Déployer un logiciel juridique en entreprise, c’est faire un premier pas vers une toute nouvelle efficacité professionnelle, vers des process plus simples et des collaborateurs plus aptes à se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Pour que cette opération, parfois préparée depuis des mois ou des années, soit un succès, il y a quelques impératifs à respecter dans l’Entreprise. Voici les six les plus importants.
1. Impliquer les collaborateurs dans ce nouvel outil juridique
Les membres de votre département juridique seront les utilisateurs du logiciel que vous envisagez de déployer. Ils doivent donc être impliqués dans le choix de la solution, dans son paramétrage, et dans sa phase de test. Pour cela, appuyez-vous sur les collaborateurs les plus à l’aise avec l’outil digital. Ils se feront le relais des bonnes pratiques auprès des autres personnes de votre équipe sur ce nouveau logiciel juridique.
2. Faire un suivi en continu sur les membres de votre Entreprise
Au fur et à mesure de l’avancée du déploiement du logiciel juridique, il convient de vérifier que celui-ci reste cohérent avec le plan initial de votre Entreprise. Toutes les fonctionnalités de cet outil, de ce logiciel juridique sont-elles prêtes ? Quels sont les retours des collaborateurs sur ce logiciel juridique ? Le logiciel, l’outil est-il parfaitement intégré à vos process et à votre organisation ? Avec un suivi en continu du déploiement, vous serez assuré de ne pas commettre d’erreur.
3. Former les collaborateurs, les professionnels à ce logiciel
Tous les collaborateurs n’ont pas le même niveau d’aisance avec l’outil digital. Ainsi, pour réussir le déploiement d’un logiciel, d’un outil juridique, il convient de dédier un temps à la formation de vos équipes, de vos professionnels pour optimiser le temps de travail au quotidien. Celle-ci peut être assurée par votre prestataire de service, et doit être adaptée : des groupes de niveaux peuvent ainsi être formés, des plus éloignés du numérique aux prochains « super-utilisateurs », sur lesquels vous pourrez vous appuyer.
4. Profiter de la phase de test du logiciel juridique pour corriger les problèmes
5. Ajouter des produits et services complémentaires en fonction des besoins
6. Prévenir la dérive des objectifs et s’y adapter
Déployer un progiciel juridique, c’est se fixer des objectifs, que ce soit en termes de production, de nombre d’utilisateurs, d’accessibilité… Mais un tel projet peut cependant être, en cours de route, victime d’une certaine dérive : changements dans les tâches ou les attentes des collaborateurs, produit livré qui offre de nouvelles possibilités, implication des équipes qui n’est pas à la hauteur des attentes… C’est pourquoi il est important de veiller, constamment, à s’adapter à toute dérive des objectifs et à prendre, si possible, les mesures qui s’imposent.
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