L’optimisation de la production juridique

Optimiser la production juridique réduit aussi le volume de papiers utilisés dans le cabinet d’avocats.

L’optimisation de la production juridique, c’est la clé de la rentabilité d’un cabinet d’avocats. Que ce soit en repensant l’organisation de certains services, en adoptant de nouveaux outils, ou simplement en changeant certaines habitudes, il est possible de gagner beaucoup de temps dans de nombreuses tâches quotidiennes. Comment procéder ? En quoi la transformation numérique être un levier de performance ? Quelles solutions lancer au sein de la structure ? Legal Pilot vous explique tout !

 

L’avocat, multi-tâche par nature

La profession d’avocat est plusieurs fois séculaire. Son exercice, traditionnellement individuel, peut aussi parfois se révéler solitaire. C’est pourquoi de nombreux avocats peuvent avoir tendance à vouloir tout gérer au quotidien, qu’il s’agisse de la facturation, de la relation client, des tâches administratives, des relances, des opérations de communication… Bref, l’ensemble des tâches relevant de la gestion d’une entreprise.

Or, ce fonctionnement est loin d’être optimal, le temps passé sur ce type de tâches annexes n’étant généralement pas facturable. La division des tâches et la délégation, y compris de la production juridique, permettent au contraire de répartir les actions en fonction du champ et du niveau de compétence de chacun.

 

Les avantages de l’externalisation

Vous cherchez à optimiser la production juridique de votre cabinet d’avocats ? Commencez par identifier les tâches ne relevant pas de votre cœur de compétence, et susceptibles d’être externalisées. Il peut notamment s’agir :

– de la gestion de la communication ;

– de la facturation ;

– des relances ;

– des missions de marketing (conquête de nouveaux clients, échange avec les prospects…) ;

L’impératif ? Être capable, en prenant du recul, de distinguer les fonctions centrales des tâches annexes. De fait, au même titre qu’un avocat associé ne peut pas se permettre d’affranchir son courrier lui-même, un collaborateur devrait pouvoir se concentrer, par exemple, sur le traitement de dossiers et l’acquisition d’expertise juridique.

 

De l’intérêt des paralegals

Autre « aide » à l’optimisation de la production juridique, la présence au sein du cabinet d’assistants juridiques qui ont pour vocation d’assister les avocats dans leur tâches administratives et/ou répétitives (constitution des dossiers, prise de rendez-vous, relances clients) En formant et fidélisant ce type de profils, à la manière des paralegals dans les structures anglo-saxonnes, il est possible de leur confier des tâches répétitives à plus forte valeur-ajoutée (étude des pièces, recherches de jurisprudence ou rédaction juridique pour les plus expérimentés). Les assistants juridiques peuvent ainsi apporter un soutien précieux dans l’exercice du métier.

 

Le templating, un allié incontournable…

Pour optimiser la production juridique, il est essentiel de faire appel à ce que l’on appelle le « templating ». Ce terme fait référence à la construction et l’utilisation de templates (aussi appelés modèles d’actes ou matrices). Plus que de simples documents de références (généralement repris d’un dossier à l’autre), les templates sont conçus pour être utilisés sur une typologie de dossiers donnée, et permettent de sécuriser la mise à jour juridique et la délégation de la rédaction. Certains templates bien construits peuvent ainsi permettre de confier la rédaction des actes à des profils très juniors voire des paralegals.

 

… facile à implémenter dans un cabinet d’avocats !

Le templating constitue un réflexe naturel pour beaucoup d’avocats. Instinctivement, on sait qu’un document bien rédigé pourra servir de référence dans le futur. La principale difficulté ? Réussir à capitaliser sur les dossiers précédents en distinguant le général du spécifique, et en identifiant les points susceptibles d’évoluer avec la réglementation. Pour initier une démarche de templating dans un cabinet d’avocats, il faut tout d’abord réfléchir aux différents cas d’usage avec lesquels la structure est familière. Il convient ainsi de se poser plusieurs questions :

– Quelles sont les missions qui reviennent le plus régulièrement ?

– Quelles sont les moins “rentables” en termes de temps exposé ?

– Quels sont les documents le plus souvent rédigés ?

– Comment faire en sorte que les membres du cabinet utilisent les “bonnes” versions des templates, en fonction du dossier ?

En répondant à ces quelques questions, vous pourrez créer de premiers templates, et en prioriser certains par rapport à d’autres. Attention, le templating doit avant tout se concentrer sur le récurrent : l’investissement en temps lié à la construction des templates ne se justifie en effet que s’il est corrélé à un certain volume d’utilisation.

 

Les offres packagées

L’optimisation de la production juridique peut aussi passer par la création d’offres « packagées » , lesquelles peuvent s’apparenter à de véritables “produits juridiques »(ex. constitution de société + statuts, CDI + procédure d’embauche, étude d’impact + registre des traitements, etc.). 

Par le biais de cette démarche, l’avocat peut se recentrer sur sa véritable valeur ajoutée, à savoir la conception initiale du produit (grâce notamment au templating), la mise à jour, la gestion des cas particuliers et la relation client. Cette approche est avant tout pertinente pour des prestations au périmètre bien identifié et similaire d’un dossier à l’autre. De tels produits se prêtent ensuite parfaitement à des démarches de communication externes (site du cabinet ou réseaux sociaux) afin de développer plus rapidement son activité.

 

Vous souhaitez en savoir plus sur l’optimisation de la production juridique, notamment en adoptant de nouveaux outils comme une solution d’automatisation de la rédaction juridique ? Contactez les équipes de Legal Pilot !

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