Un cabinet d’avocats, c’est un ensemble de savoir-faire, mis à la disposition des clients. C’est ce savoir-faire qui représente la valeur de la structure. D’où l’intérêt d’adopter des outils pour capitaliser sur celui-ci ! Mais lesquels ? Quel est l’intérêt respectif de chaque type de solution ? A quels besoins correspondent-ils ? Legal Pilot vous explique tout !
Les logiciels d’automatisation de documents
Qu’est-ce que c’est ?
Un logiciel d’automatisation de documents, c’est un logiciel qui a pour objectif d’aider les professionnels du droit à rédiger et valider des documents plus rapidement. Il s’agit ainsi d’une aide, au quotidien, pour les avocats et les juristes, qui facilite l’intégration des clauses et des données client, dans différents types de documents (contrats, courriers, procès-verbaux, convention d’honoraires, etc.).
Comment ça marche ?
Un logiciel de ce type fonctionne grâce à l’utilisation de modèles et de matrices, intégrés au préalable. Il y a donc une phase de paramétrage initiale, pour constituer une base de travail pour les membres du cabinet d’avocats. Ils sont pour la plupart accessibles en mode SaaS, c’est-à-dire depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet.
Quels avantages ?
Avec un logiciel d’automatisation de documents, les cabinets d’avocats bénéficient de nombreux avantages :
– une réduction pouvant atteindre 80% du temps consacré à la rédaction des documents juridiques récurrents ;
– une limitation du risque d’erreurs ;
– une standardisation de la qualité ;
– une libération du temps de travail des tâches à faible ajoutée, au profit de missions plus valorisantes ;
– une simplicité d’utilisation ;
– une pérennisation dans le temps du savoir-faire du cabinet d’avocats, désormais matérialisé dans des matrices intelligentes.
Le clausier juridique
Qu’est-ce que c’est ?
Un clausier juridique, c’est une « bible » pour les cabinets d’avocats. Il s’agit en effet d’un recueil de clauses, pouvant être intégrées à un document juridique. Il s’agit d’un élément ordonné : le clausier recense, en appliquant une certaine logique (souvent propre à chaque juriste ou avocat), l’ensemble des phrases pouvant être ajoutées à un contrat, une assignation, une consultation…
Comment ça marche ?
Le clausier juridique se construit selon le principe de l’amélioration continue, et de l’enrichissement perpétuel. Ainsi, chaque type de contrat devrait idéalement disposer d’un clausier dédié. De plus, une section dédiée peut être créée pour chaque type de clause. Enfin, le clausier doit être enrichi d’informations pertinentes (réglementation en vigueur, recommandations internes, clauses alternatives…) afin d’être véritablement un outil au service de l’efficacité du cabinet d’avocats.
Quels avantages ?
Un clausier permet de gagner du temps dans la rédaction des documents, en sauvegardant les « meilleures clauses » (les plus récentes, les plus adaptées, celles qui sont officiellement validées…). De même, le clausier juridique contribue à réduire le risque d’erreur, et matérialise le patrimoine informationnel du cabinet d’avocats en permettant d’accéder aux bonnes clauses au bon moment.
Les logiciels de génération de documents standardisés
Qu’est-ce que c’est ?
Un logiciel de génération de documents standardisés est un logiciel qui fournit des outils aux cabinets d’avocats pour qu’ils puissent éditer rapidement et facilement des documents propres à une matière ou un thème donné (droit du travail, corporate, immobilier, etc.). Il repose sur des modèles standards, proposés et mis à jour régulièrement par l’éditeur de la solution.
Comment ça marche ?
Avec un logiciel de génération de documents, l’utilisateur entre les données propres à son dossier, généralement sous forme de questionnaire, afin de permettre la création automatique du document sur la base du modèle sélectionné.
Quels avantages ?
Les logiciels de génération de documents standardisés permettent de générer rapidement, avec un bon niveau de cohérence et de validité juridique, des documents. Ils fonctionnent avec un coût raisonnable, et des délais de mise en route relativement réduits. En revanche, quelques inconvénients sont à noter : ils ne constituent pas un véritable outil de capitalisation du savoir-faire, ce dernier étant par définition fourni par l’éditeur de la solution. Même s’ils permettent d’améliorer la production de manière immédiate, ce type d’outil ne permet généralement pas d’adapter les matrices ou de créer un clausier interne, ce qui en limite fortement l’intérêt dans une démarche de capitalisation des connaissances.
Les logiciels de gestion de cabinet
Qu’est-ce que c’est ?
Le logiciel de gestion des cabinets d’avocats est un outil digital, qui a pour vocation d’aider la structure dans la réalisation des tâches administratives (agenda, classement automatique des emails, gestions des procédures, suivi des dossiers et des temps,recouvrement…).
Comment ça marche ?
Un logiciel de gestion de cabinet va proposer plusieurs fonctionnalités, à travers une interface claire et facile à prendre en main. Il est la plupart du temps déployé en mode SaaS, ce qui lui permet d’être consulté depuis n’importe quel poste connecté à Internet.
Quels avantages ?
Les logiciels de gestion contribuent à optimiser la distribution et le suivi des tâches au sein du cabinet d’avocats. Ils aident ainsi tous les collaborateurs à gagner du temps au quotidien, ce qui permet d’harmoniser la qualité des services et de mieux piloter sa structure.
Vous souhaitez être accompagné dans la transformation numérique de votre cabinet d’avocats, par exemple pour déployer un logiciel d’automatisation de la rédaction juridique ? Contactez les équipes de Legal Pilot !
