Le templating est l’un des premiers pas vers la transformation numérique que peuvent réaliser les cabinets d’avocats. Mais qu’est-ce que c’est concrètement ? En quoi peut-il être précieux pour l’efficacité au quotidien ? Comment se lancer, et quels sont les outils qui l’utilisent ? Legal Pilot vous explique tout, en cinq questions et autant de réponses sur le sujet !
Le Templating, qu’est-ce que c’est ?
Le templating, c’est l’utilisation de templates, c’ est-à-dire de documents de référence, au sein d’un cabinet d’avocats. De manière très concrète, il s’agit de la création de modèles, trames ou matrices de documents, qui peuvent être reproduits dans divers cas et dossiers, et qui n’ont besoin que de menus changements et enrichissements pour être parfaitement adaptés aux besoins à un instant T.
Le templating constitue ainsi un réflexe que beaucoup d’avocats ont naturellement, sans nécessairement avoir mis de règles de fonctionnement précises en place au sein de leur cabinet. Le principal enjeu ? Réussir à capitaliser sur les dossiers précédents afin de rédiger plus rapidement, et de partager le savoir-faire plus facilement.
Quand le templating peut-il être utile ?
Le templating est utile, voire précieux, lorsque l’on constate au sein du cabinet d’avocats une certaine redondance dans les typologies de dossiers ou de documents à rédiger. En pratique, si vous ressentez le besoin de “repartir d’un document existant” ou si vous vous dites plusieurs fois par an “j’ai déjà fait ça dans un dossier…”, c’est que le templating peut vous servir !
Comment se lancer dans le templating ?
Pour se lancer dans le templating dans un cabinet d’avocats, il convient de réfléchir aux différents cas d’usage rencontrés les plus régulièrement. Quelles sont les missions qui reviennent le plus souvent ? Celles qui sont les moins “rentables” en termes de temps exposé? Les documents qui sont le plus souvent rédigés ? C’est en répondant à ces quelques questions préalables qu’il sera possible de créer les premiers templates, et d’en prioriser certains par rapport à d’autres. Le templating doit avant tout se concentrer sur le récurrent : il ne s’agit donc pas de recherche l’exhaustivité, mais bien de développer une culture du résultat, pour que le temps investi dans la réalisation des modèles soit vite rentabilisé.
Quelle est la différence entre un clausier juridique et le templating ?
Clausier juridique et templating sont étroitement liés. Le premier peut en effet être intégré au second, un répertoire de clauses pouvant en effet enrichir votre“bibliothèque de modèles”. Dans un schéma idéal, chaque template peut être affilié à un certain nombre de clauses alternatives, facultatives ou complémentaires, disposant ainsi de son propre système de clausier.
Templating et transformation numérique
La transformation numérique d’un cabinet d’avocats est une démarche aux multiples facettes (communication, facturation, organisation, etc.). Dès lors que l’on va s’intéresser aux questions de rentabilité et de rationalisation de la production, le templating s’avère une étape obligatoire, la production documentaire étant le dénominateur commun de tout cabinet. C’est une démarche importante, qui consiste à créer un référentiel documentaire partagé, et à capitaliser sur le savoir-faire collectif du cabinet. Même si le templating n’est pas né avec le numérique (nombreux sont les cabinets disposant de bibles et de matrices avant-même l’arrivée du digital), son aspect structurant apparaît comme un préalable à une transformation numérique en profondeur.
En outre les outils disponibles aujourd’hui sont bien plus aisés à prendre en main et faire vivre dans la durée, là où les traditionnels systèmes de publipostage ne pouvaient être maniés que par un nombre limité d’initiés.
Les systèmes de création et de gestion de modèles collaboratifs, notamment dans le cloud, offrent aujourd’hui toute la flexibilité et simplicité d’usage dont de nombreux avocats en recherche de processualisation ont rêvé pendant des années !
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