10 étapes (simples !) pour déployer une solution de signature électronique

De la recherche du prestataire idéal à l’analyse des résultats, le déploiement d’une solution de signature électronique peut être assez simple !

Le déploiement d’une solution de signature électronique peut se faire assez rapidement. Il faut dire que celle-ci ne manque pas d’avantages : légalité reconnue, authentification du signataire, traçabilité, gain de temps pour la direction juridique, dématérialisation, coût modéré… Quelles sont les étapes à respecter pour que ce déploiement se fasse dans la plus grande sérénité ? Legal Pilot vous explique tout, pas à pas !

 

1. Prise de décision

C’est bien sûr la première étape pour déployer un logiciel de signature électronique. Que vous ayez pour objectif d’atteindre une toute nouvelle efficacité, à la demande de vos clients / de vos collaborateurs, pour séduire de nouveaux clients ou dans une démarche globale de transformation numérique, vous avez pris la bonne décision !

 

2. Le cahier des charges

Le cahier des charges, qui va synthétiser vos besoins et les caractéristiques futures de l’outil de signature électronique que vous choisirez, doit être établi en collaboration avec la DSI (Direction des systèmes d’information) de l’entreprise. Cette étape vous garantira de choisir une solution parfaitement intégrable à vos process.

 

3. La recherche de retours d’expérience

Le marché de la signature électronique est assez vaste. Commencez donc par lire quelques retours d’expérience sur un ou plusieurs prestataires : vous aurez ainsi une idée plus précise de ce qui existe, de ce qu’il est possible d’obtenir / d’exiger, et des délais à prévoir.

 

4. Le lancement d’un appel d’offres ou le choix des prestataires potentiels

Selon la taille de votre entreprise, vous pourriez être obligé de lancer un appel d’offres pour choisir une solution de signature électronique. Si vous pouvez vous en passer, contactez directement les prestataires qui vous intéressent !

 

5. Les échanges avec les prestataires potentiels

Que ce soit dans le cadre de soutenances après un appel d’offres ou une mise en concurrence « classique » entre outils, il vous reviendra ensuite de recevoir les différents prestataires qui pourraient être amenés à déployer la solution de signature électronique. Profitez-en pour poser toutes les questions importantes : coût, délais, fonctionnalités, mises à jour, interopérabilité…

 

6. Le paramétrage de la solution

Vous avez choisi votre prestataire ? Vous allez pouvoir passer au paramétrage de la solution. Il s’agira notamment d’intégrer à celle-ci les règles de workflow de votre structure et les documents à signer.

 

7. Le plan de déploiement

L’étape suivante est assez naturelle : maintenant que la solution est prête techniquement, il ne reste plus qu’à établir un plan de déploiement. Par pôle, par département, par type de contrat à signer ? Votre prestataire pourra vous guider sur la meilleure stratégie à adopter !

 

8. Le choix d’un pôle pilote

Pour une transition en douceur, choisissez un pôle « pilote » : il doit montrer l’exemple dans l’utilisation de l’outil de signature électronique et, mieux, donner envie aux collaborateurs des autres départements de se lancer.

 

9. La formation des collaborateurs

Le déploiement d’un nouvel outil peut effrayer certains collaborateurs. Il convient donc de tous les former à son utilisation, pour être certain de ne perdre personne en route, et d’obtenir un retour sur investissement rapide !

 

10. La mesure des KPI

L’outil de signature électronique est déployé, vos collaborateurs sont formés ? Il ne vous reste plus qu’à mesurer le succès de ce pan de la transformation numérique de l’entreprise. Pour cela, choisissez plusieurs KPI (gain de temps, volume de documents signés…), à contrôler à certains moments définis en amont.

 

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