Le bon rôle, la bonne personne : l’importance de la division des tâches dans un cabinet d’avocats

En “distribuant” correctement les tâches au sein du cabinet, il est possible d’augmenter le niveau d’efficacité générale !

Dans un cabinet d’avocats, tous les professionnels n’ont pas, dans un esprit d’optimisation, vocation à effectuer les mêmes tâches. Pourtant, ce n’est pas un réflexe pour tous : la profession d’avocat peut être assez « individualiste », du moins dans le sens où chacun d’entre eux peut avoir tendance à tout faire, du suivi client à la plaidoirie en passant par la facturation et les démarches administratives. Mais alors, comment diviser les tâches ? Quelles sont les missions qui peuvent être déléguées ? Legal Pilot fait le point !


Un objectif : gagner du temps

C’est un fait : dans les cabinets d’avocats, chaque professionnel du droit peut avoir tendance à s’occuper de tout ce qui le concerne, de près ou de loin, au sein d’une organisation qui reste, malgré des locaux et objectifs communs, assez cloisonnée. Ainsi, un avocat aura tendance à s’occuper de la prospection, de la relation client, de la facturation, des tâches administratives, de la rédaction juridique, des relances client, des opérations de communication et/ou marketing… Il faut dire que ce qui fait la valeur d’un cabinet, c’est aussi – en plus des connaissances additionnées et combinées des avocats – le carnet d’adresse et sa gestion !

Pourtant, l’optimisation de la division des tâches dans un cabinet d’avocat n’a qu’un objectif : faire gagner du temps à chacun des membres qui le composent et faire, par là-même, prospérer le cabinet.

 

Rationaliser et distinguer les différents métiers

En divisant les tâches, il est possible de parvenir à se concentrer, en tant qu’avocat, sur les missions à plus forte valeur ajoutée tel que le travail intellectuel sur les dossiers, la stratégie ou la relation client. Mais comment faire ? Sur qui s’appuyer ?

Eh bien, tout d’abord, sur les assistants juridiques ! Aussi parfois dénommés paralegals, ceux-ci font partie des premiers recrutés dans les cabinets, en dehors des avocats bien sûr. Ils ont justement pour vocation d’assister les avocats dans leur tâches administratives et/ou répétitives :constitution des dossiers, prise de rendez-vous, relances clients, voire étude des pièces, recherches de jurisprudence ou rédaction juridique pour les plus expérimentés… ils peuvent apporter un soutien précieux dans l’exercice du métier.

Il est également possible de s’appuyer sur ce type de profils, aux compétences souvent transversales, pour réaliser les nouvelles missions nécessaires à l’exercice du métier (communication, des réseaux sociaux, transformation digitale du cabinet, etc.)

 

Externaliser ce qui ne relève pas du coeur de compétence

Même si cela a longtemps été perçu comme problématique pour des raisons déontologiques, il est aujourd’hui possible d’externaliser voire de sous-traiter un certain nombre de tâches, particulièrement lorsque celles-ci ne relèvent pas du coeur de compétence du cabinet.. Il peut notamment s’agir :

– des missions de marketing (conquête de nouveaux clients, échange avec les prospects) ;

– de la gestion de la communication des cabinets ;

– de la facturation et des relances…

Le point de départ ? Prendre du recul sur sa pratique et être capable de distinguer les fonctions centrales des tâches annexes. Au même titre qu’un avocat associé ne peut pas se permettre d’affranchir son courrier lui-même, un collaborateur devrait pouvoir se concentrer sur le traitement de dossiers et l’acquisition d’expertise juridique.

 

Capitaliser sur la récurrence grâce aux offres “packagées”

Une des préoccupations centrales de tout cabinet d’avocat est la capacité à capitaliser sur la récurrence des dossiers, que ce soit en termes d’expérience (individuelle et collective) ou de rentabilité.

Une des manières de concilier cet impératif avec la division des tâches est la création d’offres “packagées”, que l’on peut apparenter à des “produits juridiques”. Cette tendance est assez naturelle pour des prestations au périmètre bien identifié (telles que les constitutions de sociétés ou encore les contentieux en première instance), mais peut aussi s’appliquer à une infinité de cas spécifiques, dans de multiples spécialités et domaines d’activité. Cette approche systémique des prestations juridiques permet une processualisation plus naturelle, simplifiant largement la division des tâches. Ainsi l’avocat peut se recentrer sur sa véritable valeur ajoutée, à savoir la conception initiale du produit, la mise à jour, la gestion des cas particuliers et la relation client.

 

La digitalisation des cabinets d’avocats passe aussi par une meilleure répartition des tâches, quitte à externaliser certaines missions ou les confier à un logiciel juridique. Vous souhaitez en savoir plus sur le sujet ? Contactez les équipes de Legal Pilot !

 » En divisant les tâches, il est possible de parvenir à se concentrer, en tant qu’avocat, sur les missions à plus forte valeur ajoutée »

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