Politique de confidentialité
Cette Politique de Confidentialité s’applique aux Informations que Nous collectons sur vous lorsque :
Dans le plus grand souci de protection de vos données personnelles, LEGAL PILOT s’efforce de mettre en place une Politique de Confidentialité compréhensible, transparente et en accord avec le Règlement européen 2016/679 dit règlement général sur la protection des données (RGPD) et la législation nationale (Loi informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée le 22 juin 2018).
Cette Politique de Confidentialité entre en application à compter du 1er janvier 2020.
Date de dernière mise à jour : 25 janvier 2024
Nous pouvons changer cette Politique de Confidentialité à tout moment si Nous modifions la façon de traiter vos Informations. Nous vous informerons alors dans un délai raisonnable avant l’entrée en vigueur d’une nouvelle version de la Politique de Confidentialité, soit par l’envoi d’un email, soit par l’envoi d’une notification via la Plateforme soit par l’affichage d’un message sur notre Site.
LEGAL PILOT est une société par actions simplifiée au capital de 329.609,00 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lyon sous le numéro SIRET 830 117 735 et dont le siège social est situé 76 rue Ney à Lyon (69006).
Pour toute question concernant la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par l’un des moyens suivants :
Veuillez noter que Nous ne pourrons répondre qu’aux questions ou aux demandes d’exercice des droits qui concernent notre Politique de Confidentialité. Pour plus d’informations, consulter la section « Quand est-ce que cette Politique de Confidentialité ne s’applique pas ? ».
Cette Politique s’applique uniquement lorsque nous décidons de la façon d’utiliser vos Informations (lorsque nous agissons comme responsable de traitement au sens de la loi).
Pour votre parfaite compréhension, notre Politique de Confidentialité ne s’applique pas dans les cas de figure suivant.
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Aux traitements que l’Administrateur qui vous invite à collaborer sur son Espace de Travail décide de faire avec vos données personnelles :
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C’est par exemple le cas lorsqu’un Administrateur décide de vous créer un compte sur son Espace de Travail, lorsqu’il vous octroie ou vous retire des droits d’utilisation, lorsqu’il supprime votre compte utilisateur, etc. |
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Aux Données de l’Espace de Travail administré et sous le contrôle de l’Administrateur :
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C’est par exemple le cas des Informations et différents contenus que Vous ou que les autres utilisateurs pouvez créer, utiliser, stocker, télécharger, échanger sur l’Espace de Travail d’un Administrateur. |
Dans ces cas de figure, c’est votre Administrateur qui est le responsable de ses propres traitements et il lui appartient de vous informer de la façon dont il peut utiliser vos données personnelles.
Pour toute information sur la façon dont sont utilisées vos données personnelles ou pour exercer vos droits sur les traitements effectués par un Administrateur, nous vous invitons à prendre contact directement avec cet Administrateur.
L’utilisation de Services Tiers, compatible avec LEGAL PILOT ou partenaire de LEGAL PILOT, demeure soumise aux conditions générales d’utilisation et aux politiques de confidentialité respective des sociétés tierces qui éditent ces Services Tiers.
Pour toute information sur la façon dont sont utilisées vos données personnelles ou pour exercer vos droits sur les traitements effectués par ces sociétés tierces, nous vous invitons à prendre contact directement avec les sociétés tierces concernées.
Lorsque Nous utilisons des termes en majuscule dans cette Politique, nous faisons référence aux définitions ci-dessous :
« Administrateur » désigne une personne avec laquelle LEGAL PILOT a conclu un contrat l’autorisant à bénéficier des Services. L’Administrateur peut ensuite inviter et gérer lui-même ses propres Utilisateurs, pour ses propres besoins, sur son Espace de Travail.
« Client » désigne une personne physique ou morale qui a souscrit, de façon gratuite ou payante, aux Services de LEGAL PILOT.
« Données de l’Espace de Travail » désigne les données créées, collectées ou échangées sur un Espace de Travail, ces données pouvant être des contenus, questionnaires, réponses, messages, des fichiers et/ou des données à caractère personnel ou des données à caractère non personnel.
« Espace de Travail » désigne l’espace privé d’un Administrateur sur la Plateforme, sur lequel celui-ci administre ses documents juridiques (questionnaires, modèles, documents remplis, réponses fournies, visibilité des documents) et ses Utilisateurs (identité, droits et privilèges d’utilisation).
« Informations » désigne les données à caractère personnel qui vous concernent, que ces Informations vous identifient de manière directe ou de manière indirecte.
