Avec l’introduction croissante de lois et réglementations complexes, aussi bien en France que sur la scène internationale et européenne, la conformité des pratiques commerciales est devenue un sujet important pour les entreprises.
Comment appliquer des pratiques commerciales conformes face à toutes ces réglementations ? Quelles pratiques mettre en place pour réduire les risques juridiques et financiers et protéger l’image de l’entreprise, de ses salariés et de ses partenaires économiques (fournisseurs et clients) ?
Découvrez comment et pourquoi la compliance est désormais une exigence incontournable du commerce mondial.
Quels sont les enjeux de la compliance appliquée au service commercial ?
La compliance se définit comme l’ensemble des processus et des procédures destinés à garantir que l’entreprise et ses salariés respectent les lois en vigueur et les principes éthiques des affaires.
Dans la pratique, le service commercial doit respecter une multitude de règles à la fois nationales, mais également européennes ou internationales.
La tâche du Compliance Officer consiste à prévenir et à réduire les risques juridiques, financiers et réputationnels auxquels s’exposent notamment les équipes commerciales de l’entreprise au quotidien. En effet, lorsqu’une entreprise est mise en cause pour ses pratiques illégales, douteuses ou déloyales, les conséquences sont tout à la fois, commerciales, financières et humaines.
Ainsi, en adoptant un programme de compliance, votre entreprise va développer son plein potentiel.
Voici quelques exemples dans lesquels la compliance va impacter les pratiques du service commercial :
1/ La protection de la vie privée et la gestion des données personnelles
Le service commercial doit s’assurer de respecter les réglementations en vigueur en matière de protection de la vie privée et de la gestion des données personnelles lorsqu’il collecte, traite ou utilise les informations sur leur base clients.
2/ La réglementation en matière de publicité et de marketing
La réglementation en matière de publicité et de marketing est elle aussi importante pour le service commercial de votre entreprise. Ce dernier doit en effet veiller au respect des règles en vigueur concernant :
- la présentation des produits et des services proposés,
- les témoignages de clients et les allégations de performance,
- ou encore l’utilisation de contenu protégé par des droits d’auteur.
3/ La réglementation en matière de vente et de distribution
Le service commercial doit aussi respecter les lois et réglementations en matière de vente et de distribution. Cela concerne précisément :
- les conditions de vente,
- les garanties,
- et les politiques de retour.
4/ La réglementation en matière de concurrence et de protection du consommateur
Enfin, l’entreprise doit également respecter les règles et directives en vigueur concernant le droit de la concurrence et la protection du consommateur (pratiques déloyales ou pratiques trompeuses). L’objectif étant de maintenir une relation de confiance avec les consommateurs et de promouvoir une concurrence saine et équitable dans le marché.
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Quel programme de compliance appliquer au service commercial ? 🎯
Le programme de compliance appliqué au service commercial peut varier en fonction de différents critères : la nature de l’entreprise, ses activités, et bien évidemment en fonction des diverses réglementations directement applicables.
À ce titre, sachez que la loi (et particulièrement la loi dite “Sapin 2” du 09 décembre 2016) impose certaines règles en la matière pour les entreprises :
- de plus de 500 salariés,
- ayant leur siège social en France,
- avec un chiffre d’affaires supérieur à 100 millions d’euros.
Ces sociétés doivent mettre en place un programme complet de compliance, lequel comprend 8 axes principaux.
1/ Cartographier les risques encourus par votre service commercial
Il s’agit dans un premier temps d’identifier les lois et les réglementations applicables à votre entreprise et notamment à vos activités commerciales ****(droit des contrats, droit de la concurrence, droit de la consommation, etc.), puis de les hiérarchiser (risque faible, risque moyen ou risque élevé) afin d’élaborer un plan d’action efficace.
2/ Adopter un code de conduite pour l’entreprise
Le code de conduite de l’entreprise permet à la fois de définir et d’illustrer les différents types de comportements à proscrire pour le service commercial.
