La modernisation de la fonction RH est l’une des priorités des
entreprises pour 2021 (baromètre DRH 2021). Cette évolution passe notamment par l’automatisation des processus RH : selon une étude de 2020, 45% des décideurs RH prévoient d’investir dans cette tendance pour gagner en efficacité, en rapidité et en sécurité juridique (PwC’s Human Ressources Technology Survey 2020).
L’enjeu est important. En effet, la crise sanitaire a profondément rebattu les cartes au sein des entreprises : explosion du télétravail, recrutements et réunions à distance, plus forte exigence des salariés quant aux conditions de travail…
Pour s’adapter à cette mutation, les services RH ont tout intérêt à investir le champ de l’automatisation. C’est une solution de choix pour diminuer leurs tâches administratives et se concentrer sur leur cœur de métier : l’humain.
Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quels bénéfices pour votre activité de juriste ou de décideur RH ? Quels processus RH peuvent être automatisés ? On vous explique tout !
Automatisation des processus RH, de quoi s’agit-il ?
1- Définition
La plupart des services de l’entreprise fonctionnent par une série de règles et d’actions à effectuer : délais à respecter, validations ou signatures à recueillir, etc. Les services comptables, financiers et ressources humaines sont particulièrement concernés.
Par exemple, l’embauche d’un salarié nécessite des tâches précises et obligatoires sous peine d’engager la responsabilité de l’entreprise : déclaration d’embauche, visite médicale, rédaction du contrat de travail, CDD à remettre aux salariés dans un délai précis, etc.
L’automatisation des processus RH permet de « lancer la machine » au début de la procédure et les différentes étapes s’exécutent les unes après les autres de manière automatique (workflow). Il est également possible d’automatiser la rédaction de documents, courriers ou contrats de travail.
2- Pour qui ?
L’automatisation est accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Les solutions disponibles sur le marché proposent en effet des outils faciles à mettre en place, sans connaissance technique : logiciel en mode SAAS, plateforme accessible en ligne, etc. Cerise sur le contrat, elles s’adaptent également parfaitement aux besoins des entreprises (modules, fonctionnalités à la carte…) et à leur budget.
Tous les acteurs de la fonction RH peuvent donc s’investir dans cette automatisation et profiter de ses avantages : juristes en droit social (entreprise, cabinet d’avocat ou d’expertise comptable), RRH, DRH, dirigeants, managers…
3- Quelques exemples
Les possibilités d’automatisation sont variées et en constante évolution. Ce domaine est en effet en plein essor et les innovations fréquentes (d’où l’importance de prendre le train en marche !). Quelques exemples :
- Chatbots juridiques. Il s’agit de ces petites fenêtres de discussion qui permettent de poser des questions sur un site internet (ou d’entreprise) et de recevoir une réponse automatique adaptée.
- Automatisation des contrats de travail
- Génération de documents et de courriers
Nous reviendrons sur ces différentes possibilités (et d’autres) en fin d’article.
Automatiser des tâches RH, quels bénéfices ?
1- Gagner du temps et de la productivité
Combien de temps passez-vous chaque mois sur des tâches administratives et/ou chronophages ? Récupérer des documents, relancer tel ou tel service pour obtenir une signature, chercher de l’information fiable, etc.
Digitaliser vos processus RH et droit social permet un gain de temps et de productivité non négligeable pour vous et vos collaborateurs. Ainsi, vous pouvez vous consacrer à votre cœur de métier et oublier paperasse et tâches administratives répétitives.
Cela permet également d’uniformiser vos procédures et de les rendre plus claires pour les salariés. Ces derniers peuvent par exemple effectuer une demande de congés directement sur un logiciel spécifique. Fini les demandes redondantes adressées à la fois par mail et par papier, au N+1, au N+2, au service RH… !
2- Eviter erreurs et oublis : sécurité et conformité
Le droit du travail est une matière complexe par la diversité de ses sources juridiques et son évolution constante. Même le plus aguerri des juristes ou Responsable Ressources Humaines n’est pas à l’abri d’un oubli, d’une erreur.
Une fois mise en place selon vos contraintes (convention collective, usages, accord…) l’automatisation garantit la sécurité juridique de vos processus RH et leur conformité au regard du droit du travail. Pour vous, c’est également une charge mentale en moins !
3- Assurer la sécurité et la confidentialité des données
L’automatisation des processus permet la dématérialisation et l’archivage des documents RH dans un coffre-fort numérique. C’est idéal pour les documents sensibles : bulletins de paie, contrats de travail, etc. Vos bénéfices ?
- Gain de place et de temps d’archivage
- Documents facilement accessibles pour les contrôles URSSAF, inspection du travail, commissaires aux comptes, contentieux…
- Plus de perte de documents ou de recherches dans les archives pendant des heures (du vécu !)
4- Des économies substantielles
Mettre en place une automatisation à un coût : achat d’un outil de gestion RH, abonnement à un logiciel d’automatisation de document, formation des utilisateurs…
Mais loin d’être une dépense à fonds perdu, c’est un véritable investissement rapidement rentabilisé : diminution des heures supplémentaires, augmentation de la productivité des équipes RH et juridiques, réduction des coûts liés aux erreurs, oublis et non-conformité juridiques (redressements, contentieux…), etc.
5- Un pilotage RH plus efficace
Les outils de gestion RH intègrent des tableaux de bord et rapports paramétrables selon vos indicateurs. Un gain de temps pour vos rapports d’activités et un pilotage facilité de vos ressources humaines !
6- Augmenter la satisfaction des salariés de l’entreprise
Le monde de l’entreprise est en pleine évolution, accélérée par la crise sanitaire : télétravail, conciliation vie professionnelle et personnelle, formations et réunions à distance….
La tendance est à la digitalisation et elle affecte toutes les strates de l’entreprise. Il est important pour les services RH et juridiques de prendre ce train en marche. Leur rôle est en effet indispensable pour adapter cette technologie dans le respect des collaborateurs.
L’automatisation permet aux services RH de se recentrer justement sur l’humain : politique et stratégie RH, recrutement, formation…
Elle permet également aux utilisateurs salariés ou managers de faciliter leur quotidien dans l’entreprise (demande de congé…), d’augmenter leur confiance dans l’entreprise (contrat remis dans les temps, personnel RH davantage disponible pour répondre à leurs questions…)
L’automatisation de documents en droit du travail et ressources humaines est la grande tendance Legaltech pour 2021 et sera bientôt incontournable. Vous vous lancez ? Nos équipes sont à votre disposition pour échanger sur votre projet !
