Les bottes secrètes des juristes sur Microsoft Word

La rédaction a toujours fait partie de la vie des professionnels du droit. Dans une époque pas si lointaine, clauses, contrats, conclusions devaient être rédigés à la main. Cette pratique chronophage a peu à peu été abandonnée au profit de l’utilisation d’un nouvel outil révolutionnaire, la machine à écrire…

Une brève histoire de la rédaction juridique

Arrivée au milieu du XVIIIe siècle, la machine à écrire révolutionne les pratiques de rédaction. L’avancée technologique modifie les manières de concevoir l’écriture et permet un gain de temps conséquent. Son utilisation est telle que de multiples guides d’utilisation de ces machines se développent, offrant diverses astuces de corrections ou bonnes pratiques pour améliorer sa vitesse de rédaction (dont la fameuse copie carbone, ancêtre lointain du copier-coller).

Avec l’apparition de l’informatique puis d’internet, on remplace rapidement la machine à écrire par un nouvel outil révolutionnaire : le traitement de texte. Divers logiciels émergent mais un seul finit par les surpasser tous, Microsoft Word.

L’utilisation du logiciel Word à des fins de rédaction juridique se doit d’être méticuleuse, méthodique et précise. Un document juridique doit en outre respecter les pratiques et conventions adoptées par les autres rédacteurs de l’organisation, afin de faciliter le travail collectif. La combinaison de pratiques hétérogènes dans un métier où les écrits sont revus scrupuleusement par de nombreuses personnes peut en effet s’avérer désastreuse.  

Intuitivement, ou par mimétisme, les juristes ont donc adopté un certain nombre de conventions de rédaction au fur et à mesure du temps, afin de faciliter leur travail individuel et collectif. Cet article a pour ambition de présenter une synthèse de ces pratiques afin d’identifier les meilleures conventions à appliquer pour optimiser le travail de rédaction juridique sur Word.

1. Les pratiques stylistiques

L’un des premiers points d’attention à observer lorsque l’on entame la rédaction d’un document juridique est celui de la mise en forme. La conception d’un contrat par exemple passe par le fond autant que par la forme, qui se doit d’être révélatrice de la qualité intrinsèque du document.

A cette fin l’usage de l’option « reproduire la mise en forme » (le fameux pinceau) est largement répandue, néanmoins les styles se révèlent être la fonctionnalité la plus adaptée. Ceux-ci permettent en effet à l’utilisateur d’implémenter une mise en forme définie et précise (police, taille, espacement, marges, etc.) en un clic, et de mettre à jour globalement tous les titres de même niveau lorsque nécessaire. En combinaison le raccourci clavier « reproduire la mise en forme » (Ctrl + Maj + C ou V), ceci permet de très rapidement harmoniser l’ensemble du document, en cours ou à l’issue de la rédaction. 

Qui ne s’est jamais senti démuni face à la nécessité de créer une table des matières pour un document d’une centaine de pages ? Sans usage des styles, celui-ci devra être créé de toutes pièces, sans possibilité de synchronisation automatique avec les titres. En plus de l’automatisation du sommaire, les styles permettent d’afficher la structure du document dans un volet de navigation qui permet de basculer d’une section à l’autre en un clic (affichage > volet de navigation).

Word en milieu juridique, c’est aussi la rédaction de notes, assignations ou consultations écrites qui nécessitent souvent l’utilisation de références croisées, ou notes de bas de page, permettant un renvoi rapide à une information ou un article de loi. L’utilisation de cette fonction est très utile pour obtenir un rendu moins dense ou éviter une mention qui n’aurait pas sa place dans le corps du texte. Se rajoute à cela la fonction poussée de « Renvoi » permettant à une note de bas de page de faire référence à une autre et ce de manière automatique.

Tous les documents créés par l’organisation  se doivent de respecter des chartes graphiques mais également d’être « propres ». Beaucoup de professionnels travaillent sur leur rédaction avec l’outil d’affichage des caractères masqués (« Afficher tout ») de Word, permettant de visualiser rapidement la structure du document au fur et à mesure de la rédaction. Cette habitude permet de repérer en clin d’œil les mauvaises pratiques telles que l’utilisation des espaces multiples au lieu des tabulations, ou encore des retours à la ligne en lieu et place des sauts de pages.

2. Les conventions d’écriture

Indépendamment des fonctionnalités propres de Word, les juristes ont recours à un certain nombre de conventions d’écriture afin d’assurer une bonne uniformité de tous les documents produits par l’organisation. Ces conventions peuvent être perçues comme spécifiques d’une organisation à l’autre, mais des tendances générales se dégagent.

En début de contrat, sont regroupées et détaillées les définitions nécessaires à sa bonne compréhension. Cette technique permet de contourner les limites des définitions « au fil de l’eau » (ci après, la « Définition »), à savoir la difficulté de retrouver une définition dans un document long, ou encore le risque de devoir faire référence à une notion avant que celle-ci n’ait été définie.

Un certain nombre de pratiques s’expliquent par la nécessité de partager ou de réutiliser les documents dans d’autres contextes. C’est notamment le cas lorsque l’on va décider de créer une matrice en “générisant” un exemple de contrat.

Les modèles ou matrices Word de contrat sont ce que l’on retrouve de plus commun concernant les pratiques de rédaction. Chaque organisation adopte souvent sa propre manière de fonctionner. On retrouve ainsi par exemple les « Blobs » dans les cabinets anglo-saxons ([ • ], pour signifier qu’il s’agit d’un espace à restant à compléter ), ou encore les très voyants XXX. A chacun sa méthode pour notifier l’espace à remplir.

Concernant la numérotation des titres, différentes écoles existent, certains privilégiant le format académique (I.A.1.a), d’autre utiliseront plutôt uniquement le format numérique (1.1.2), qui confère d’avantage de lisibilité dans les niveaux de profondeur .

3. Les conventions de nommage

Comment s’assurer d’avoir une méthode efficace de suivi des versions d’un document ? Les conventions de nommage sont un dernier point nécessaire à la bonne collaboration entre juristes. Il existe différentes pratiques ayant pour objectif d’identifier la version et l’auteur du document, ces pratiques se devant d’être partagées et systématisées pour un fonctionnement optimal.

De manière générale, lors de la création d’un document juridique, le rédacteur aura tendance à le nommer de manière explicite, soit par son titre principal, généralement suivi du nom du client et de la date de création.

Toutefois, lors d’un travail collaboratif, il est nécessaire que le système de versioning des documents soit compris par tous. On adjoint donc souvent le numéro de version au nom (V1, V2, etc.), ainsi que sa date, et les initiales de l’auteur de la dernière version. Il est ainsi très important de s’assurer d’une telle pratique lors d’un travail groupé afin d’éviter toute redondance ou incohérence. Pour assurer un suivi méticuleux, on va parfois jusqu’à créer un sous dossier avec les comparaisons pour chaque nouvelle version créée, ce qui permet d’assurer une parfaite traçabilité des modifications entre chaque version.

Le versioning n’est pas la seule pratique autour du nommage, il arrive qu’un juriste ait à relire un document et apporter des observations ou commentaires sur des versions intermédiaires. Pour faire fonctionner cela, on ajoute généralement des suffixe de relecture tels que Rel, Obs, Rev, Comments ou encore MUP.

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