Le Document as a Service pour vos besoins juridiques

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Les outils classiques de production et de collaboration ne sont pas toujours adaptés à la matière juridique. Longtemps sous-équipée, la direction juridique a été laissée en marge de la transformation numérique des organisations.

L’approche « Document as a Service », à la fois logicielle et organisationnelle, vise à donner la capacité au juriste de construire les outils de mise en conformité pertinents, afin de déployer son savoir-faire plus efficacement.

Temps de lecture : 10mn

Les outils au service de la compliance

Si vous faites du juridique à titre habituel ou occasionnel, vous avez sans doute déjà ressenti que la fonction n’est pas toujours perçue comme la plus noble de l’entreprise. Souvent synonyme de complexité, parfois de manque de réactivité, il n’est pas rare que certains évitent tout simplement la case juridique pour gagner du temps.

Pourtant de nombreux juristes essaient de travailler main dans la main avec les autres services de l’entreprise pour être vus comme des facilitateurs, des “business partners”, et non d’infatigables senseurs.

Cependant cet objectif est souvent difficile à atteindre du fait de la position du juriste dans l’entreprise : comptant parmi les fonctions « support », il n’est souvent consulté qu’en aval des prises de décisions (discussions commerciales, négociation d’un contrat, etc.), or rares sont les non-juristes disposant d’une vision critique ou d’une capacité d’analyse de ces enjeux.

La réponse la plus courante est la mise en place de process, c’est à dire d’un ensemble de règles et de procédures devant être observées par les équipes et les collaborateurs, afin de garantir la légalité des actions de l’entreprise (signer un NDA avant d’entamer des discussions relatives à un partenariat, utiliser la dernière version du contrat validée par la direction juridique, etc.).

Mais les outils « standard » de l’entreprise, même les plus modernes (dossiers partagés, messagerie interne, espace collaboratif, etc.) sont souvent mal adaptés à la matière juridique qui présente certaines singularités : nécessité d’expliciter, de vulgariser, lourdeur et complexité des supports, subtilités d’interprétation, etc.

La bonne nouvelle, c’est que de nouveaux outils, plus innovants et pertinents, sont désormais disponibles.

Le Document as a Service, qu’est-ce que c’est ?

Le Document as a Service est une approche qui vise à transformer l’expertise d’un juriste ou d’une équipe concernant un sujet donné, en un processus numérique qui encapsule les arbitrages métiers et optimise la production documentaire.

En pratique, cela se traduit par la construction de questionnaires qui répondent efficacement à toutes les questions possibles de l’utilisateur visé (qu’il soit juriste, opérationnel de terrain, ou même client externe). Ces questionnaires, dynamiques (la chaîne de questions s’adapte automatiquement aux réponses données) sont créés avec au centre des préoccupations, les besoins et le niveau d’information du répondant (approche user-centric).

Ce processus de collecte et de qualification de l’information peut s’accompagner d’un workflow, c’est à dire d’un processus de collaboration, de relecture et de validation automatisé, permettant de fluidifier et d’optimiser la transmission de l’information. A la fin d’un questionnaire, on peut par exemple paramétrer des alertes automatiques, et ainsi inviter les personnes pertinentes à relire, compléter ou valider les informations.

Pour terminer, la finalité du Document as a Service est la rédaction automatisée d’un ou d’une série de documents. Celle-ci est réalisée en fonction des informations collectées au cours des étapes précédentes, sur la base d’un paramétrage et d’arbitrages réalisés par le juriste lui-même. Le système permet d’appeler automatiquement les bonnes clauses ou versions de documents, de réaliser des calculs automatiques, de remplir un ensemble de champs, etc. afin de produire une version finale du document parfaitement adaptée au besoin.

Du Knowledge Management au design de services

L’adoption d’une technologie de Document as a Service, à l’instar d’autres Legaltechs, ne pose pas uniquement la question de la production ou de l’automatisation. Elle nécessite une vision stratégique ayant pour objectif de la compliance, mais aussi parfois d’autres paramètres : rapidité d’exécution, capacité de pilotage (dashboarding, KPIs) ou encore expérience utilisateur.

C’est au juriste qu’est attribué la tâche de s’assurer que l’action de l’entreprise se fait dans le cadre du droit en vigueur, quelle que soit sa source ou sa complexité (jurisprudentielle, réglementaire, conventionnelle…). La mise en conformité s’appuie pour ce faire sur la veille juridique avant tout, mais également sur la gestion du savoir et de l’information juridique au sein de l’entreprise, plus connu sous l’apellation de knowledge management.

Matière aux contours flous, conceptuels, souvent difficile à mettre en œuvre, le knowledge management se traduit classiquement par des outils de communication interne : circulaires, mémos et autres notes d’information, bien souvent construits par des juristes… pour des juristes.

Même si la récente émergence du Legal Design a su apporter une touche de fraicheur et lisibilité à ces contenus, ils n’en demeurent pas moins des outils théoriques. L’atteinte effective de la compliance nécessite en supplément d’apporter des réponses grâce à des outils de production concrets et agiles, permettant au juriste d’apporter des réponses opérationnelles et de véritablement piloter la mise en conformité.

Pour ce faire, nombreux sont les juristes appelés à concevoir de nouveaux services numériques, développés en interne, en externe ou créés sur des plateformes telles que Legal Pilot. Qu’ils en portent le titre ou non, on voit ainsi émerger des juristes-développeurs, responsables numériques, chefs de projet digital, qui développent et mobilisent leurs compétences annexes pour créer de nouveaux services.

La transformation numérique de la direction juridique – the long way

La transformation numérique de l’entreprise est un processus de longue haleine. Celle de la direction juridique, longtemps parent pauvre tant en termes de budget que d’équipement, l’est encore plus. L’émergence de juristes hybrides d’une part et l’accessibilité de plus en plus simple à des technologies adaptées à la matière juridique d’autre part, amorce une nouvelle phase de cette transition.

L’activité de l’entreprise est de plus en plus agile et le droit de plus en plus dense, technique et complexe. Seules des solutions digitales souples et interactives vont permettre d’adresser les aspects juridiques des divers projets et process avec suffisamment de réactivité. Le dénominateur commun du juridique, toutes matières confondues, étant le document, l’approche Document as a Service permet d’adresser des problématiques multiples et de s’adapter à un environnement réglementaire mouvant.

L’ère des solutions sur-mesure, monolithiques, coûteuses et difficiles à faire évoluer semble prendre fin. Nombreuses sont désormais les directions juridiques à s’équiper de solutions externes, voir pour certaines, à piloter la co-création de solutions en interne. Chez Legal Pilot, nous pensons que le juriste doit être l’architecte et le maitre d’œuvre de cette transformation, grâce à des outils adaptés à ses besoins, lui permettant de se concentrer sur son métier.

Le service RH, la DAF, la DSI, le service communication, le marketing, les achats, la vente ; tous ont des questions, des doutes, des demandes, et se refusent bien souvent à solliciter les ressources internes ou à faire vérifier par un conseil externe. Le Document as a Service rend la ressource juridique disponible et réactive. C’est désormais toute la connaissance juridique appliquée au métier de l’entreprise qui peut être rendue accessible, y compris en l’absence de réel service juridique interne.

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