Définition du Knowledge Management. Cela correspond au processus d’identification, d’organisation, de stockage et de diffusion des informations et savoirs au sein d’une entreprise.
La maîtrise de cette pratique permet de mieux répondre aux besoins des clients et à ses objectifs business.
Mais qu’est-ce que le Legal Knowledge Management ? Comment le mettre en place dans une direction juridique ? Quels sont les enjeux du Knowledge Management juridique ?
Plein phare sur le Legal Knowledge Management !
Définition du Knowledge Management juridique ?
L’emplacement exact où est rangé un contrat-cadre signé il y a 4 ans est une information.
Les données contenues dans ledit contrat sont des informations (potentiellement juridiques).
Et pour que personne dans l’entreprise ne perde du temps à chercher ledit contrat, ou les informations qu’il contient, celles-ci doivent être organisées, rangées et facilement accessibles à tout moment par les personnes concernées.
Le Legal Knowledge Management concrètement est un processus qui permet de répondre en 2 secondes aux questions “Où est le contrat ?”, “Où en est-on du projet Wonkas?” ou encore “Qu’est-ce que le contrat raconte ?”.
Théoriquement, il s’agit d’une technique spécifique de management orientée sur le savoir et les connaissances, d’un ensemble de méthodes et d’outils qui favorisent l’exploitation et le partage d’informations utiles dans une entreprise.
L’objectif final est de gagner en réactivité, en efficacité et en fiabilité en faisant tendre les savoirs individuels vers un savoir collectif.
Quelles sont les spécificités du Knowledge Management juridique ?
La mise en place d’une méthode de Legal Knowledge Management présente des caractéristiques spécifiques qui découlent directement et conjointement de la culture juridique et de la pratique effective du droit.
Bien heureusement, des solutions existent pour adapter les techniques du Knowledge Management classique aux directions juridiques.
En voici quelques exemples :
| Les solutions proposées | |
|---|---|
| Les affaires juridiques sont, par nature, confidentielles. Et tous les intervenants d’un contrat ne doivent pas forcément accéder à tous les sujets et toutes les données contenues dans celui-ci. | Pour vous assurer d’un partage d’informations efficace et respectueux du secret des affaires (ou du secret professionnel), vous pouvez : – Utiliser des rapports d’activités anonymes – Restreindre les accès avec un système de gestion granulaire des droits – Le tout dans une solution sécurisée et respectueuse du RGPD |
| L’échange des données et le partage des connaissances constituent une charge mentale supplémentaire pour des juristes déjà sous pression. Leurs domaines d’interventions s’agrandissent année après année, pour s’étendre au-delà du juridique. Or plus le juriste a de choses à faire, plus il y a de chance qu’une de ses missions (celle qu’il considère la moins cruciale) ne soit pas parfaitement réalisée (et en l’espèce, cette pratique n’étant pas ancrée dans la culture des juristes, c’est donc souvent la première à ne pas être scrupuleusement respectée). | La meilleure façon de pousser les juristes à partager les informations et à diffuser la connaissance est de faire en sorte que ce partage se fasse naturellement, de lui-même, sans intervention humaine supplémentaire ! Vous pouvez ainsi utiliser des outils modernes pour alléger la charge mentale des équipes en automatisant les transferts de données, d’informations, ou encore le rangement des documents dans le bon dossier. |
| Les contrats sont en constante évolution. Ils sont soumis à l’activité de l’entreprise, à la législation, aux retournements de jurisprudence, aux évènements extraordinaires tels que les guerres ou les pandémies. Une information collectée en début de projet n’est plus forcément d’actualité une fois les négociations terminées ou la relecture effectuée… Une information peut donc devenir obsolète plus vite qu’on ne le pense si elle n’est pas mise à jour en temps réel, ce qui source d’insécurité juridique. | En utilisant un système unique centralisé, où la donnée est constamment partagée et mise à jour en temps réel, quelle que soit l’étape du cycle de vie de votre document juridique, vous êtes sûrs d’être toujours en possession des dernières informations en date. Grâce à des tâches partagées et des alertes mutualisées, toutes les parties prenantes sont constamment informées des évolutions d’un projet, sans intervention humaine. Enfin, en utilisant des mini-fiches récapitulatives générées automatiquement pour chaque contrat ou document, vous pourrez obtenir d’un simple coup d’œil les informations principales d’un document. |
| Le droit se divise en différents domaines de pratique. Les interlocuteurs du juriste sont de plus en plus nombreux, divers et, la plupart du temps, sans la moindre compétence juridique. | De par cette diversité d’interlocuteurs et de niveaux de compétences juridiques, la juriste doit adapter son discours et son langage à tous les membres de l’entreprise. Pour autant, elle ne peut pas se permettre de rester trop générique, ou la rigueur du droit rattrapera sévèrement ses collègues (et elle avec). Il est donc avantageux de disposer d’une solution permettant de réunir l’information et tous les départements de l’entreprise dans un outil unique, tout en ayant la possibilité de compartimenter les informations selon les départements de l’entreprise, le niveau de connaissance ou l’expérience de l’interlocuteur. Cela permet aussi à chacun d’obtenir une vue “propre”, exclusivement concentrée sur des dossiers et sujets pertinents. |
| La collecte de la donnée, l’extraction de celle-ci au sein d’un email ou d’un document, ainsi que son stockage et son partage, sont des tâches particulièrement chronophages, surtout en l’absence d’outils dédiés. | Avec Legal Pilot, la collecte et le classement des informations clés d’un document sont effectués de manière automatique par l’application ! Le partage de modèles, d’informations et de documents, est simplifié au sein d’un espace centralisé et sécurisé, doté de fonctionnalités de recherches, de rapports et de filtres avancés. |
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Pourquoi faire du Legal Knowledge Management ?
Si l’objectif premier du Knowledge Management est de contrôler les connaissances et de faciliter leur transfert au sein d’une entité, il en découle également d’autres enjeux stratégiques pour une direction juridique.
Voici les principaux avantages que peut retirer un département juridique en appliquant cette méthodologie :
- l’assurance d’une traçabilité des informations qui sont classées, archivées et conservées dans la durée,
- une gestion sécurisée des accès aux informations de l’entreprise,
- un meilleur suivi au quotidien des informations juridiques, fiscales et comptables,
- une fédération des équipes juridiques autour d’un projet commun,
- une mise à disposition des équipes d’outils de reporting, de pilotage de dossiers pour un gain de temps et d’efficacité,
- une formation plus efficiente des nouveaux arrivants,
- l’augmentation de la productivité des équipes juridiques,
- l’accroissement de la satisfaction des clients, internes comme externes !
En effet, le partage de l’expertise a un impact direct sur la productivité de l’entreprise, car chaque employé est en mesure d’obtenir les informations nécessaires à sa mission, de s’assurer qu’elle soit à jour, le tout, en parfaite autonomie !
En favorisant une organisation productive, innovante et réactive, votre service juridique, et à travers lui toute l’entreprise, gagnera en valeur et en compétitivité.
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