« Nous », « Nos » « Notre » et « LEGAL PILOT » désignent notre société LEGAL PILOT telle qu’identifiée à la section « Qui sommes-nous ? ».
« Plateforme » désigne notre plateforme software as a service « Legal Pilot » qui permet d’accéder et d’utiliser nos Services.
« Politique » désigne la présente Politique de Confidentialité.
« Prospect » désigne une personne physique ou morale pouvant être intéressée par les Services proposés par LEGAL PILOT mais qui n’est pas encore Client.
« Services » désigne les services logiciels accessibles en ligne d’automatisation de documents juridiques fournis par LEGAL PILOT.
« Services Tiers » désigne des services, logiciels, applications ou API fournis par des sociétés tierces à LEGAL PILOT et qui sont utilisables ou compatibles avec les Services de LEGAL PILOT.
« Site » désigne le site internet public de LEGAL PILOT, accessible à l’adresse www.legal-pilot.com.
« Sous-Domaine » désigne l’adresse URL à laquelle un Administrateur et ses Utilisateurs peuvent accéder à son Espace de Travail.
« Utilisateur » désigne toute personne autorisée à utiliser nos Services et qui dispose d’identifiants lui permettant d’accéder à son Espace de Travail ou à l’Espace de Travail d’un Administrateur l’ayant autorisé à le rejoindre.
« Visiteur » désigne toute personne qui visite notre Site.
Cette Politique explique les traitements réalisés par LEGAL PILOT concernant les Utilisateurs tels que définis à la section « Définitions ».
Nous sommes amenés à utiliser différents types d’Informations, que vous pouvez renseigner vous-même, de façon facultative ou obligatoire, ou que Nous pouvons collecter automatiquement.
| Catégories d’Informations collectées | Informations collectées |
| Informations liées à votre Compte : | Email, mot de passe, nom, prénom, avatar, vos contacts, vos droits d’utilisation et privilèges, Administrateur auquel votre compte est rattaché, etc. |
| Métadonnées : | Les données que vous générez en utilisant nos Services, tels que les documents que vous créez, modifiez, supprimez (modèles, clauses, questionnaires), les utilisateurs que vous invitez, les paramètres de confidentialité, les dates et heures des actions que vous réalisez sur la Plateforme, etc. |
| Messagerie : | Messages envoyés par le biais de l’Espace de Travail. |
| Demande de support : | Messages envoyés dans le cadre d’une demande de support technique |
| Données de connexion : | logs de connexion, adresse IP, type de navigateur web utilisé, date et heure, pages de provenance, etc. |
| Informations de configuration de votre appareil : | Votre système d’exploitation, marque/modèle de votre appareil, résolution d’affichage, etc. |
| Informations recueillis auprès de Services Tiers | Toute information provenant d’un Service Tiers |
Nous sommes amenés à utiliser vos Informations pour différentes raisons qui nous le permettent et Nous vous l’expliquons ci-dessous :
| Fourniture de Nos Services | Exécution d’un contrat |
| Mener des enquêtes de satisfactions | Intérêt légitime |
| Elaborer des statistiques d’utilisation de nos Services | Intérêt légitime |
| Répondre à vos questions et demandes de support | Intérêt légitime |
| Traiter vos demandes d’exercice de droits | Intérêt légitime |
| Envoyer d’email transactionnel (notifications d’évènements sur la Plateforme) | Intérêt légitime |
| Envoyer des emails d’informations relatifs au fonctionnement de LEGAL PILOT, des aides à l’usage de nos Services | Intérêt légitime |
| Vous envoyez nos offres commerciales en lien avec les Services que vous utilisez déjà | Intérêt légitime |
| Maintenir à jour et renforcer la sécurité de nos Services | Intérêt légitime |
| Conserver les journaux de connexion | Conformité à la loi |
Nous conservons vos Informations pour des durées variables en fonction des finalités pour lesquelles nous les collectons.
Les Informations relatives au trafic sur nos Services sont conservées pendant une durée maximale de 12 mois à compter de leur collecte conformément à la loi.
Les Informations rattachées à votre compte Utilisateur sont conservées aussi longtemps que vous utilisez nos Services et pendant un délai de 3 ans maximum à compter de votre dernière utilisation des Services ou du dernier contact que Nous ayons eu avec vous.
Au-delà, certaines Informations commerciales pourront être conservées plus longtemps sous forme d’archivage et en dehors de nos bases de données actives, notamment à des fins probatoires pendant la durée de prescription applicable (5 ans en matière civile et commerciale) ainsi qu’à des fins comptables (10 ans à compter de leur date).
