La gestion des documents (papiers ou numériques) est un véritable défi pour les directions juridiques. Entre les contrats, les annexes, les factures, les fiches de paie et autres documents juridiques ou administratifs, il est parfois difficile (voire impossible) de s’y retrouver.
La Gestion électronique des documents (ou GED) est une solution couramment utilisée en entreprise pour gérer la charge documentaire et gagner en productivité.
Plein phare sur la GED !
Qu’est-ce que la GED ? Définition
La GED ou la gestion électronique documentaire rassemble l’ensemble des pratiques et des techniques pour la gestion des différents flux de documents au sein d’une entreprise. Il s’agit d’un système informatisé global de hiérarchisation, de stockage et d’archivage des documents.
La GED se divise en 4 étapes :
- L’acquisition des dossiers,
- La hiérarchisation des documents,
- Le stockage d’informations,
- Et la diffusion des documents aux personnes concernées.
Avec la démocratisation des outils de communication numérique et la dématérialisation croissante des documents, les entreprises génèrent de plus en plus de documents électroniques. La GED permet d’exploiter tous ces documents au format numérique afin de simplifier le travail quotidien des collaborateurs. Cette solution concerne principalement les archives courantes, c’est-à-dire les documents utilisés régulièrement ou quotidiennement.
La GED permet d’harmoniser les processus au sein de l’entreprise, de centraliser les informations, de faciliter l’accès à l’information aux collaborateurs et ainsi d’améliorer la collaboration entre les différents services.
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Quels sont les avantages de la GED ?
En moyenne, un salarié passe 7h30 par semaine à chercher une information… sans la trouver ! Et pour cause, 7,5 % des documents sont effectivement perdus ou mal classés. Ces statistiques publiées par l’AIM (Association Information et Management) sont sans appel.
Heureusement, des solutions existent pour aider les salariés au quotidien. En effet, la mise en place d’une GED est une solution efficace pour pallier les difficultés liées à la perte de documents pouvant ralentir la productivité des équipes et nuire in fine à la fiabilité de l’entreprise. Grâce à ce système vos documents sont tracés et classés de façon méthodique.
En bref, voici les principaux bénéfices de la GED :
- Des documents disponibles immédiatement ;
- Une confidentialité améliorée des données de l’entreprise ;
- Un gain de place dû à la transformation numérique des archives papiers ;
- Une réduction des coûts liés aux impressions de documents papiers et à la maintenance du matériel ;
- L’efficacité du processus du traitement des données ;
- Le partage et la diffusion facilités d’informations en interne ;
- Une hausse de la fiabilité des données ;
- L’entrée de l’entreprise dans une démarche de développement durable (limitation de la consommation papier et de cartouches d’encre).
Les directions juridiques doivent traiter un volume important de dossiers et de documents papiers circulant entre de nombreux collaborateurs. Il est, en effet, essentiel pour le secteur juridique de centraliser, d’organiser, de gérer et d’archiver ces documents.
Grâce au logiciel de GED, vous allez pouvoir archiver, stocker et organiser tous vos contrats, factures, bulletins de paie, qu’ils soient au format papier ou au format numérique. Vos équipes de juristes pourront ainsi procéder à des recherches dynamiques sur l’ensemble des données contenues dans vos documents, sans avoir à les parcourir, et ainsi gagner en productivité.
La GED, comment ça fonctionne ?
La gestion électronique des documents rassemble toutes les étapes du processus de gestion documentaire (acquisition, diffusion, indexation, classement et stockage). L’objectif étant de créer un référentiel unique de documents sur une plateforme commune adaptée aux besoins d’organisation et de hiérarchisation des entreprises.
Voici les principales étapes de fonctionnement de la GED :
📌 L’acquisition des documents :
Deux types de documents originels peuvent être traités par ce système.
Il peut d’agir, d’une part, de fichiers numériques internes à l’entreprise ou externes en couplant la GED aux services en ligne du portail Extranet de l’entreprise.
D’autre part, il est également possible d’intégrer des documents sur support papier (documents extérieurs à l’entreprise ou archives). Dans ce cas précis les documents papiers sont scannés et ajoutés en fichier image sur lequel un logiciel OCR (reconnaissance optique des caractères) est appliqué. Tous les mots du texte sont alors indexés afin de permettre une recherche globale sur le fichier.
