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4 raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d’un logiciel d’automatisation de documents

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Un logiciel d’automatisation de documents offre de nombreux avantages tels qu’un gain de temps dans la rédaction, un partage de documents facilité ainsi qu’une collaboration interne plus efficace.  Legal Pilot propose une solution d’automatisation évolutive et adaptée à tous les besoins. 

Mais quels sont les signes, au sein de votre organisation, qui indiquent que vous devriez mettre en place une solution d’automatisation des documents, ou alors remplacer celle déjà existante ?  

 

1. Remplacer une solution interne inefficace 

Si vous disposez d’une solution d’automatisation des documents en interne ou d’un outil codé en dur créé par votre équipe informatique, il arrive parfois que cette solution ne parvienne pas à répondre efficacement à l’ensemble de vos besoins

Par exemple, à chaque fois qu’un contrat standard doit être mis à jour, il faut passer par votre équipe informatique pour effectuer la modification. Il y a de fortes chances que vos informaticiens aient d’autres tâches à accomplir. Si l’outil d’automatisation des documents ne peut pas suivre les changements à effectuer, le moment est venu d’adopter une nouvelle automatisation des documents

Automatisez l’ensemble de vos documents et débarrassez-vous de vos tâches récurrentes de rédaction, de mise à  jour et de finalisation. Nous aidons les services juridiques à se décharger des tâches les plus répétitives afin de dédier leurs plannings aux missions importantes.  

 

2. Capitaliser le savoir-faire de l’entreprise 

Dans le cas où votre entreprise se développe rapidement, vous pouvez faire face à un problème : trop de nouvelles personnes utilisant des processus qui fonctionnaient dans une équipe de 20 personnes, mais qui ne fonctionnent plus dans une équipe de 200 personnes. 

La croissance est un objectif que beaucoup d’entreprises visent, mais qui nécessite quelques ajustements. Avec un logiciel d’automatisation des documents adapté à votre société, vous créez vos propres modèles selon vos arbitrages et harmonisez l’ensemble des pratiques au sein de votre service. Vous pouvez alors partager les clauses et les modèles afin de faciliter la réutilisation des documents entre les services juridiques et l’ensemble de vos collaborateurs. 

 

3. Faire face à un goulot d’étranglement 

Il s’agit d’un besoin spécifique aux équipes juridiques internes. Dans les services juridiques où les contrats et les documents sont créés manuellement, les collaborateurs se retrouvent à devoir analyser minutieusement des copies d’anciens contrats envoyés par d’autres services, provoquant ainsi des pertes de temps et financières

De plus, suite aux multiples modifications, il faut s’assurer que les contrats sont à jour et conformes. Pour faire face à ce manque de moyens humains, la mise en place d’un logiciel d’automatisation de document permet de réaliser un gain de temps précieux et d’améliorer la productivité de votre équipe tout en limitant les risques incontrôlés.  

 

4. Limiter le risque d’erreur 

À l’aide d’un outil d’automatisation de documents, vous avez la possibilité de créer des normes pour les formulations, les clauses et la conception des contrats et ainsi garantir la conformité des contrats utilisés par votre entreprise. 

Grâce à une bibliothèque de modèles dynamiques, votre service juridique n’a plus qu’à remplir les documents à l’aide d’un simple questionnaire. 

Sachez que toutes les modifications apportées sont automatiquement partagées avec l’ensemble des collaborateurs. Ainsi, les nouvelles lois, politiques internes ou réglementations sont incorporées immédiatement, limitant ainsi les risques. 

Faites confiance à Legal Pilot, nous vous proposons un logiciel d’automatisation de documents pour aider votre service juridique à automatiser la création de contrats et à donner à votre société les moyens de travailler en autonomie. 

 

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