Est-ce que tu peux te présenter en quelques mots (poste actuel, formation et parcours professionnel) ?
Je m’appelle Stéphane Bonan, et j’ai commencé le métier de juriste il y a maintenant 12 ans.
J’ai une formation initiale en Droit des contrats et des pratiques commerciales.
J’ai exercé au sein de plusieurs entreprises, dans des secteurs d’activités variés (SSII, vêtement de luxe, évènementiel, télécoms et construction/bâtiment). J’ai quitté mon poste de responsable juridique chez Monnoyeur pour rejoindre une autre société (confidentiel)
De quoi est-ce que tu vas nous parler aujourd’hui ?
Je voudrais vous parler de l’implémentation avortée d’une contrathèque (ie l’espace de stockage de tous les contrats de l’entreprise) au sein d’une organisation dans laquelle j’ai évolué.
Quel était concrètement le problème à résoudre ?
Notre problème était que chaque juriste travaillait de manière cloisonnée, chacun de son côté, sur ses dossiers
Nous n’avions pas de mise en commun de tous les contrats signés et donc pas de visibilité sur l’activité globale et les échéances.
Chaque juriste travaillant sur des demandes différentes, nous avions tous des templates, mais aucune harmonisation au sein du service juridique.
Quels étaient les bénéfices que vous cherchiez à obtenir en éliminant ce problème ?
Les objectifs étaient nombreux :
– simplification des tâches administratives,
– amélioration de la communication entre juristes mais également avec les opérationnels,
– harmonisation de nos modèles de contrats,
– création d’une base de données collaborative.
On s’est dit qu’un transfert efficace de l’information était primordial pour le bon fonctionnement du service, mais également pour le business de l’entreprise.
Typiquement, quand on a un contrat à faire, on peut être amené à se poser la question de savoir si on part sur un contrat d’exécution ou un contrat cadre.
En fonction, le temps, l’effort et le rendu ne seront absolument pas les mêmes !
Parce que si un contrat cadre existe, on ne va évidemment pas partir sur la même solution (un contrat de quelques pages vs un contrat cadre de 50 pages).
Mais comment se prononcer et savoir quelle option choisir, si les opérationnels ne vous ont jamais transmis de contrat cadre et que vous ignorez même son existence ?
Vous voulez en savoir plus sur le sujet ?
Pourquoi votre fonctionnement actuel ne convenait pas ?
Parce qu’on s’est rendu compte que chacun travaillait de son côté, qu’on n’avait pas de visibilité, et que cela était source de discorde avec les opérationnels.
Le pire est arrivé quand on a eu une “due diligence”, et qu’on n’était pas en mesure de leurs fournir les contrats…
Et ce n’est pas surprenant quand on constate que dans les faits, chacun scannait son contrat pour le stocker sur son ordinateur. On pouvait alors renseigner des dates d’échéances initiales dans un fichier commun, mais on n’avait pas l’information si le contrat avait été reconduit ou pas, si on devait encore payer (ou se faire payer), etc…
La tacite reconduction, c’est le pire ennemi du contrat. Parce qu’en principe, un contrat, ça a un début et une fin. Mais ça c’est dans un monde idéal.
Et si l’on ne s’en tient qu’à la durée initiale du contrat, on passe à côté d’un paquet de chose…
Quels problèmes avez-vous rencontrés dans cette démarche ?
On a challengé plusieurs acteurs, on a vu des solutions intéressantes, mais la principale difficulté rencontrée était interne : il existait une forte résistance de la part des membres de l’équipe, qui n’avaient ni le temps ni l’envie de compiler tous leurs contrats pour alimenter la base !
Tout le monde était déjà à 110% et il y avait clairement un problème de temps et d’énergie à consacrer au projet.
L’autre problème, c’est que le juriste est cantonné à la conception du contrat.
Ensuite, personne ne lui donne signe de vie de ce qu’est devenu le contrat, il n’a aucune visibilité, on ne lui retourne même pas le contrat signé. Le juriste est obligé d’aller courir après le chef de projet, le commercial ou autre, et de “réclamer” les informations.
Donc bien souvent, il abandonne car on ne le tient pas informé.
Avec une “simple” contrathèque, on aurait pu obtenir cette visibilité en théorie. En théorie…
Mais cela aurait nécessité un investissement en temps qu’on ne pouvait visiblement pas se permettre, ou que les juristes n’avaient simplement pas envie de faire car déjà débordé sur d’autres sujets.
Au passage, voilà exactement le rôle d’un Contract Manager pour moi : gérer comme il le peut la coordination entre les parties prenantes à un contrat, offrir à tout le monde le même niveau de visibilité et se charger de la partie administrative.
L’enseignement numéro 1 que vous retirez de ce projet ?
Tristement, on (les directions juridiques) ne se donne pas les moyens de nos ambitions !
Stack d’outils :
- Microsoft Word
- Adobe Pro
- TEAMS / SharePoint (je pourrais écrire une thèse sur l’enfer OneDrive/SharePoint. Cet outil n’est pas convenable pour un juriste qui a l’esprit carré et qui veut bien faire les choses).
- Outlook
