Tout savoir sur… les logiciels de génération de documents

Les logiciels de génération de documents réutilisent les informations données via un questionnaire.

Toujours à la recherche d’efficacité, les cabinets d’avocats peuvent s’appuyer sur de nombreuses solutions logicielles au quotidien. Parmi celles-ci, on trouve les outils de génération de documents, qui aident à produire des pièces plus rapidement et de manière plus autonome. Comment fonctionnent-ils ? Quels sont leurs avantages et inconvénients ? Comment les déployer ? Faisons le point !

 

Qu’est-ce qu’un logiciel de génération de documents ?

Commençons par bien définir ce dont nous allons parler dans cet article. Un logiciel de génération de documents est, comme son nom l’indique, un logiciel qui fournit des outils aux cabinets d’avocats pour qu’ils puissent éditer plus rapidement et plus facilement des documents juridiques. Il repose sur des modèles, qui vont être enrichis sans intervention humaine ou presque.

Ainsi, un logiciel de génération de documents peut aider à produire :

– un contrat de travail ;

– les documents pour créer une entreprise ;

– ceux nécessaires pour lancer une association ;

– les formulaires pour modifier des statuts ;

– une injonction de payer…

 

Comment fonctionne un logiciel de génération de documents ?

Un logiciel de génération de documents fonctionne de manière simple : l’utilisateur va entrer différentes informations, que la solution va demander via un questionnaire en ligne, puis le document va être créé de manière automatique. Un peu comme un « texte à trous », remplis au fur et à mesure de l’utilisation du logiciel !
 

Les avantages d’un logiciel de génération de documents…

Les logiciels de génération de documents ne manquent pas d’avantages. En effet, ils permettent tout d’abord de générer rapidement, et avec un bon niveau de cohérence, des documents juridiques. C’est l’assurance pour les membres d’un cabinet d’avocats de ne perdre que peu de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. Ensuite, leurs coûts restent raisonnables, laissant espérer un retour sur investissement rapide. Enfin, leur utilisation est simple et intuitive, ce qui permet d’impliquer et de motiver la plupart des collaborateurs d’un cabinet !

 

… et les inconvénients

Bien sûr, les logiciels de génération de documents présentent quelques inconvénients. Tout d’abord, ils ne constituent pas un véritable outil de rédaction juridique. Ils n’offrent donc pas de fonctionnalités comme le clausier juridique ou l’arbre décisionnel, par exemple. De plus, comme tout outil de génération automatique, une relecture attentive s’impose, pour être sûr de ne pas laisser passer de « coquilles ».

 

Comment déployer un logiciel de génération de documents ?

 Le déploiement d’un logiciel de génération de documents juridiques se fait de manière assez simple :
– tout d’abord, il convient d’identifier, au sein du cabinet d’avocats, les documents qui peuvent être produits de cette manière ;

– ensuite, il faut sélectionner la bonne solution – celle qui sera la plus adaptée aux besoins du cabinet et de ses clients ;

– puis, les collaborateurs doivent être formés à l’utilisation du logiciel de génération de documents ;

– enfin, la solution doit être déployée, en veillant à faire des points réguliers sur son utilisation, pour être sûr de ne laisser personne en route !

 

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 » Un peu comme un texte à trous, remplis au fur et à mesure de l’utilisation du logiciel « 

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