Comme d’autres avant elle, la profession d’avocat est concernée par la transformation numérique. De fait, celle-ci aide les cabinets à être plus efficaces, à gagner du temps dans le traitement des demandes des clients, à adresser de nouveaux marchés, et à mieux satisfaire ceux qui font appel à leurs services. Mais, au juste, comment devenir un cabinet d’avocats digital ? Voici 5 conseils pour atteindre cet idéal connecté !
1. Réalisez un audit et analysez vos besoins
Devenir un cabinet digital passe d’abord par une phase d’audit, afin de déterminer et d’analyser l’existant en matière d’outils, connectés ou non. Il s’agira ainsi de lister les process qui ont déjà fait l’objet d’une transformation numérique, ceux qui pourraient être concernés, et ceux qui donnent satisfaction en l’état.
Ensuite, vient la phase d’analyse : par quels process commencer ? La signature des documents ? La gestion de dossier ? La rédaction juridique ? Tout au long de cette phase d’analyse, il conviendra de prendre en compte les besoins et les attentes des collaborateurs.
2. Identifiez des « moteurs » internes de la transformation numérique
Devenir un cabinet d’avocats digital, c’est adopter de nouveaux outils. Mais pour que ces derniers soient compris et utilisés par l’ensemble des membres du cabinet, il convient d’identifier en interne ceux qui pourront être les moteurs de ce changement dans les habitudes. Typiquement, il peut s’agir de collaborateurs jeunes, déjà connectés à titre personnel. Mais les plus expérimentés ne sont pas à exclure de ce processus : certains n’ont en effet rien à envier aux « millenials » en la matière !
3. Formez les collaborateurs
Avant de déployer les outils connectés, il faut penser à former les collaborateurs ! En effet, tous, peu importe leur matière de travail, leur expérience ou leur âge, n’ont pas le même niveau d’aisance face aux solutions digitales. En interne, en externe, sur une journée, deux, une semaine ou plus si nécessaire (mais, rassurez-vous, cela reste très très rare…), prévoyez un temps d’apprentissage et de prise en main des outils numériques amenés à être utilisés tous les jours au sein du cabinet.
De même, répondez aux questions : une absence de réponse entraînerait tôt ou tard un retour aux anciennes habitudes, pour une efficacité réduite de la transition numérique.
Enfin, pensez à faire des points d’étape. Régulièrement, effectuez des rappels, réexpliquez les fonctionnalités, afin de vous assurer que personne au sein du cabinet d’avocats n’aura été laissé au bord de la route !
4. Assurez-vous une réelle présence en ligne
Selon une étude, 80% des Français effectuent une recherche sur Internet avant d’acheter un produit ou un service. Et cela vaut pour les cabinets d’avocats. Il est donc fortement conseillé de créer le site Internet de sa structure. Cela pourrait paraître une évidence, mais pourtant, ce n’en est pas forcément une, puisque seuls 67% des avocats déclarent en avoir un… alors même qu’ils sont plus de 90% à reconnaître que cet outil digital est important ! De même, il ne faut pas oublier de créer et de gérer sa fiche Google My Business, outil de référence pour ceux qui effectuent des recherches sur le net, ne serait-ce que pour trouver un numéro de téléphone. Cette présence peut également être renforcée par des fiches sur les outils de référencement internes et/ou externes à la profession.
5. Faites profiter vos clients de la transformation numérique
Un cabinet digital, c’est aussi – et surtout – un cabinet qui met au service de ses clients les nouveaux outils adoptés. Trois solutions s’avèrent ainsi précieuses :
– Un dossier électronique partagé, pour que le client puisse suivre en temps réel l’avancement de son dossier, récupérer immédiatement des pièces mises en ligne, ajouter des pièces…
– Un logiciel de gestion du cabinet, pour digitaliser la partie administrative de la structure ;
– Les outils de legal design (schémas, arbres décisionnels, dessins…) pour que les avocats puissent expliquer simplement aux clients les contours de leur stratégie juridique.
Vous souhaitez en savoir plus sur les outils qui vous permettront de devenir un cabinet d’avocats digital, et donc d’atteindre un tout nouveau niveau d’efficacité opérationnelle ? Contactez les équipes de Legal Pilot !
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