Les durées de conservation des Données de l’Espace de Travail sont déterminées par votre Administrateur. Pour obtenir davantage d’informations sur la façon dont votre Administrateur traite vos données personnelles dans l’Espace de Travail sur lequel vous collaborez, nous vous invitons à entrer en contact directement avec votre Administrateur. Pour en savoir plus, consultez la section « Quand est-ce que cette Politique de Confidentialité ne s’applique pas ? »
Cette Politique explique les traitements réalisés par LEGAL PILOT concernant les Visiteurs du Site tels que définis à la section « Définitions ».
Nous utilisons des cookies ainsi que des traceurs sur Notre Plateforme pour différentes raisons.
Un « cookie » est un fichier de taille limitée, généralement constitué de lettres et de chiffres, envoyé par le serveur internet au fichier cookie du navigateur situé sur le disque dur de votre ordinateur.
Nous avons recours à différentes catégories de cookies :
| Catégories de cookies | Description |
| Cookies techniques |
Nous avons besoin de déposer ces cookies pour que notre Plateforme fonctionne correctement. Par exemple, les cookies techniques vont nous permettre de savoir que vous êtes connecté, de vous proposer la langue de votre choix, d’afficher le Plateforme internet en fonction de vos préférences de présentation, de mieux gérer la charge de nos serveurs, etc. |
| Cookies de mesure d’audience | Nous déposons ces cookies pour mieux comprendre la façon dont vous consultez notre Site, utilisez nos Services, connaître les fonctionnalités que vous utilisez le plus, etc. |
| Cookies d’interaction | Nous déposons ces cookies pour vous permettre d’afficher le chat et d’interagir avec les équipes de Legal Pilot |
Les données pouvant être collectées par les cookies sont :
| Identifiants : | Identifiant unique, adresse IP |
| Spécifications techniques : | Navigateur web, type d’équipement (tablette, PC, smartphone), système d’exploitation, résolution de l’écran |
| Navigation : | Pages visitées, pages de provenance, variables dans les URL, durée de navigation, pays / ville de provenance |
Vous trouverez ci-dessous la liste des cookies que nous utilisons :
| Catégorie | Editeur du cookie | Nom du cookie / traceur | Finalités |
| Cookies techniques | LegalPilot | Token | Ce cookie technique est utilisé pour vous fournir nos Services. |
| Cookies techniques | Polylang | pll_language | Ce cookie technique est utilisé pour se souvenir de la langue de votre choix dans laquelle nous devons afficher notre Site. |
| Cookies techniques | Cloudflare | _cflb, _cf_bm, _cfduid, | Ces cookies techniques sont utilisés pour améliorer les performances réseau de nos Services, gérer le trafic sur notre Site et nous protéger des attaques informatiques |
| Cookies de mesure d’audience | MATOMO | MATOMO | Ces cookies de mesure d’audience sont utilisés pour connaître les pages visitées sur notre Site et les fonctionnalités utilisées de notre Plateforme. |
| Cookies d’interaction | Hubspot | pipe-session-token | Ce cookie permet au visiteur d’afficher le chat et d’interagir avec les équipes de Legal Pilot |
Vous pouvez vous opposer au dépôt et à l’utilisation des cookies non techniques en paramétrant notre gestionnaire de consentement cookies.
Cette section explique les traitements concernant les Clients et Prospects de LEGAL PILOT tels que définis à la section « Définitions ».
Nous collectons, traitons et utilisons différentes catégories d’Informations que vous nous fournissez directement ou que Nous collectons automatiquement et de façon indirecte.
