La rédaction d’un contrat est la première étape de son cycle de vie, mais celle-ci est principalement réalisée manuellement, l’auteur devant écrire ou copier coller les informations une par une dans un modèle (si modèle il y a…).
Pourtant, l’automatisation et le no-code sont deux atouts formidables permettant de réduire les contraintes et les risques liés à la rédaction manuelle de documents, tout en boostant la productivité de son service juridique.
Automatisation et no-code sont alors synonymes d’efficacité, de productivité, de maîtrise des coûts, d’autonomie et de sécurité pour les entreprises.
Plein phare sur l’automatisation et le no code dans le processus contractuel !
Le processus de rédaction du contrat : un défi pour les juristes ?
Le processus de rédaction des contrats présente de nombreux défis pour les juristes. Voici les principales problématiques liées à la gestion de contrat :
❌ Une tâche chronophage et fastidieuse :
Pour rédiger un contrat, les juristes partent, soit d’une page blanche, soit d’un modèle existant qu’ils complètent et modifient avec des copier-collers ou d’importantes quantités de saisie manuelle de données (noms, adresses cordonnées des parties, clauses spécifiques, etc.).
Alors même que toute erreur ou toute lacune pourrait compromettre l’exécution du contrat et entraîner sa rupture.
❌ L’absence de contrôle sur les projets de contrat confiés aux opérationnels :
Certaines équipes commerciales ont la possibilité de rédiger librement des contrats sur la base d’un projet partagé sur Microsoft Word par le service juridique. Dès que ce document est transmis, le service juridique perd le contrôle sur les termes inclus et la façon dont ils sont rédigés.
❌ Un risque d’erreurs accru :
Toute saisie manuelle implique nécessairement une marge d’erreur élevée. L’utilisation de copier-collers dans les différentes parties et articles du contrat augmentent considérablement les risques de coquilles ou d’erreurs coûteuses pour l’entreprise.
❌ Un rendement qui ne progresse pas :
Au fur et à mesure du développement de votre entreprise, les besoins en termes de rédaction vont également s’intensifier. Il faut alors une gestion du processus de rédaction des contrats qui soit tout à la fois rapide, efficace et précise. La rédaction manuelle des contrats à grande échelle peut être un frein au développement de votre entreprise.
💡
Face aux nombreux défis que doivent relever les juristes dans le processus de rédaction contractuel, les concepts d’automatisation et de no-code prennent tout leur sens. En adoptant un outil de rédaction de contrat, vous pourrez automatiser les tâches secondaires pour vous concentrer sur celles qui nécessitent l’expertise de vos juristes.
Vous souhaitez en savoir plus sur le sujet ?
N’hésitez pas à nous contacter !
Qu’est-ce que l’automatisation no-code : définition
L’automatisation no-code est une solution logicielle qui permet de donner aux experts métiers le contrôle des process, sans exiger la maîtrise des techniques de développement logiciel.
Ces derniers peuvent ainsi déployer toutes leurs compétences dans la définition, la réalisation, et l’entretien des processus dont ils sont les experts sans avoir besoin de s’appuyer sur le service informatique.
Appliqué à la direction juridique, l’automatisation no-code se traduit concrètement par l’utilisation d’un logiciel en libre-service qui simplifie, pour les juristes et les opérationnels, la gestion, le suivi, la rédaction et le stockage de tous les documents de l’entreprise (contrats, actes, factures, courriers…).
Une petite révolution en somme !
Un logiciel d’automatisation des contrats sans code : comment ça fonctionne ?
Les outils de rédaction de contrat comme Legal Pilot sont des logiciels SaaS, c’est-à-dire, qu’ils s’exécutent directement dans votre navigateur Internet. Aucune installation par une équipe technique n’est donc nécessaire.
La prise en main est facile et intuitive permettant à toutes les équipes (juristes, commerciaux) d’être à l’aise rapidement dans l’interface.
Et les juristes vont pouvoir créer une bibliothèque de contrats d’un nouveau genre à disposition de l’entreprise, en toute autonomie.
Concrètement, comment automatiser ses contrats et autres documents juridiques et administratifs ?
Il suffit tout simplement de remplir un questionnaire intelligent. Les réponses sont alors automatiquement renseignées au(x) bon(s) endroit(s) dans votre document.
