Aux côtés des juristes et du Contract Manager, le Paralegal est un collaborateur essentiel au bon fonctionnement d’une direction juridique. Il accompagne le service juridique dans la préparation des dossiers juridiques, la mise en œuvre des formalités administratives et des procédures juridiques.
Voici tout ce que vous devez savoir sur cette fonction pivot.
Plein phare sur le métier de Paralegal !
Le métier de Paralégal : définition
Le Paralegal ou le Paralegal Officer est un assistant juridique. Il s’agit d’une personne qualifiée par sa formation ou son expérience professionnelle pour effectuer des tâches administratives et un travail juridique de fond qui nécessite la connaissance de concepts juridiques. Le Paralegal réalise ainsi un travail de reconnaissance, d’évaluation, d’organisation, d’analyse et de communication de faits et de concepts juridiques pertinent.
Au sein d’une direction juridique, le Paralégal évolue sous la responsabilité du directeur juridique ou d’un juriste en particulier suivant l’organigramme interne.
Le Paralegal se distingue de l’Auxiliaire de justice dont la mission principale est d’œuvrer au bon fonctionnement quotidien du service public de la justice. Il s’agit des greffiers, des experts, des administrateurs judiciaires, des liquidateurs, des huissiers ou des avocats par exemple.
Contrairement à l’Auxiliaire de justice, le Paralegal n’est pas soumis à des règles de conduite sanctionnées par les tribunaux ou le gouvernement (règles de déontologie, assermentation).
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Quels sont les missions du Paralegal ?
Les missions du Paralegal varient en fonction du domaine de compétence et de la nature de son employeur (entreprise privée, auxiliaire de justice, service public).
Ainsi, en entreprise, l’assistant juridique aura pour mission de faire le lien entre les services internes et les auxiliaires de justice externes et de traiter des dossiers variés en droit privé, droit social, droit des contrats, droit de la consommation, propriété intellectuelle et contentieux. En somme, il apporte son assistance administrative et juridique nécessaire au bon fonctionnement de la Direction.
Voici les missions principales du Paralegal Officer :
| Tâches administratives & secrétariat | Préparation et suivi des dossiers juridiques | Mise en œuvre des procédures et des formalités |
|---|---|---|
| Accueil et renseignement des collaborateurs du service. | Recherche et sélection des informations pour aider la prise de décision et la mise en application des process juridiques (rédaction de notes de recherche, travail de recherches et d’analyse juridique). | Rédaction de certains actes juridiques : mémoires, conclusions, préparation des consultations juridiques. |
| Traitement du courrier en lien avec ses activités (facturations…) et des appels téléphoniques. | Monter des dossiers complets (assembler, classer et archiver) : dépôt de brevet, rupture du contrat de travail, modification de contrat commercial, risque sanitaire, etc. Pour le secteur public : marchés publics, urbanisme, environnement… | Traitement des formalités légales attachées aux SICAV : dépôts des comptes, mises à jour du K-bis, dépôt des statuts. |
| Gestion des agendas et des plannings du manager, gestion des convocations aux réunions ou assemblées, et organisation des déplacements. | Suivre les dossiers et en référer aux collaborateurs intéressés. | Veille et actualisation des bases de données du service (contrathèque, GED). |
| Rédaction de documents spécifiques (notes de synthèse, rapports annuels, comptes rendus, procès-verbaux d’assemblée, présentations professionnelles). | Assurer la mise en signature (papier ou électronique) des contrats de la direction juridique ainsi que l’archivage. | |
| Suivi des renouvellements de mandat des administrateurs, commissaires aux comptes ou censeurs. | ||
| Production de statistiques, reportings, contrôles trimestriels à destination de la direction juridique et de la Direction. |
Quel est le profil d’un Paralegal Officer ?
Le Paralegal Officer est avant tout rigoureux, organisé et polyvalent. Il est doté de connaissances en droit afin d’assister efficacement les juristes dans la préparation des dossiers et d’assurer l’ensemble des missions qui lui sont confiées.
Il est à l’aise à l’oral et sa communication écrite est impeccable.
À la fois autonome et dégourdi, il apprécie travailler en équipe et sait faire preuve d’initiatives pour accroître la productivité et l’efficacité du service dans lequel il est rattaché.
L’assistant juridique doit également se montrer réactif et diplomate tout en étant soucieux du respect de la confidentialité.
Enfin, il doit avoir une bonne maîtrise des logiciels de bureautique basique (Word, Excel, messagerie, agenda), mais également des outils legaltechs les plus récents.
La connaissance d’une langue étrangère est un atout supplémentaire en entreprise.
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Comment devenir Paralegal ?
Le métier de Paralegal est naturellement ouvert aux personnes diplômées en licence de droit à l’université. Néanmoins, l’idéal est d’acquérir une double formation juridique et administrative. En ce sens, des formations sont spécialement adaptées au métier d’assistant juridique :
- Les BTS assistant de manager ou un DUT carrières juridiques ;
- Le Diplôme d’université (DU) assistant juridique ;
- Une certification de qualification professionnelle de secrétaire juridique.
Legal Pilot, un logiciel d’automatisation qui accompagne les missions du Paralegal
La transformation numérique des entreprises a fait évoluer l’organisation et la gestion des missions juridiques et des tâches de secrétariat. L’adoption d’un logiciel SaaS d’automatisation des contrats comme Legal Pilot permet aux juristes, Contract Manager et Paralegal d’optimiser leurs compétences et ainsi d’accroître la productivité du département juridique.
Concrètement, comment cela fonctionne ?
En utilisant un logiciel d’automatisation des contrats comme Legal Pilot, le Paralegal pourra générer en toute autonomie tous vos contrats selon les normes et les process définis par votre département juridique.
En effet, le contrat est généré de façon automatique en remplissant un questionnaire intelligent. Les questions s’adaptent ainsi aux réponses apportées par le Paralegal ou le client, qui est guidé pas à pas tout au long du process.
De plus, grâce aux nombreux modules intégrés, il pourra également gérer la bibliothèque de modèles de contrats ou la contrathèque, mettre à jour les questionnaires en ligne, gérer les signatures électroniques des contrats, planifier des réunions (notamment de négociations commerciales) ou des rappels d’échéances sur des contrats, et enfin gérer l’archivage et la classification des différents documents.
Le tout en utilisant une seule et même plateforme accessible depuis votre navigateur web et sans aucune installation ni compétences techniques préalables.
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