Lorsque l’on mène un projet de transformation numérique, il est nécessaire de définir, en amont, des indicateurs clés de performance (ou KPI en anglais, pour Key Performance Indicators). C’est particulièrement vrai s’agissant de la digitalisation des directions juridiques : il est en effet impératif de comprendre comment les nouveaux outils impactent les process des équipes en charge des questions juridiques dans l’entreprise. Voici donc 5 KPI à surveiller après avoir déployé un nouvel outil !
Le temps moyen passé sur un dossier
C’est sans doute l’indicateur clé de performance le plus important : le temps moyen passé sur un dossier permet de comparer, rapidement, le fonctionnement d’une direction juridique avant la transformation juridique et son fonctionnement après celle-ci. Il convient néanmoins de s’assurer que cette comparaison est réalisée à niveaux de complexité (et nature) des dossiers égaux.
Cette moyenne doit être effectuée au global, et collaborateur par collaborateur. Cela vous permettra de vous assurer que tous les salariés ont amélioré leurs performances et de mener, si besoin, les opérations de correction qui pourraient s’imposer.
Le nombre de dossiers traités
C’est le corollaire du temps moyen passé sur un dossier : si celui-ci baisse, alors le nombre de dossiers traités par la direction juridique doit augmenter. Cela doit être particulièrement le cas pour les dossiers à faible valeur ajoutée, pour lesquels l’automatisation doit constituer un « plus » incontestable.
Le nombre de dossiers traités n’augmente pas ? Alors le temps dégagé grâce à la transformation numérique doit permettre à la direction juridique de s’occuper de tâches à plus forte valeur ajoutée !
Les sommes dépensées
Comme tous les départements de l’entreprise, quel que soit le secteur d’activité, la direction juridique doit veiller à contrôler ses dépenses et son budget. Ainsi, l’un des indicateurs clés de performance est tout naturellement l’argent dépensé chaque trimestre, chaque semestre et chaque année.
Il ne s’agit cependant pas de voir les outils adoptés dans le cadre d’une transformation numérique comme un coût. Ce dernier doit en effet être rapporté au nombre de dossiers traités et à la valeur du temps gagné par les collaborateurs.
La satisfaction des collaborateurs
A propos de collaborateurs, que pensent-ils des outils que vous leur avez proposés ? Pour réussir une transformation numérique, il est capital de leur poser la question ! Cela peut se faire de différentes manières :
– par un questionnaire, anonyme ou non ;
– par l’installation d’une boite à suggestions / commentaires ;
– au cours d’une réunion d’équipe ;
– lors de rendez-vous individuels…
Le bilan annuel
Tous les ans, votre département juridique vous remet probablement un bilan de ses activités annuelles. C’est l’occasion de prendre chacun des points évoqués, et d’effectuer des comparaisons avant / après la transformation numérique ! Comment les performances ont-elles évolué ? Les dossiers traités sont plus ou moins à risque ? De nouvelles activités ont-elles été rendues possibles ? Quid de la satisfaction des collaborateurs ? Etudiez chaque point pour vous assurer d’être parti dans la bonne direction !
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