Le logiciel est entièrement paramétrable et permet d’automatiser non seulement des documents simples mais également des montages juridiques complexes. Il s’adapte à toutes les matières (droit social, droit fiscal, droit des sociétés, etc…), à toutes les spécialités (conseil ou contentieux) et à la langue de travail de vos équipes (français, anglais, allemand).
Ainsi, votre département juridique peut créer et gérer une bibliothèque de modèles contrats et déterminer les droits d’accès en fonction des différents profils (juristes, commerciaux, opérationnels, RH, etc…).
Concrètement, il suffit de sélectionner un modèle pour le type de contrat souhaité et de répondre au questionnaire en ligne paramétré par les équipes juridiques. Le contrat est ainsi automatiquement rédigé avec le langage et les clauses standards approuvées par le département juridique.
L’utilisateur est ainsi guidé durant la phase de rédaction du contrat sans qu’il ne puisse apporter de modifications non autorisées, aussi bien sur le document que sur le modèle.
De surcroît, toutes les mises à jour effectuées sont automatiquement partagées avec les autres utilisateurs réduisant les risques d’erreur ou d’oubli.
En normalisant des modèles vous garantissez la conformité des contrats et des documents utilisés par vos salariés.
Vous souhaitez en savoir plus ?
Demandez une démonstration !
Quels sont les bénéfices de l’automatisation sur le processus contractuel ?
Les logiciels clé en main d’automatisation de la rédaction juridique ne manquent pas d’avantages.
Citons notamment :
✅ Un gain de temps pour les juristes avec un impact sur la productivité :
L’utilisation de ces logiciels permet de réduire jusqu’à 80 % le temps consacré à la rédaction de documents récurrents, complexes ou basiques. Les juristes peuvent alors passer plus de temps sur des sujets plus stratégiques pour l’entreprise.
✅ Limiter les erreurs et les oublis afin de garantir une sécurité et une conformité optimale des documents :
Si vous réalisez une rédaction manuelle de documents, vous prenez le risque de commettre des erreurs. Une fois en place et paramétrée selon vos contraintes métiers, l’automatisation assure la sécurité juridique de vos documents et leur conformité à tous les coups !
✅ Réduire le besoin de recourir à des conseils extérieurs :
La mise en place d’un système d’automatisation est un investissement sur le long terme qui permet de capitaliser sur le savoir-faire et l’expérience de vos collaborateurs au fil des ans. Vous pouvez “cristalliser” votre contenu juridique, au sein de modèles collaboratifs. La réduction du nombre d’erreurs qui en découle réduit également le risque de procès et la nécessité de recourir à des avocats.
Ce procédé permet également aux entreprises de traiter en interne, par un paiement au forfait, un travail qui aurait été facturé à l’heure par des prestataires externes.
✅ Améliorer l’image et la notoriété de l’entreprise :
En réduisant les risques d’erreurs sur les documents produits, vous allez avoir un impact positif sur l’expérience vécue par vos clients internes. Les juristes pourront passer plus de temps à conseiller et faire des recherches qu’à produire des documents.
L’image de l’entreprise auprès de vos clients externes est également grandement améliorée, dans la mesure où il est simple et efficace de contracter avec vous.
✅ Conserver les connaissances de l’entreprise :
Grace au logiciel d’automatisation, vous allez pouvoir constituer une contrathèque, c’est-à-dire, une bibliothèque de modèles de contrats fiables et régulièrement mis à jour à disposition de vos équipes. La digitalisation du département juridique encourage la conservation, l’harmonisation des pratiques en interne et le partage des savoir-faire spécifiques développés par vos équipes de juristes.
✅ Développer et simplifier la collaboration des équipes autour des contrats :
La mise en place d’un outil de gestion des contrats fluidifie le travail contractuel quotidien des juristes. L’ensemble des parties prenantes (internes et externes) peut accéder depuis n’importe quel poste de travail aux contrats stockés sur la plateforme.
Vous cherchez une solution simple, avec un retour sur investissement rapide pour booster votre département juridique ?
Avez-vous pensé à automatiser le processus de rédaction des contrats de votre entreprise ?