Ces Informations sont les suivantes :
| Catégories d’Informations collectées | Informations collectées |
| Identité | Civilité, nom ou raison sociale, prénoms, adresse (y compris siège social, lieu de facturation), n° de téléphone, adresses courriel, date de naissance, code interne de traitement permettant l’identification du client, code d’identification comptable, numéro SIREN. |
| Règlement / Paiement | Paiement, conditions et modalités de règlement (p. ex. : remises, acomptes, ristournes), RIP/RIB, n° de chèque, n° de carte bancaire, date de fin de validité de la carte bancaire, cryptogramme visuel, conditions de crédit, durée. |
| Transaction | Numéro de la transaction, le détail de l’achat, de l’abonnement, du bien ou du service souscrit. |
| Suivi de la relation commerciale |
Demandes de documentation, demandes d’essai, services ou abonnements souscrits, services faisant l’objet de la commande et de la facture, quantité, montant, périodicité, date et montant de la commande et de la facture, échéance de la facture, conditions et adresse de livraison, historique des achats et des prestations de services, retour des produits, origine de la vente (vendeur, représentant, partenaire, affilié). La commande, les factures, correspondances avec le client et service après-vente, échanges et commentaires des clients et prospects, personne(s) en charge de la relation client. |
| En vue de sollicitations | Données nécessaires à la réalisation des actions de fidélisation, de prospection, d’étude, de sondage, de test produit et de promotion, à l’organisation et au traitement des jeux-concours, de loteries et de toute opération promotionnelle telles que la date de participation, les réponses apportées aux jeux concours et la nature des lots offerts. |
Les raisons pour lesquelles nous collectons vos Informations et les bases légales qui nous permettent de les traiter sont les suivantes :
| Finalités | Bases légales |
| Relation contractuelle : Gestion des contrats (y compris programme de fidélité) : commandes, fourniture des Services, service après-vente | Exécution du contrat |
| Relation contractuelle : Respect des obligations comptables, commerciales, fiscales en lien avec la gestion des contrats | Obligation légale |
| Relation contractuelle : Gestion des litiges, pré-contentieux et contentieux | Intérêt légitime d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat |
| Paiement en ligne : Abonnement récurrent | Exécution du contrat |
| Paiement en ligne : prévention de fraude | Intérêt légitime |
| Prospect : Répondre aux demandes de renseignements des Prospects ou adresser au Clients existants des produits/services analogues à ceux déjà souscrits | Intérêt légitime |
| Newsletter : inscription et envoi de la newsletter | Consentement |
| Gestion RGPD : Gestion de l’historique d’exercice des droits | Intérêt légitime |
Nous conservons vos Informations pour les durées suivantes :
| Finalités | Durées de conservation |
| Relation contractuelle : Gestion des contrats (y compris programme de fidélité) : Commandes, fourniture des Services, service après-vente | Durée de la relation contractuelle |
| Relation contractuelle : Respect des obligations comptables, commerciales, fiscales en lien avec la gestion des contrats | Sous la forme d’archive intermédiaire : durée légale de conservation prévue |
| Relation contractuelle : Gestion des litiges, pré-contentieux et contentieux | Durée de la prescription liée (prescription civile, commerciale) |
| Paiement en ligne : Abonnement récurrent | Jusqu’à la fin de l’abonnement |
| Paiement en ligne : prévention de fraude | Archivage intermédiaire : Jusqu’à 13 mois à compter du débit (pour les cartes à débit immédiat) et jusqu’à 15 mois à compter du débit (pour les cartes à débit différé), conformément à l’article L. 133-24 du Code monétaire et financier. |
| Prospect : Répondre aux demandes de renseignements des Prospects ou adresser au Clients existants des produits/services analogues à ceux déjà achetés | 3 ans à compter du dernier contact avec la personne ou à compter de l’exercice du droit d’opposition par la personne |
| Newsletter : inscription et envoi de la newsletter | Jusqu’à la demande de désinscription |
| Gestion RGPD : Gestion de la liste d’opposition à la prospection | 3 ans à compter de l’exercice du droit d’opposition par la personne |
Au-delà, certaines Informations commerciales pourront être conservées plus longtemps sous forme d’archivage et en dehors de nos bases de données actives, notamment à des fins probatoires pendant la durée de prescription applicable (5 ans en matière civile et commerciale) ainsi qu’à des fins comptables (10 ans à compter de leur date).
Nous avons parfois besoin de vos Informations. Par exemple, Nous avons besoin de votre adresse email et d’un mot de passe.
Ne pas nous fournir une information obligatoire peut avoir des conséquences : Nous ne pourrons pas créer votre compte, Nous ne pourrons pas vous fournir le Service concerné, etc.
Lorsqu’une information est obligatoire, Nous vous expliquons pourquoi Nous en avons besoin à proximité du champ de collecte.
Le profilage consiste par exemple à évaluer des aspects personnels, prédire un comportement, des préférences ou des centres d’intérêts. Nous n’effectuons pas d’opérations de profilage.
Certaines de vos Informations publiques peuvent être visibles aux autres utilisateurs de votre Espace de Travail.
Lorsqu’un Administrateur vous autorise à utiliser Nos Services et à collaborer à son Espace de Travail, cet Administrateur peut avoir accès à certaines de vos Informations ainsi qu’aux Données de l’Espace de Travail. L’Administrateur est responsable des traitements qu’il effectue sur son Espace de Travail et avec les Données de l’Espace de Travail. Pour plus d’informations, consultez notre rubrique « Quand est-ce que cette Politique de Confidentialité ne s’applique pas ? ».