📌 Le versement, l’indexation et la recherche :
Chaque fichier numérique est par la suite classé, référencé et indexé. Le référencement et le classement sont réalisés en fonction de différents critères comme la date de création, l’auteur du fichier, le nom ou le numéro du client. L’indexation s’appuie quant à elle sur des mots-clés, c’est-à-dire sur le contenu et les métadonnées.
L’objectif de ces traitements successifs est d’obtenir une description fine du document et de faciliter ainsi les requêtes de recherche simple ou avancée. L’ensemble des métadonnées techniques sont enregistrées automatiquement, de même que celles liées au workflow (définition du statut).
📌 Hébergement et partage des données :
L’accès aux documents numériques de l’entreprise doit être facile et rapide. Le dimensionnement des serveurs de stockage en ligne doit être en adéquation avec le volume de documents présents et à venir.
Un serveur d’hébergement mal configuré pénalise la productivité de tous les services de l’entreprise. Les sauvegardes régulières permettent de sécuriser vos données en cas d’accident ou de panne matériel.
📌 La diffusion :
Les documents ainsi centralisés sur la plateforme sont accessibles à tous les collaborateurs via Intranet ou Internet. Vous pourrez définir les modalités de diffusion des documents électroniques en fonction de chaque service ou de chaque collaborateur. L’accès aux documents pourra se faire en lecture seulement, ou avec des droits de modification.
📌 L’archivage :
Les documents n’ayant plus de pertinence pour les opérations courantes de l’entreprise sont directement archivés. L’indexation des fichiers permet de retrouver le document sans effort. Les fichiers versés sur la GED subissent de multiples modifications au cours de leur cycle de vie (indexation compression, intervention des collaborateurs). Seul un SAE (service d’archivage électronique a valeur probante) permet de stocker des fichiers électroniques de manière totalement sécurisée, c’est à dire, selon la norme NFZ 42-013.
En effet, la GED a pour objectif de partager les informations entre tous les collaborateurs et de travailler sur le document. Alors que le SAE, à l’inverse, restreint les accès à un nombre limité de personnes afin d’empêcher toutes modifications des fichiers d’origine.
📌 Les alertes :
Des fonctionnalités complètent le processus de gestion électronique des documents (notifications automatiques, tableau de bord, etc.).
Les alertes permettent d’avertir les collaborateurs des événements importants qui touchent au cycle de vie du document (l’arrivée d’une pièce attendue pour compléter le dossier par exemple). Le tableau de bord permet aux collaborateurs de visualiser les tâches et leur statut.
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Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’une GED ?
Un logiciel GED dispose de plusieurs fonctionnalités intéressantes pour les utilisateurs :
- Un classement automatisé des documents selon un paramétrage propre à chaque entreprise,
- Un moteur de recherche documentaire sur les métadonnées et/ou le contenu,
- La consultation ou le téléchargement des documents,
- Le partage en interne des données,
- La traçabilité de toutes les versions d’un même document et de ses modifications successives,
- La prise en compte des spécificités métiers de chaque entreprise,
- L’interopérabilité de la GED permettant d’interagir avec tous les outils du système informatique de l’entreprise.
- Un archivage des documents adapté aux exigences légales.
Les sigles et les acronymes associés à la GED :
La GED est le terme le plus utilisé en entreprise. Mais ce n’est pas le seul ! Il est bien souvent associé à d’autres acronymes ou d’autres sigles.
- EDM pour “Electronic document management” ou DMS pour “Document management system” sont les équivalents anglais de la GED.
- L’ECM (Enterprise content management) ou la gestion du contenu de l’entreprise s’intéresse au “contenu” même de l’organisation (à l’information). L’ECM englobe donc un contenu plus large que la GED.
- SAE ou Système d’archivage électronique permet de conserver de manière sécurisée les documents numériques en empêchant toute modification ultérieure. Cette fonctionnalité est intégrée à la GED.
- L’EDI ou “l’échange de données informatisé” permet d’échanger des données d’ordinateur à ordinateur de façon standardisée. Ici aussi, il s’agit d’un module souvent intégré à la GED.
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