« Marie-Alice GODOT SORINE, vous êtes avocat et vous avez développé un logiciel SaaS d’automatisation des documents juridiques, que vous proposez à vos confrères. LEGAL PILOT
L’automatisation est-elle un atout pour les cabinets d’avocats » ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, je pense qu’il est utile de rappeler que la grande majorité des avocats emploie la bonne vieille méthode du « copier – coller – personnaliser » pour rédiger ses contrats et documents juridiques.
Ça fonctionne, mais cette méthode que j’ai largement utilisée pendant de nombreuses années, présente plusieurs limites.
Au regard de la rentabilité d’un cabinet d’avocats : Les clients ne perçoivent que la part émergée de la valeur ajoutée de l’avocat (conseils, aide à la négociation, présence à leurs côtés…). La rédaction est une tâche chronophage et les avocats savent tous à quel point il est difficile de valoriser la part de leur travail rédactionnel. Dans la pratique, tous les avocats, qu’ils exercent seuls ou en cabinet, censurent leurs temps ou minorent leurs taux de facturation liés à la rédaction de leurs actes.
Au regard de la qualité des documents juridiques : Avec le temps, les modèles d’actes deviennent rapidement trop lourds, ils contiennent des erreurs reproductibles et ils sont très difficiles à mettre à jour (jurisprudence, nouveaux textes de loi …). On touche très vite les limites d’une organisation qui repose sur l’utilisation des modèles Word « négociés – rallongés – recyclés ».
Au regard de l’efficacité du travail en équipe : Déléguer la rédaction d’un contrat à un collaborateur junior en lui donnant pour consigne de s’inspirer d’un modèle, voire de plusieurs modèles, rédigés pour d’autres clients est un casse-tête. Cette méthode est fragile, car elle fait appel à la mémoire humaine et individuelle de l’avocat (dans quel dossier ais-je déjà rédigé ce genre de contrat/assignation ou conclusion? dans quel contexte approchant ? Combien de versions pour aboutir au document final ?). Tous les avocats qui délèguent la rédaction des contrats à des collaborateurs se reconnaitront dans mes propos et savent à quel point il est fastidieux de relire ou corriger un acte car il faut toujours veiller au bon usage du modèle dans son contexte particulier.
Ceci étant rappelé, en quoi l’automatisation peut-elle impacter positivement et profondément l’organisation d’un cabinet d’avocats ?
Très schématiquement l’automatisation est une technologie qui consiste à paramétrer des modèles dynamiques : l’utilisateur répond à un enchaînement de questions et le système élabore en quelques minutes un contrat personnalisé en fonction des réponses.
L’automatisation permet ainsi de générer la première version d’un acte complexe mais également la version définitive des actes plus standard.
Mener une démarche d’automatisation permet aux avocats d’agir positivement sur les trois leviers évoqués ci-dessus : rentabilité/qualité/travail d’équipe.
Quelle rentabilité pour un cabinet d’avocats ?
Le gain de temps obtenu grâce à l’automatisation peut être impressionnant. Les réponses apportées à un seul questionnaire, génèrent le contrat principal mais également toute sa suite de documents liés. Le paramétrage des modèles dynamiques permet de réduire jusqu’à 80% du temps consacré à la rédaction des actes, même quand ils sont complexes. Il n’est pas difficile de comprendre que ce gain de temps permet à un avocat d’améliorer ses marges et/ou de réduire ses tarifs pour rester compétitif sur le prix des documents à moindre valeur ajoutée.
Une démarche : la mise en œuvre d’une démarche d’automatisation doit être considérée comme pour toute décision d’investissement (dépense/amortissement/rentabilisation). Par investissement, je ne fais pas référence au seul prix de la solution technologique.
LEGAL PILOT propose un abonnement mensuel qui démarre à 99 euros HT. Inutile de prendre sa calculette pour comprendre que le coût annuel d’un logiciel d’automatisation peut être amorti dès la rédaction des premiers documents.
Un investissement : par investissement, j’entends surtout le temps et l’énergie que le cabinet d’avocats doit consacrer à la prise en main du logiciel (rapide) et la création de ses modèles dynamiques (plus long). Pour réussir sa démarche d’automatisation, le cabinet doit procéder progressivement et avec méthode. La règle d’or consiste à se mettre « en mode projet », apprendre à maîtriser le logiciel (pas de besoin de savoir coder) et surtout, commencer par les contrats les plus courants avant de s’attaquer progressivement aux contrats les plus complexes.
Les binômes junior (très à l’aise avec les outils) senior (expérience métier) sont les plus efficaces. La courbe d’apprentissage peut être très rapide et les premiers résultats sont très encourageants !
Comment gérer la qualité des documents juridiques ?
L’automatisation apprend aux avocats à travailler sur des documents plus clairs, souvent plus courts car expurgés des formules inutiles, mieux structurés et plus rapides à négocier. L’automatisation facilite également la mise à jour des modèles, leur amélioration devient itérative et réduit le risque d’erreurs. Au niveau d’un cabinet, l’automatisation standardise la qualité des documents.
Pour ceux qui seraient tentés de penser que l’automatisation appauvrit la qualité des actes et la subtilité des raisonnements, c’est exactement l’inverse ! L’automatisation d’un modèle de contrat invite les rédacteurs les plus chevronnés et pointilleux à revoir leurs trames, les enrichir ou au contraire les raccourcir ou tout simplement les mettre à jour.
Comment rendre le travail en équipe efficace ?
L’automatisation permet aux collaborateurs de trouver le « bon modèle au bon endroit avec le mode d’emploi en prime !», les questions qui s’enchaînent et auxquelles l’utilisateur doit répondre, ne sont rien moins d’autre que de la modélisation du raisonnement juridique. Très concrètement le paramétrage de l’enchaînement des questions qui sont posées à l’utilisateur qui progresse dans un questionnaire (et celui des clauses appropriées qui évolue en temps réel au fur et à mesure des réponses) sont visualisables sur des arbres décisionnels qui correspondent à des arbitrages juridiques.
L’automatisation permet, on le comprend, de déléguer la rédaction des contrats à des juniors plus facilement (arbitrages balisés et sécurisés, gain de temps dans la relecture etc…).
Pour conclure,
Je souhaiterais conclure sur le fait que les avocats français (comme les juristes d’entreprises) sont de plus en plus nombreux à s’équiper d’un logiciel d’automatisation. Ces cabinets d’avocats améliorent leurs performances financières, dynamisent le travail d’équipe, attirent de jeunes talents et certains proposent déjà des services innovants à leurs clients en se créant de nouvelles opportunités de marché. Nous équipons des cabinets qui ont décidé de vendre des prestations juridiques en ligne et notre technologie est particulièrement adaptée à ce cas d’usage. Ce phénomène va s’accélérer rapidement mais il risque de créer une fracture entre les cabinets qui auront entamé une démarche d’automatisation et de digitalisation et ceux qui n’auront rien modifié dans leur organisation.
Enfin, j’aimerais tordre le cou à deux idées reçues : l’automatisation c’est compliqué et ça coute cher. Les nouvelles solutions technologiques d’automatisation ne sont plus réservées aux seuls grands cabinets. Elles sont faciles à prendre en main (pas besoin d’être informaticien) et peu onéreuses. Beaucoup d’avocats individuels ou de jeunes collaborateurs libéraux s’équipent d’une solution comme la nôtre.