A Nos Equipes :
Vos Informations peuvent être communiquées à nos différentes équipes en fonction des finalités de nos traitements. Par exemple, notre équipe Marketing peut avoir accès à vos Informations pour vous envoyer des emails, notre équipe Support peut avoir accès à vos Informations pour vous aider à utiliser LEGAL PILOT, notre équipe Développeurs peut avoir accès à vos Informations pour réparer un bug sur nos Services, etc.
A nos prestataires techniques :
| A qui ? | Pourquoi ? |
| OVH | Pour l’hébergement de notre Site, de nos Services et de vos Informations |
| Elastic Mail | Pour l’envoi d’email transactionnel aux Utilisateurs |
| Hubspot | Pour la gestion de la relation client et la gestion commerciale. Pour les activités marketing comme nos campagnes d’emailing. Pour la prise de rendez-vous |
| Matomo (hébergé sur nos serveurs) | Pour la mesure d’audience |
| Microsoft | Pour la gestion de notre messagerie électronique. |
Aux autorités administratives ou judiciaires :
Dans le cadre des lois en vigueur, lorsque LEGAL PILOT reçoit une réquisition d’une autorité réglementaire ou de la justice l’ordonnant de communiquer certaines Informations.
Nous préférons autant que possible stocker et héberger vos Informations au sein de l’Union européenne.
Les Informations relatives à votre compte Utilisateur et les Données de l’Espace de Travail sont stockées au sein de l’Union européenne.
Certains de nos prestataires, qui nous fournissent des services pour faciliter nos activités, peuvent traiter certaines de vos Informations en dehors de l’Union européenne. Nous nous assurons au préalable que ces prestataires présentent des garanties adéquates conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
| Destinataire concerné par le transfert hors UE |
Garantie adéquate prise (Type de garantie + moyen de la consulter) |
Pays tiers concerné par le transfert hors UE |
| Hubspot | Décision d’adéquation, clauses contractuelles types validées par la Commission européenne | Etats-Unis, pays tiers |
| Elastic Mail |
Décision d’adéquation de la Commission européenne concernant le Canada, clauses contractuelles types validées par la Commission européenne |
Canada, pays tiers |
| Microsoft | Décision d’adéquation, clauses contractuelles types validées par la Commission européenne | Etats-Unis, pays tiers |
Vous pouvez mettre à jour, à tout moment, vos Informations de compte en modifiant vos paramètres de profil utilisateur.
Vous avez plusieurs droits sur vos Informations que nous possédons :
| Droit d’accès : | Vous pouvez nous demander d’accéder à toutes les Informations que nous détenons sur vous. |
| Droit de rectification : |
Vous pouvez nous demander de corriger vos Informations. La plupart du temps, vous pouvez corriger vous-même vos Informations en vous connectant à la Plateforme. |
| Droit d’opposition |
Vous pouvez nous demander d’arrêter d’utiliser vos Informations lorsque nous le faisons en raison d’un intérêt légitime. Vous pouvez également nous demander d’arrêter de recevoir des messages de prospection / marketing direct. |
| Droit de retrait du consentement : | Lorsque vous nous avez donné votre consentement pour utiliser vos Informations pour un usage précis, vous pouvez² à tout moment décider de retirer votre consentement et nous arrêterons alors d’utiliser vos Informations pour l’usage en question. |
| Droit à l’effacement : | Vous pouvez nous demander de supprimer vos Informations ou que nous arrêtions de les utiliser. |
| Droit à la limitation : | Vous pouvez nous demander de verrouiller l’utilisation de vos Informations c’est-à-dire de les conserver provisoirement mais de cesser de les utiliser. |
| Droit à la portabilité : | Vous pouvez exporter vos Informations dans un format réutilisable ou lorsque cela est possible nous demander de les transmettre à une autre société qui pourra les réutiliser. |
| Droit d’introduire une réclamation : | Vous pouvez vous introduire une réclamation devant l’autorité chargée de protéger les données personnelles (en France, la CNIL www.cnil.fr) si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés. |
Pour exercer vos droits, contactez-nous aux coordonnées figurant à la section « Comment puis-je vous contacter ?».
Nous ferons tout notre possible pour vous répondre dans un délai d’un mois.
Il arrive parfois que nous ne pouvons pas accepter une demande car le droit ne s’applique pas : nous vous l’expliquerons.
En cas de doute, Nous pourrons aussi être amenés à vous demander un justificatif d’identité pour être certain qu’il s’agit bien de vous.
Veuillez noter que Nous ne pourrons répondre qu’aux demandes d’exercice des droits qui concernent cette Politique. Pour plus d’informations, consulter la section « Quand est-ce que cette Politique de Confidentialité ne s’applique pas ?».
