Les outils de signature électronique font partie des premiers à adopter pour lancer la transition digitale d’une direction juridique au sein d’une entreprise. Mais quelle est leur valeur juridique ? Comment les déployer au sein de l’entreprise ? Legal Pilot fait le point !
Signature électronique, définition
La signature électronique est un procédé technique permettant d’authentifier un document à signer et un ou plusieurs signataires. Elle a une valeur légale reconnue : la loi ne fait en effet pas de distinction entre la signature électronique et son pendant manuscrit. Elle engage ainsi, selon la législation, le consentement du signataire, à une condition : que soit fait « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant le lien de la personne signataire avec l’acte auquel elle s’attache ».
Attention cependant, la signature électronique n’est pas une signature manuscrite scannée, puis incrustée dans un fichier. Elle n’est pas non plus une signature effectuée avec un stylet, sur une tablette.
Trois niveaux de signature
La signature électronique repose ainsi sur « un procédé fiable », à savoir un certificat. Il est délivré par un prestataire privé, habilité à effectuer certaines vérifications technologiques, réglementaires et légales. Il va par exemple s’assurer que l’entreprise qui souhaite déployer une solution de signature électronique respecte les contraintes techniques en la matière, qui correspondent à des niveaux de fiabilité et de garantie déterminés par l’eIDAS – le texte de référence au niveau européen.
Il existe, par ailleurs, trois niveaux de signature électronique :
– la signature électronique “simple”, qui n’implique aucune vérification de l’identité du signataire ;
– la signature électronique avancée, qui permet d’identifier le signataire ;
– la signature électronique qualifiée, qui repose sur un certificat spécifique et la vérification a priori de l’identité du signataire.
Un outil pour valider la signature
Au-delà du certificat de signature électronique, cette dernière repose aussi sur des outils dédiés développés par les éditeurs de solutions de signature électronique. Ils permettent de :
– sceller l’engagement du signataire de manière irrévocable, via l’inscription des informations du certificat, afin que personne ne puisse nier avoir effectué la signature ;
– garantir l’intégrité du document, puisqu’une fois signé, ce dernier ne pourra être ni modifié ou ni altéré ;
– automatiser le processus de signature, ce qui permet à un signataire de s’engager sur plusieurs documents en quelques clics.
5 étapes pour déployer un outil de signature électronique
Vous souhaitez déployer une solution de signature électronique au sein de votre direction juridique ? Voici les 5 étapes les plus importantes à respecter.
Tout d’abord, établissez un cahier des charges. Il va synthétiser vos besoins et les caractéristiques futures de l’outil de signature électronique. Il doit être établi en collaboration avec la DSI (Direction des systèmes d’information) de l’entreprise, afin de choisir une solution parfaitement intégrable à vos process.
Ensuite, renseignez-vous et lisez quelques retours d’expérience sur un ou plusieurs prestataires : vous aurez ainsi une idée plus précise de ce qui existe, de ce qu’il est possible d’obtenir, et des délais à prévoir. Il vous faudra par la suite faire un choix, que ce soit en direct ou via un appel d’offres, selon les règles applicables dans votre organisation. Profitez des échanges avec les candidats pour poser toutes les questions importantes : coût, délais, fonctionnalités, mises à jour, interopérabilité…
Votre prestataire est choisi ? Passez au paramétrage de la solution, puis à son déploiement. Par pôle, par département, par type de contrat à signer ? Votre prestataire pourra vous guider sur la meilleure stratégie à adopter. N’oubliez pas, au passage, de choisir un pôle « pilote ». Il doit montrer l’exemple dans l’utilisation de l’outil de signature électronique et donner envie aux collaborateurs des autres départements de se lancer.
Enfin, formez vos collaborateurs. Ils seront ainsi prêts à utiliser votre outil de signature électronique. Il ne vous restera plus qu’à mesurer les résultats obtenus !
Les avantages de la signature électronique
La signature électronique ne manque pas d’avantages pour les directions juridiques. Citons notamment :
– une réduction des frais opérationnels ;
– la dématérialisation des dossiers et des procédures ;
– une meilleure image auprès des signataires, plus moderne et plus responsable d’un point de vue écologique ;
– du temps de libéré pour les collaborateurs, qui n’est plus perdu à préparer les documents papiers et à effectuer diverses vérifications ;
– une réduction du risque d’erreur et d’oublis de paraphe ou de signature ;
– un amortissement rapide des dépenses engagées, de l’ordre de trois mois* ;
– un retour sur investissement global de l’ordre de 122%*
(*selon une étude réalisée par le cabinet Forrester Research).
La signature électronique, c’est la première étape de la transformation numérique de la direction juridique. Envie d’en savoir plus sur les outils qui peuvent être adoptés ? Contactez les équipes de Legal Pilot !
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