Une fois élaboré, il est directement intégré au règlement intérieur de l’entreprise et soumis à la consultation du comité social et économique puis transmit à l’inspecteur du travail.
Voici un exemple de structuration d’un code de conduite de l’entreprise en trois parties :
- Le champ d’application dudit code et les définitions associées ;
- Les règles applicables à l’entreprise ;
- Et la mise en œuvre des recommandations.
3/ Prévoir un régime disciplinaire en cas de manquement
Le régime disciplinaire permet d’envisager les sanctions applicables en cas de manquement aux règles édictées par le code de conduite de la société (corruption, etc.).
4 / Définir et mettre en place une procédure d’alerte en interne
La loi Sapin 2 impose également aux sociétés concernées, dans son article 17, de mettre en place un dispositif d’alerte interne directement destiné à recueillir les signalements de salariés relatifs à des faits de corruption et de trafic d’influence contraires au code de l’entreprise.
Cela peut être par exemple un numéro de téléphone, une adresse électronique, une page intranet spécialement dédiée à cette procédure ou un référent (personne physique ou morale, interne ou extérieure à l’entreprise). Les entreprises sont libres de choisir l’outil qu’elles estiment le plus approprié.
5/ Évaluer l’intégrité des tiers
Les entreprises doivent identifier et évaluer les tierces parties avec lesquelles elles ont des relations. Il peut s’agir notamment des clients, des fournisseurs, des distributeurs, des revendeurs, des sous-traitants, des ONG, etc.
L’objectif étant d’éviter les conflits d’intérêts et les fraudes. Les tiers doivent présenter des garanties de probité conformes aux exigences de l’entreprise.
Ces derniers peuvent ainsi être classés en trois catégories : risque faible, risque moyen ou élevé.
6/ Procéder à des contrôles réguliers des procédures et des politiques de compliance du service commercial
Toutes les mesures mises en œuvre dans le cadre de la loi Sapin 2, doivent faire l’objet d’un contrôle, d’un suivi et d’une évaluation. En effet, le dispositif de compliance doit être optimisé et amélioré en continu afin qu’il puisse lutter efficacement contre les fraudes.
7/ Formation et sensibilisation des équipes commerciales
La formation des équipes commerciales est nécessaire afin qu’ils comprennent leurs responsabilités en matière de compliance et qu’ils sachent comment appliquer les procédures et politiques de l’entreprise.
8/ Contrôle et évaluation des mesures internes
Les contrôles comptables ou le contrôle interne sont primordiaux. Ils permettent à l’entreprise de maîtriser les risques mis en évidence par la cartographie en s’assurant que les livres, les comptes ou les registres ne sont pas utilisés pour dissimuler des faits de corruption ou de trafic d’influence.
Pourquoi faire de votre service commercial un vecteur de conformité ?
Si les exigences de conformité peuvent être perçues comme une contrainte, elles représentent également une force pour les entreprises qui jouent le jeu de la compliance.
Voici les raisons principales de faire de votre service commercial un vecteur de conformité :
✅Une arme concurrentielle
La conformité est devenue un moyen de se différencier positivement des autres entreprises. En adoptant un tel programme vous montrez aux autres que vous êtes respectueux des réglementations et que vous inscrivez votre entreprise dans sa globalité (la marque, les instances dirigeantes, et ses salariés) dans un cercle vertueux dans le monde des affaires.
✅Un enjeu managérial important
Votre service commercial, comme l’ensemble de vos salariés doivent se conformer aux règles applicables tout en véhiculant les principes éthiques de l’entreprise.
La compliance fait ainsi partie de la responsabilité managériale des entreprises et de leurs dirigeants. En effet, ces derniers doivent informer et éduquer leurs équipes aux principes et process de la conformité, pour atteindre leurs objectifs.
En somme, vous devez instaurer une véritable culture de la conformité à vos équipes commerciales pour booster la croissance de votre entreprise sur la scène du commerce international.
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