stella. J’ai parlé de la solution à François, notre directeur commercial et il souhaite une présentation lundi pour voir s’il est possible de répéter l’opération avec les contrats commerciaux.
En attendant, profite de ton week-end bien mérité !”
Stella décide de prendre un billet de train pour rejoindre ses amis en week-end à Deauville.
En prenant celui de 18h08 à Saint-Lazare, elle arrivera à 20h21 à destination.
Dans le bus pour rejoindre la gare, Stella ferme les yeux et songe paisiblement aux bons moments qu’elle va vivre ce week-end.
La température est retombée.
Le cœur léger, Stella se dit que finalement, l’univers n’est pas si mal ! 
